Organizacija je ključna za uspešnu konferenciju
Planiranje konferencije se razlikuje od drugih vrsta planiranja događaja i uključuje dodatne korake.
Konferencije imaju tendenciju da budu veliki događaji koji obično traju godinu dana ili više za planiranje. Vaša obaveza može uključivati odabir mjesta, rezervaciju hotelskih soba, postavljanje online registracije, obezbeđivanje zvučnika, organizovanje apartmana za ugostiteljstvo, hostovanje salona za izložbe, sastanaka za zakazivanje, rukovanje hranom i napitkom i još mnogo toga. Pripremanje dobro organizovanog vodiča za planiranje konferencija koje mapira korake je neophodno za bilo koji uspešan planer konferencije.
Sledeći koraci će vam pomoći da pripremite vodič za planiranje konferencija koji će služiti kao plan za planiranje bilo koje konferencije. Prilagodite i izmenite vodič na osnovu događaja koji planirate i držite ga blizu pri ruci. Kada se pravilno pripremi i koristi, uskoro će postati vaš najvažniji alat za planiranje konferencija.
Počnite sa osnovama
Prvi deo vodiča za planiranje konferencije treba da sadrži osnove konferencije:
- Datum i vreme događaja
- Lokacija događaja (ako je poznata)
- Svrha događaja
Uključite sve druge poznate elemente, kao što su alternativni datumi ili broj prisutnih.
Koji je plan?
Pre nego što započnete planiranje različitih elemenata konferencije, morate da shvatite koji su ti različiti elementi i gde se uklapaju u celokupnu šemu vašeg događaja.
Zato izvadite olovku i podlogu ili sedite ispred računara i počnite da zapisujete sve što vam pada na pamet. Ne brinite o tome da navedete stvari po važnosti ili u bilo kojoj vrsti hronološke sekvence. To će doći kasnije. U ovom trenutku, u osnovi ćete izraditi vrlo dugu, ali jednostavnu verziju svoje liste obaveza, koja će biti podeljena na različite samostalne komponente koje će se rukovati pojedinačno tokom procesa planiranja.
Ovaj odeljak može navesti bilo šta od sljedećeg:
- Izbor lokacije
- Izbor hotela
- Prostor za sastanke
- Ugostiteljski apartmani
- Konferencijska izložbena sala i kabine
- Svečano otvaranje
- Registracija zvučnika / izlagača
- Registracija učesnika
- Putni aranžmani
- Priznanja za učesnike
- Program događaja
- Hrana i piće
- Audio-vizuelni
- Osoblje na licu mesta
Uzmite malo dodatnog vremena u sastavljanju ove liste, tako da ne previdite ništa i nastavite i dodajte bilo šta što kasnije dolazi. Nemojte biti preplavljeni mnogim oblastima odgovornosti navedene; svrha je da sada mislite na sve kako biste mogli efikasno da planiraju i upravljate svakom brojem.
Izaberite mesto
Kada odlučite kada će održati konferenciju i imati razumijevanje ukupnog obima događaja, sljedeći korak je odabir mjesta.
U zavisnosti od veličine konferencije, možda ćete moći izabrati jedno mesto za sve vaše potrebe konferencije, od salona za izlagače do sala za sastanke, banket sale i hotelskih soba. Ako je konferencija prevelika da bi bila smeštena na jednoj lokaciji, potražite mesto koje je u blizini izvan hotela ili ugostiteljskih objekata, tako da učesnici konferencije ne moraju da putuju previše za prijevoz iz jednog konferencijskog događaja u drugi.
Razmislite o registraciji učesnika
Kako će se učesnici prijaviti na ovu konferenciju? Kako će dobiti potvrdu o registraciji? Kako će se imena oznaka generirati i distribuirati na konferenciji? Vodič za planiranje konferencije će uključiti odgovore na sva ova pitanja i treba ih ažurirati nakon registracije konferencije.
Ako se od događaja očekuje da privuče velike gomile, onda je sistem za registraciju online konferencija način na koji treba ići.
Sistem može obrađivati plaćanja , pratiti registracije i organizirati druge relevantne informacije i pomoći u generisanju izvještaja.
Izlagači i sala za izlaganje konferencija
Izložbene oblasti su zajednička karakteristika na konferencijama, pružajući mogućnost sponzorima i prodavcima da izdaju prostor za promociju svojih proizvoda i usluga. Ovo je takođe prilika da domaćin konferencije uvede prihod ako se dokazni predmet efikasno promovira i dobro primi. U zavisnosti od veličine vaše konferencije, upravljanje izlagačima i izložbenim prostorom zahtijeće dodatno vrijeme i resurse tako da planirate u skladu s tim.
Kao što je gore navedeno, sistemi za registraciju onlajn konferencija su najbolji način za praćenje registracije tako da ako očekujete veliki broj izlagača, onda razmislite o uključivanju registracije izlagača u vaš sistem registracije. Izlagači će takođe trebati sledeće:
- Značke izlagača
- Izložba sala za konferenciju sa brojem kabina
- Priručnici za izložbeni štand postavljeni i srušeni
- Izvod štandova
- Spisak prodavaca na licu mjesta koji su na raspolaganju za pružanje pomoći u iznajmljivanju i pružanju usluga
Kao planer konferencije , vi ćete biti odgovorni za angažovanje sigurnosti kako biste osigurali sigurnost materijala koji se nalaze u izložbenom sali.
Planirajte detalje konferencije
Uz neke od većih zaduženja, kao što je izbor lokacije konferencije i registracija sudionika, možete pomeriti svoj fokus na planiranje podataka o konferenciji. Kao što je slučaj sa planiranjem događaja bilo koje prirode, organizacija je najvažnija kao i pažnja prema detaljima.
Sada je vrijeme da izvučete tu dugačku listu obeležja koja se sastavljaju na početku procesa planiranja konferencije. Pregledajte listu i napravite izmene ili dodatke po potrebi kako biste odrazili najnovije zadatke i odgovornosti. Zatim ove stavke stavite u hronološki poredak, počevši od stavki koje mogu ili moraju biti završene daleko unaprijed. Na primjer:
- Rezervišite blok hotelskih soba
- Rezerviši izložbeni prostor
- Istraživanje sistema za online konferencijske konferencije
- Plan plana marketinga konferencije
Počnite na početku i idite odatle. Za svaki detalj koji mora biti naglašen, uključite naknadu kako biste bili sigurni da su ugovori potpisani i primljeni. Kako se datum konferencije približava, vaše akcije će sadržati kratkoročne zadatke kao što su:
- Izaberite šemu boja i dekor
- Napravite cvetne aranžmane
- Izaberite meni
- Naručite aerodromski prevoz za zvučnike ili VIP osobe
Razmislite o vodiču za planiranje konferencije kao vašu uputu za sve što je uključeno u planiranje konferencije, bez obzira na to koliko je mali. Ovaj vodič će brzo postati neprocenjiv alat koji će vas držati i organizovati i po rasporedu, ali će vam pomiriti nerve kako se približava velikom datumu i postavljate pitanje da li ste nešto zaboravili.