Na sreću planera događaja, postoje brojni alati za pomoć pri registraciji događaja . Izbor uključuje jednostavne platforme koje se bave osnovama registracije događaja i onima koji su napredniji, nudeći multifunkcionalne aplikacije. Neki programi za registraciju događaja obrađuju isplate događaja. Neki takođe obezbeđuju automatsko povraćaj ako je registracija poništena. Ostali paketi kreiraju oznake imena registratora. Alati za registraciju događaja mogu takođe omogućiti integraciju sa web lokacije konferencije ili kompanije, kao i povezivanje sa svojim društvenim medijskim platformama .
Nažalost, sa toliko opcija, proces izbora alatke za registraciju događaja za vaše poslovanje može biti ogroman, što je najmanji razlog. Evo jednostavnog vodiča za odabir alatki za registraciju događaja koji najbolje služe vašem poslovanju za planiranje događaja.
Izbor softvera za registraciju događaja: gde da započnem?
Prilikom izbora alata za registraciju događaja, najbolje je početi sa određivanjem vaših potreba i želja.
Razmislite o prioritetima registracije io planiranju događaja. Pitajte ova pitanja:
- Da li su vam potrebe jednostavne i zahtevaju samo obradu registracije i plaćanja?
- Da li nude više sesija unutar glavnog događaja koji zahtijevaju dodatne registracije?
- Da li treba da upravljate hotelskim rezervacijama ili putnim aranžmanima?
- Da li podržavate web stranicu konferencije?
- Da li ćete obezbediti imenske oznake, usklađivati audio-vizuelne zahteve ili održavati specijalne izvlačene sesije?
- Da li upravljate više od jednog događaja istovremeno?
- Da li je vaš događaj godišnja pojava ili jednokratni događaj?
Odgovori na ova pitanja će vam pomoći da pronađete softver za registraciju događaja koji najbolje odgovara vašim potrebama.
Alati za registraciju događaja
Sa toliko izbora u softveru za registraciju događaja, lako je uhvatiti u blistave funkcije i najnovije alate, bez obzira da li rade za vaš događaj ili da li će se čak koristiti uopšte. Nemojte biti zaduženi najnovijom i najvećom. Umesto toga, napravite spisak onih funkcija koje trenutno zapošljavate u procesu registracije vašeg događaja i dodajte one koje biste želeli da uključite kako biste pojednostavili proces. Neke funkcije koje su dostupne uključuju sledeće:
- Event Online Registracija
- Event Event Registration
- Registracija grupe učesnika
- Samostalna prijava za učesnike
- Obrada plaćanja događaja
- Upravljanje i izveštaji učesnika
- Kreiranje i upravljanje pozadinom učenika
- Registracija za pojedinačne sesije
- Obrazac razvoja
- Upravljanje hotelskim sobama
- Marketing menadžment
- Društveni mediji
- Ankete i povratne informacije o događaju
Svi alati za registraciju događaja nisu skupi
Mnogi alati za registraciju događaja nude standardne funkcije po prihvatljivoj ceni, što je vrlo pogodno za upravljanje direktnim događajima.
Ovi programi uključuju osnovne obrazce za registraciju koji se mogu povezati sa vašom web stranicom. Oni mogu da prikupljaju podatke o registraciji, uključujući i podatke o kreditnoj kartici, kako bi registrovali i procesirali plaćanje kreditne kartice. Osim toga, mogu se sakupiti ili izvoziti liste za registraciju učesnika. Ovisno o tipu događaja koji planirate i učestalosti događaja, ovi jednostavni alati mogu biti dobro prilagođeni tako što ćete tačno pružiti ono što vam je potrebno, a da ih ne zaglavite sa svim vrstama dodatnih funkcija koje vam ne koriste.
Alatke za registraciju događaja u više okvira pružaju dodatne mogućnosti
Ukoliko planirate da organizujete velike konferencije, onda alatke za registraciju događaja koje nude dodatne funkcionalnosti izvan osnovnih mogu biti samo ono što vam je potrebno. Rešenja uključuju one koji procesiraju registraciju događaja i kombinuju tu funkciju sa mogućnošću praćenja i izveštavanja o različitim detaljima o većem, složenijom događaju.
Ako se učesnici događaja registruju za konferenciju, a zatim se prijavljuju za određene radionice u okviru određene sesije, postoje alati za omogućavanje te funkcije.
Neki softver će omogućiti obradu više prisutnih iz jedne organizacije sa jednim izvoru plaćanja, kao i ponuditi različite strukture cijena bazirane na grupnim popustima ili naknadama početne registracije. Ako vam trebaju prilagođeni izveštaji, potražite paket za registraciju događaja koji će automatski generisati izveštaje sastavljanjem liste prisustva na osnovu pojedinačnih radionica ili drugih parametara koje izaberete. Konferencije obično pozivaju na štampane oznake nametnute tako da ih stavite na listu "must have", tako da se one mogu automatski kreirati kao dio procesa registracije događaja i potražiti prilagođavanje kako bi se odrazilo da li je prisutan registrovan za celu konferenciju, dio nedelje ili samo određeni dan.
Alati za integraciju registracije
Za one koji organizuju brojne događaje, integrisanje registracionih podataka u vašu postojeću bazu podataka može biti kritična funkcija za vašu organizaciju. Razmotrite trenutne metode dodavanja registarata u vašu bazu podataka i identifikujte oblasti poboljšanja. Važno je razmišljati na različite načine da se ove informacije mogu integrisati sa postojećim informacijama, kao što su osobe koje su se dobrovoljno ili donirale. Većina aplikacija za registraciju događaja pruža mogućnost ručnog izvoza podataka. Međutim, ovaj metod je dugotrajan jer zahteva ručno unošenje podataka u vašu bazu podataka iznova. Istražite pakete koji mogu zadovoljiti ne samo zahteve za registraciju vašeg događaja, već i podržati vaše potrebe za konstitutivnim menadžmentom.
Uzeti test disk pre nego što kupite
Kada ste smanjili svoj izbor softvera za registraciju događaja, utvrdite da li vam nudi besplatan probni period. To će vam pružiti priliku da ne samo testirate osobine, već da vidite da li ima potrebnu funkcionalnost i da li je dobro za vaš događaj. Takođe je prilika da iskusite svoj nivo usluga klijenta kada odgovarate na vaša pitanja ili radite na rješavanju problema koji imate.