Pisanje formalnih pozivnih pisama za sastanke

Planeri pozivaju goste na organizovane stimulativne izlete i sastanke u različitim destinacijama širom svijeta radi edukacije učesnika, razvoja poslovanja i / ili nagrađivanja zaposlenih. Ljubaznošću Venecijanske, Las Vegasa

Od planera događaja i sastanka se očekuje da doprinesu ili pišu zvanična pozivna pisma i materijale za sastanke, stimulativne izlete i druge programe koje organizuju. Ne mora da izgleda kao veliki zadatak, ali važno je pratiti određene korake da pratite pravilan poziv za poziv i izbegnete nedostajuće važne detalje za goste.

Evo kako:

  1. Kreirajte temu događaja. Pre pisanja zvaničnih pozivnih pisama i materijala, planeri moraju biti sigurni da imaju tematiku za program. Sledeća pitanja će pomoći da započne proces razmišljanja: Da li je to edukativna konferencija, seminar ili podsticajno putovanje? Gde se drži? Šta je jedinstveno u vezi sa tom destinacijom ili mestom? Koji je grubi raspored događaja? Koji su neki od ciljeva programa? Zašto bi prisutan želio da prisustvuje? Ova pitanja će pomoći u uspostavljanju sjajne teme događaja.

  1. Napravite elektronski poziv. Mnoga formalna pisma za poziv i materijale za velike događaje su sada premešteni u online sisteme registracije zbog obima važne logistike događaja koji se mora uzeti tokom procesa RSVP: pisanje imena, kontakt informacija, zahtjeva za dijete, pristupa invalidnosti, potrebama prevoza, detalji programa, informacije o aktivnostima i još mnogo toga. Napomena: Manje komplikovanih događaja mogu koristiti jednu web stranicu ili sliku grafičkog dizajna poslatog putem e-pošte kako bi preneli detalje događaja i RSVP kontakte.

  2. Napravite štampani poziv. U zavisnosti od prirode vašeg programa ili događaja, pozivni bonton može da vam predloži da pišete zvanične pozivnice i napomene da biste svojim gostima znali da zaista cenite njihovo prisustvo. Ovo je drugačije od materijala događaja; umesto toga, uzmite u obzir jednostavnu pozivnu karticu koja svojim gostima pruža dragocene informacije, uključujući i host i njegovu titulu, temu događaja, datum (i) i / ili vrijeme i kontakte RSVP-a.

  1. Pisanje zvaničnih pozivnih događaja. Kao deo elektronskog poziva, trebalo bi da navedete informacije na visokom nivou o programu i događaju. Na primjer, ako je ovo motivacija za stimulaciju ili višednevna konferencija, želite uključiti sljedeće: destinaciju, glavni hotel / konferencijsko mjesto, glavnu temu, govornike (uključujući bios), raspored, aktivnosti, logistiku i detalje o registraciji. Pozivna pisma i materijali trebaju gostima pružiti razlog za prisustvo i uvek uključiti poziv za akciju.

  1. Pozivna etiketa počinje sa pregledom destinacije / mesta. Prilikom pisanja zvaničnih pozivnih pisama i materijala, uvek je najsigurnije pretpostaviti da niko nije bio na mjestu na kojem hostujete program. To znači da biste trebali napisati kratak pregled odredišta i / ili hotela / objekta / mjesta gdje se program održava. Ako planirate višednevni događaj, držite ove informacije na najvišem nivou koliko je to moguće, ali uverite se da ima dovoljno informacija da gostu pružite jedinstvene uvide o mjestu i zašto bi oni trebali investirati svoje vrijeme tamo s vama.

  2. Etiketa poziva zahteva raspored događaja. Ako planirate višednevni događaj kao što je stimulativni program, materijali za poziv moraju uključivati ​​što više detalja kako bi gosti mogli na odgovarajući način planirati svoje vrijeme s vama. To znači da vaš poziv treba da identifikuje metode dolaska i vremena od kada će se očekivati ​​da učestvuju, vrijeme za poslovne sastanke i aktivnosti (i izbor aktivnosti), informacije o obroku i informacije o odlasku.

  3. Pozivna etiketa zahteva opis aktivnosti. Prilikom pisanja zvaničnih pozivnih pisama i materijala, obezbedite pregled različitih aktivnosti kako biste gostima pomogli da bolje odrede šta odgovara njihovim interesima. Da li je vaš golf program 1/2 dana ili celodnevni događaj? Koja je "klasa" te rijeke brzaka? Koja je nadmorska visina u kojoj hostujete događaj i koliko će vas planinski biciklizam voditi? Kolika je dužina vremena za klasu slikanja i šta će naučiti?

  1. Pozivna etiketa zahteva informacije o logistici sastanka. Opet, pod pretpostavkom da ste domaćin višednevnog programa, gosti moraju dobiti podatke o svakoj od sljedećih stavki:

    • Rezervacije leta
    • Registracija događaja
    • Rezervacije u sobama
    • Prijevoz aerodroma
    • Dress code
    • Vrijeme
    • Procedura prijave
    • Nepovratne stavke
    • Kontakti osoblja domaćina
  2. Razviti završni program događaja. Ovo će izgledati drugačije od početnih materijala za poziv, ali treba ih pružiti pozivnim gostima po dolasku ili neposredno prije pohađanja događaja. Trebalo bi uključiti sat-po-sat (u redu je kombinirati satove) pregled onoga što je planirano kada i gdje. Ako imate istovremeno zakazano više edukativnih numera, korisno je prikazati one numere u grupama tako da učesnici znaju koje su teme zakazane kada i gde.

  1. Kreirajte pozdravno pismo događaja. Mnogi planeri se bore sa informacijama koje trebaju ili ne bi trebale uključiti u pozdravnim slovima. Najbolji savet je da poruka dobrodošlice bude jednostavna i da gosti znaju da su dobrodošli i cenjeni. Pozivna beta ukazuje na to da pismo treba potpisati zvanični domaćin događaja.

    Jedna od najvažnijih stavki za prijem događaja je obaveštenje o odlasku. U sklopu dobrodošlih pismo i svakodnevnih poklona, ​​važno je priložiti detalje o tome kako će gosti otići.

  2. Napravite menije kartice. Bez obzira da li planirate dorucak, rucak ili veceru, gosti uvek ceni vidjeti menije karte koje preciziraju stavke menija za svaki kurs obroka. Njima im daje nešto o čemu se okupljaju sa drugima za njihovim stolom i omogućava čekanju osoblja da brzo dobije izbor gostiju od gostiju, pomažući da održi raspored na pravom putu. Napomena: Ako planirate posebno iznenađenje tokom obroka, kao što je tematski desert za neku jedinstvenu zabavu, korisno je držati te stavke od kartona menija kako bi poboljšali specijalni efekat.

  3. Kreirajte zahvalnicu poklon karticama. Bilo da je dar dolaska ili poklon jastuka, svaki poklon za zahvalnicu treba da ima svoju karticu za dar. To je prilika da se pojačavaju poruke "zahvaljujući" i učinite da se vašim gostima osjećate posebno posebnim. Korisno je uključiti tekst i poruke koje odražavaju temu samog događaja.

  4. Napravite pojedinačne obaveštenja o odlasku.

    Na dan prije odlaska, dostavite obaveštenja sobama za goste koje ih podsećaju kada će otići, uključujući broj leta i vreme odlaska. Omogućava priliku da popravi greške u poslednjem trenutku koje su možda bile zanemarene prilikom planiranja logistike.

Savjeti:

  1. Uverite se da imate sjajan grafički dizajner i online proces registracije. Još uvek je izazov da postoje mnogi različiti sistemi za registraciju događaja na mreži , ali oni zahtevaju dosta prilagođavanja ili korištenje nezavisnih sistema i dalje se smatraju dragocjenima po pozivu. Zbog toga se mnogi planeri i dalje oslanjaju na svoje domaće alate i resurse.
  2. Pronađite sebi veliku kancelarijsku kancelariju. Iako se organizacije sve više i više kreću u korišćenju elektronskih oblika komunikacije, to ipak ne zamenjuje uticaj koji štampani pozivnici i materijali događaja pružaju. Potražite kancelarijski materijal koji će komplimentirati temu vašeg događaja i varirati stilove papira i veličine da biste stvorili više interesovanja i drame. Vaši gosti će primjetiti napor.
  3. Kreirajte šablon i kopirajte odatle. Planeri bi trebalo da kreiraju predloge i materijale za pozivnice, i jednostavno ažuriraju nove događaje iz predložaka prethodnih programa i događaja. Naravno, nove kancelarije, grafiku, tekst, itd. Treba izabrati i koristiti, tako da se svaki put zahteva određena količina prilagođavanja.