Cena paketa za sastanke u evropskom stilu postala je popularnija u SAD-u
Ne samo da ova praksa može biti općenito efikasnija za one koji su uključeni u planiranje događaja, već upravlja i predviđa troškove koji se odnose na mjesto mnogo jasniji proces.
U Sjedinjenim Državama, s druge strane, i dalje je mnogo češće za hotele za izgradnju stavke linije troškova konferencije po stavci porudžbine na osnovu detaljnih i prilagođenih potreba svakog sastanka ili događaja. Iako praksa omogućava planeru događaja da ima veću kontrolu nad svakim detaljima događaja, često stvara komplikovane naloge za banket događaj i teže troškove upravljanja troškovima i ukupnog budžeta događaja .
Iako glavni akteri u industriji i dalje menja način na koji posluju, evropski model i američki model i dalje imaju tendenciju da odražavaju ove razlike u pristupu konferencijskim i korporativnim događajima. Da biste dublje ronili, pogledajte dva primera korporativnih događaja i konferencijskih paketa: jedan iz nekadašnjeg Fira Palace u Barseloni (evropski primer), a drugi u Wynn Resorts u Las Vegasu (američki primer).
Primer Evropskih konferencija i sastanaka
Dnevne pakirane stope su popularne u Ujedinjenom Kraljevstvu i radile su i do kontinentalne Evrope. "Tržište Velike Britanije je prvo zatražilo ovaj tip paketa, a mi uvijek pokušavamo prilagoditi naše predloge kako bi zadovoljili potrebe naših klijenata", objašnjava bivši generalni direktor Fira Palace u Barceloni (sada Crowne Plaza Barcelona), biznis hotel koji je popularan među korporativnim događajima i planerima sastanka koji organizuju međunarodne sastanke.
European Hotel Clientele
Kada je Crowne Plaza Barcelona i dalje funkcionisao kao palača Fira, oko 20% klijenata hotela bilo je iz Španije. Ostala godišnja klijentela dolazila su iz Velike Britanije (19%), SAD (17%), Francuske (7%), Italije (6%), Japana (4%) i Njemačke (4%). Pored toga, oko polovine poslovnih događaja hostova bilo je iz farmaceutske industrije, a ostatak uključuje tehnologiju, hranu i piće , bankarstvo i klijente auto industrije .
Evropska tražnja za cjenik konferencijskog paketa
Tokom ovog perioda, dnevni paket sastanaka u Fira Palace uključuje korištenje sala za sastanke, pauzu za kafu, ručak, ekran i još mnogo toga. Raspoloživi paket sastanaka su u suštini uključivali sve što planer treba da uključi na sastanak.
Kako se industrija razvijala, zahtevi za pakete za konferenciju i sastanke nastavili su da se vremenom mijenjaju. U početku, planeri za korporativne događaje zatražili su ravnopravne konferencijske cijene za sastanke i hranu i piće. Vremenom, ovi zahtevi su prošireni tako da uključuju i druge stavke, kao što su ekrani, pristup internetu, flip grafikoni i zvučni sistemi. Ali potražnja je ipak bila za pakirane, fiksne cijene.
Za one koji su tražili sobe za noćenje u noći, oni su takođe zatražili specijalnu / dogovorenu stopu za smeštaj u ukupne stope događaja konferencije.
Iako bi ovi paketi pokrivali većinu potreba za događaj, planeri bi i dalje pregovarali o drugim zahtevima događaja, kao što su izložbeni prostor, gala večere, koktel prijemi i drugi stavovi dnevnog reda događaja.
Za i protiv evropskog pristupa
Jasno je da prvenstveno evropski pristup planiranju konferencija i cijena može biti od pomoći planerima događaja iz nekoliko razloga, uključujući percepciju uštede troškova, predvidljivost troškova i lakoću prezentacije i odobrenja klijenta.
Ipak, ovakav pristup definitivno povećava opterećenje hotela kako bi predvidio potrebe svojih klijenata dok je upravljao sopstvenim donjem linijom. "Sa naše tačke gledišta, mnogo je lakše obaviti" a la carte "događaje.U stvari, operacija je mnogo komplikovanija, ali prednost za nas je zadovoljstvo kupaca", kaže bivši generalni direktor Fira Palacea.
Primer američke konferencije i sastanaka
Iako je evropsko tržište relativno sazrelo prihvatanjem i korišćenjem paketa za konferenciju ili sastanke, više američkih hotela može početi razmišljati o promjeni načina na koji oni pakuju i cijene konferencija i sastanaka. Ovo je naročito važno sada kada planeri događaja trebaju sve češće da donose odluke o sastanku u kraćim rokovima.
U maju 2009. godine, Wynn Las Vegas je pokrenuo inicijativu da uvede tri vrste onoga što nazivaju sveobuhvatne konferencije i stope paketa za manje tržište sastanaka, što znači one sa manje od 80 učesnika. Danas oni i dalje nude te pakete. Oni uključuju:
- Delegatski paket za celodnevnu konferenciju
- "AM" Delegatski paket poludnevnog konferencije
- "PM" Delegatski paket poludnevnog konferencije
Kao što su očekivali evropski planeri događaja, Wynnove pakirane opcije su procenjene po učesnicima po delegatima (uključujući učesnike), uključujući salu za sastanke, hranu i napitke, grickalice za pauzu i LCD projektor i ekran.
Ideja da Wynn razvije svoje opcije za konferencijski paket porasla je iz pristupa evropskog tržišta. Zapravo, André Link, bivši menadžer prodaje Wynn, ranije je došao iz Evrope. "U većini slučajeva u Evropi to je jedini način na koji smo prodali sastanke ... Bilo je vrlo retko da smo pripremili a la carte predloge koji su naveli troškove F & B, iznajmljivanje soba, AV naknade itd.", Objašnjava Link.
Promena američkog korporativnog događaja i konferencije
Početkom svog paketa za mali paket sastanaka, Wynn Resorts je predviđao da će upakovane stope konferencije biti popularnije kod svojih korporativnih klijenata, jer je većina sastanaka udruženja veća po veličini. Bili su u pravu. Od tada, nekoliko američkih hotelskih lanaca iz visokog profila počelo je da pruži korporativne sastanke i konferencijske pakete koji bolje odražavaju evropski model ukoliko planirate korporativne događaje.
Naravno, tarife za sastanak i konferenciju neće zadovoljiti potrebe svakog događaja. Zapravo, većina planera prepoznaje da će odustati od nekih detaljnih preferenci za svoj program ili zahtijevati da prostor prilagodi paket tako da uključi dodatne elemente. Uvek postoji oprez da se oslanjate na pakete, ako planeri očekuju da njihovi programi mogu da traju duže od prvobitnih očekivanja, što može izazvati dodatne naknade. Međutim, za one sastanke i planere događaja koji pažljivo prate njihov budžet, ovi skupovi i konferencijski paketi nude jasnu predvidljivost za budžet konferencije.