U suštini je konferencija pre konferencije.
Za one koji možda ne planiraju česte sastanke, sastanak pre-cona možda se čini neprijatnim ili neugodnim jer može uključivati nove izraze ili jezik, kao što su "nastavak događaja" ili "nalog za banket događaj".
Šta očekivati planeri događaja od pre-cona?
Pre-con je sastanak koji se održava sa prodavcima događaja i dobavljačima u kojima je planirani događaj ili program. Održava se obično jedan ili dva dana pre stvarnog događaja i razlikuje se od šetnje kroz to se dešava na dan događaja.
Neki ljudi mogu povezati sastanke pre-con sa planiranjem većih konferencija, konvencija, kongresa i programa podsticaja. Ipak, uobičajeno je održavanje predkoncertnog sastanka za seminare i druge posebne događaje.
Šta očekivati tokom predkonačnog sastanka
Sastanak pre-cona omogućava planeru događaja da prati svu završnu logistiku za određeni program sa menadžerskim timom dobavljača koji je uključen u program.
Tipično, sastanak pre-cona je koordiniran i zakazan od strane upravnika konferencije. On ili ona će pozvati menadžere iz različitih oblasti koji su uključeni u ovaj događaj da razmotre logistiku njihove posebne uloge za događaj.
Ovo je odlično vreme za sastanak ili planer događaja da uspostavi odnos sa svim uključenim.
Tokom pretpoćara, prigodno je da planer događaja istakne neke od ključnih ciljeva događaja, uključujući važne informacije o organizaciji koja organizira događaj, ključne poruke koje se prenose na događaju i važne VIP osobe.
Pre-Con je pravi trenutak za pregled događaja
Nastavak događaja je poznat i kao specifikacija događaja. Uključuje sve relevantne informacije o programu ili događaju, uključujući i podatke o samom programu. Ove stavke mogu uključivati neke ili sve od slijedećih: datumi, vrijeme, kontakti, prisutni profili, hitni kontakti, hrana i piće, transport, informacije o isporuci, fakturisanje, audio / vizuelne i druge posebne potrebe.
Svaki rukovodilac odjela će razmotriti svoje razumijevanje događaja , uključujući relevantne detalje i njihove tipične operativne postupke. Takođe će pregledati njihovo razumijevanje ugovora o događaju i informacije koje su ranije dijele na naloge za banket događaj.
Sastanci i planeri događaja trebaju zapamtiti da postavljaju detaljna pitanja vezana za specifikacije događaja tokom ovog vremena, kao što su nivo osoblja i imena ključnih kontakata tokom stvarnog događaja iz svih prikazanih područja. Ključni elementi pregovora mogu uključiti pregled:
- Zahtevi za hranu i piće
- Zahtjevi za listu soba za goste (ako je potrebno)
- Konferencijski i trgovinski izložbeni zahtevi
- Prostorije za sastanke i prostorije za izložbe (podne planove)
- Tehnički zahtjevi, kao što su elektro i telekomunikacije
- Detalji o plasmanu signalizacije
Ovo je idealno vrijeme za promjene u poslednjem trenutku. Iako se to možda ne dopadne, većina dobavljača i dobavljača očekuju razumne (i nerazumne) promjene. Naravno, ako je pred-con planiran tokom vremena kada je podešavanje u toku, razmislite o provjeri rane provjere prostorije kako biste bili sigurni da sve radi glatko.