Kako voditi odjeljenje za planiranje događaja

Na vrhuncu planiranja korporativnih događaja nalazi se položaj direktora. Ova osoba obično nadgleda rad više koordinatora dok postavlja standarde u praksi za ceo odjel. To nije lak posao, ali može biti nagrađivano i iz karijere i finansijski. Na kraju, ključ za uspostavljanje sebe kao efikasnog direktora jeste primjer.

Evo nekih oblasti u kojima ćete morati pokazati iskustvo i stručnost ...

Odlučivanje

Čini se da svaki aspekt planiranja događaja uključuje izbor. Od lokacija i ugostiteljstva do proizvođača i izbora dekora, planeri su dužni da blagovremeno donose najbolje odluke za grupu. Ovi izbori se pojačavaju u rukovodeću ulogu, jer ceo odeljenje će vas gledati na konačno odobrenje. Iako je važno napraviti informisan izbor, potrebno je da brzo odaberete pravac kako biste nastavili da se kreću.

Upravljanje procesima

Odeljenja sa više koordinatora imaju ogromnu količinu informacija koja teče kroz njih svakog dana. Ovo uključuje ključne dokumente, kao što su ugovori, narudžbine za banket, fakture i dogovori prodavaca . Jedini način da efikasno upravljate svim ovim informacijama je da definišete proces koji članovi tima prate. Bez strukturiranog režima za podnošenje dokumenata i nadgledanja propuštenih zahtjeva, vaše odjeljenje će na kraju videti dan kada nešto važno prolazi kroz pukotine.

Budite specifični o tome kako očekujete da informacije prolaze kroz vaš tim, i pokušajte da uključite tačke pregleda kako biste nadgledali napredak.

Direktni kadar

Gotovo je nemoguće voditi tim bez razumevanja kako svaka osoba doprinosi misiji. U planiranju događaja, tim se širi svima koji učestvuju u izgradnji događaja.

Kada pogledate na ovaj način, lista može biti dosta duga. Na vrhu su koordinatori događaja, a odatle se hijerarhija razgraničava tako da uključuje servere, pretplatnike i osoblje obezbeđenja. Dobar direktor razume kako treba svaka od ovih pozicija. Na taj način, ukoliko se problemi pojavljuju, oni mogu direktno riješiti problem i usmeriti ljude u pravom smjeru.

Minimizirajte neefikasnosti

Vreme je kritičan resurs u planiranju događaja, a cilj svakog direktora je da minimizira vreme koje se gubi zbog neodlučne i čekanja. Ovo može biti jednostavno kao što je identifikovanje boljeg načina za postavljanje sobe, ili složeno kao reorganizacija strukture odeljenja. Cilj reorganizacije zadatka ili strukture treba da bude da odredi gde se gubi vreme, a pruža se rešenje kako bi ga učinili efikasnijim. Svaki minut koji se sklanja ne može se oporaviti, pa je neophodno konstantno analizirati procese kako bi otkrili područja za poboljšanje.

Promovisati timski rad

Potreban je tim kvalifikovanih pojedinaca za izvođenje plana događaja, a na kraju se svi oslanjamo jedni na druge na posao. Dobri timovi se obično ne povezuju sami - njima upravljaju iskustva i pravac njihovog trenera.

U planiranju događaja, trener je direktor, a sa njima počinje presedan za deljenje odgovornosti. Direktor koji treba da se osigura da se klijentove potrebe pravilno prenose u druge odeljenja, tako da se sve dogodi na dnu događaja. Nijedna osoba nije odgovorna za uspeh ili neuspjeh događaja, a dobar direktor će promovirati atmosferu gdje svaka osoba shvata njihovu povezanost s većom slikom.

Vodeći odjel za planiranje događaja zahtijeva značajno iskustvo, ali sva iskustva u svijetu nisu zamjena za prave liderske kvalitete. Morate biti u mogućnosti da usmerite zaposlene i analizirate procese kako biste maksimalno dobili od svog tima. Ako tražite da postanete direktor, to su osobine koje želite da razvijete da biste ih razmotrili za sledeću priliku u svojoj karijeri.