Vodič za planiranje konferencija

Organizovanje konferencije od osnove zahtijeva ogromnu količinu predviđanja i prikupljanja podataka. Ceo proces može trajati nekoliko godina zavisno od veličine grupe, ali je moguće zamisliti uspješnu konferenciju u jednoj godini ako možete donijeti brze odluke.

Realnost planiranja konferencije je da, bez ikakvog iskustva, možete izgubiti puno vremena nadmoćno razmišljanje o svakom detalju dok gledate važnija pitanja.

Da bi proces bio jednostavniji za prvoklasne programe, mi smo opisali najvažnije korake i pružili vam link ka našim detaljnijim obrascima za svaku određenu temu. Rezultat je vodič za planiranje konferencije koji će vam pomoći da započnete sa solidnim predložakom.

Korak 1: Izrada vizije vaše konferencije

Svaki događaj počinje vizijom, ali morate transformirati svoju viziju u riječi i brojeve kako biste mjerili troškove i donosili odluke o planiranju. Prvo, morate početi sa osnovama poput ko, šta, kada, gde i zašto.

Pročitajte više: Planiranje događaja 101: Izrada bitnih detalja

Korak 2: Stvaranje poslovnog plana

Osim ako vaša konferencija ne finansira grant ili organizacija, moraćete da mapirate odakle dolaze do vašeg novca i za šta se koristi. Prvi deo ove jednačine, prihoda, treba izračunati ranije u procesu planiranja.

Sada, da biste stavili cenu na konferenciju, morate imati ideju o tome šta nameravate ponuditi prisutnima. Vaš plan putovanja i zvučnik će biti faktor prodaje potencijalnih registranata.

Korak 3: Upoređivanje lokacija i usluga

Nakon što imate specifičniju ideju o tome kada će se održati vaša konferencija i koliko ljudi želite da prisustvujete, onda možete početi da kupujete za odgovarajuće mesto.

Imajte na umu da će i vaš izbor mesta utvrditi i vaše troškove ugostiteljstva i audio / vizuelne usluge. To je zato što većina konferencijskih centara i hotelskih događaja zahtijeva od vas da koristite svoje usluge unutar kuće za bilo kakve događaje na licu mjesta.

Većina konferencija će morati da obezbedi neku vrstu noći za goste koji putuju izvan regiona. Ova nužnost stvara još jedan skup razloga koji će uticati na odluku o vašem mjestu .

Čitaj više:

Korak 4: regrutovanje i upravljanje registrantima

Čak i najpopularnije konferencije moraju efikasno prodati svoj događaj da popune svako mjesto u kući. Prisustvo je najvažniji faktor uspeha vašeg događaja. Dobri brojevi prisustvovanja donose prihod i sponzorske mogućnosti. I što više ljudi koji ste registrovali, stvaraće se veća potražnja za oglašavanjem i otvaranjem učešća. Duga priča kratka, ako možete privući gomilu onda će sve ostalo puno olakšati.

Upravljanje registracijom postaje teže, jer vaš događaj raste po veličini. Ovdje vam sistem za online registraciju može pomoći u praćenju broja, procesu plaćanja i organizaciji podataka.

Čitaj više:

Korak 5: Planiranje detalja na lokaciji

Konačno, nakon organizovanja i implementacije poslovnih elemenata konferencije, možete početi razmišljati o detaljima na licu mesta. Ovo uključuje kako će se prisutni izaći na konferenciju, opšti izgled svake sobe i raspodelu hrane i pića. Ovo je deo planiranja konferencije koju većina ljudi povezuje sa planiranjem događaja. Najbolji način da koordinišete sve detalje je da prođete kroz vašu putanju kao što su vaši gosti. Slika kako će razmišljati i delovati u svakoj tački dana kako bi riješili probleme prije nego što se pojave.

Čitaj više:

Korak 6: Saveti za upravljanje izložbama

Konferencije obično karakterišu izložbeni prostor ili konvencionalni sprat gde sponzori i prodavci iznajmljuju prostor za promociju svojih proizvoda.

Ovo može biti veoma unosna prilika za vašu konferenciju ako sve dobro organizujete. Imajte na umu da će izložbeni prostor zahtijevati značajnu posvećenost vremenu i resursima, te se uverite da ste spremni da upravljate potrebama višestrukih proizvođača pre nego što počnete sa ovim formatom.

Čitaj više: