Kako osigurati da se vaše izvršenje događaja odvijaju glatko
Biti gost, a ne planer događaja, daje vam priliku da posmatrate osoblje za rad na događajima u akciji, perspektivu iz koje je često lakše primetiti šta dobro funkcioniše - a šta ne.
Evo tri greške koje ćete vjerovatno videti u loše upravljanim događajima, zajedno sa savjetima za izbjegavanje takvih grešaka u vašim događajima.
Tabela registracije za loše upravljanje
Kada gosti dođu do registracionog stola , osoblje događaja treba pozdraviti i spreman da pomogne gostima - bez obzira na situaciju.
Nije servisno orijentisano ili čak ne samo ljubazno pretpostaviti da neko ko ide do tablice registracije ne pripada događaju. Pa ipak, upravo to može da se desi ako osoblje nije pravilno pripremljeno ili informisano. Podsjetite osoblje događaja da tabela za registraciju predstavlja sliku domaćina i organizacije iza događaja. Osoblje treba pozdraviti sve goste na stolu za registraciju i pitati se da li će se prijaviti za događaj po događaju ili imenu domaćina. Ako je napravljena greška, većina gostiju će se sami ispraviti i izgovoriti. Ako ne, osoblju treba dati uputstva o tome kako najbolje prilaziti situaciji.
Kindness ide daleko u operacijama događaja.
Neuspjela podešavanja događaja
U većini mesta, održavanje čišćenja prostora za događaje, a osoblje banket operacija završi postavljanje . Ako operacije banketa spuštaju staklo i ne uspiju očistiti bradavice, stoga ostaci ostaju na podu - osim ako se osoblje događaja ne očisti.
Mreže od slomljenog stakla i drugih ostataka ne ostavljaju samo strašnu sliku, već mogu stvarati i opasnost po bezbednost. Prema tome, planeri najboljeg događaja će uvek stići 1-2 sata prije početka vremena da prate podešavanje i izvrše seriju obilazaka područja i potražite staklo i druge predmete 30 minuta i opet 15 minuta prije događaja. Ako bilo šta nije u redu, planer događaja može to dovesti do pažnje osoblja banketa.
Očišćeno
U svakom slučaju, biće dva (ponekad takmičarska) rasporeda: dnevni red organizatora i raspored rada osoblja operatora. Odgovornost planera događaja je da se osigura da su oboje odgovarajuće sinhronizovane.
Prezentacija programa ili keynote se obično pojavljuje odmah nakon nekog prijema prijema koji može uključivati tablice registracije, hranu i napitke. Zbog toga aktivnosti pažnje i očvršćavanja moraju biti pažljivo planirane tako da se ne mešaju ili prekidaju programski dnevni red. Kada se o čišćenju i razaranju o radu osoblja događaja ne raspravlja unapred, planer događaja može otkriti da se tabele i ostali predmeti mogu ukloniti direktno ispred domaćina ili gostujućih zvučnika, što ometaju sve u sobi.
Da li planeri događaja trebaju podsjetiti menadžere banketa kad imaju svoje osoblje i kada trebaju biti tihi? Odgovor je da.
Bottom Line
Iako dobro održavani prostori sa savremenim događajima menadžeri i osoblje trebaju olakšati posao planera događaja, takvo savršeno izvršenje događaja nije uvek slučaj. Veliki planeri događaja čine svaki detalj izvođenja događaja svoj posao. Oni traže vreme da razgovaraju o svim aspektima podešavanja, servisa događaja i rušenja sa banket menadžerima prije samog događaja i nadgledaju operacije događaja prije, tokom i kasnije kako bi osigurali najbolji mogući događaj za klijenta.