Kompletan vodič za budžetiranje događaja

Uravnotežavanje budžeta događaja jedan je od glavnih izazova sa kojim se planeri suočavaju, a koren većine novčanih problema može se pratiti u početne faze rasprave. Uvijek je najbolje započeti dizajniranje događaja oko količine raspoloživih finansijskih resursa, a ne obrnuto. Donje informacije će vam pomoći da procijenite troškove i identifikujete područja gdje ih možete obraditi.

Raspored troškova planiranja događaja

Troškovi mogu biti iz širokog spektra izvora kada razmislite o svim komponentama uključenim u postavljanje funkcije.

Najočigledniji su troškovi ugostiteljstva i iznajmljivanja prostora, ali lista od nje raste. Stvar je u tome što gledajući čak i jednu kategoriju troškova može imati katastrofalan uticaj na potrošnju po osobi. Kliknite ovde za sveobuhvatnu listu troškova događaja.

Pitanja za postavljanje vaših klijenata

Kao planer događaja vaša uloga je pružiti stručnu pomoć kako za koordinaciju tako i za finansijsko upravljanje događaju. Imajte na umu da vaši klijenti sanjaju o savršenstvu, a ovo može lako zameniti svoju presudu o onome što je fiskalno moguće. Vreme za premostiti jaz između njihovog budžeta i očekivanja je od samog početka. Često je to jednostavno postavljanje pravih pitanja i izrada budžeta tokom vašeg prvog sastanka. Kliknite ovde za listu pitanja koja treba da postavite.

Izgradite budžet osnovnih događaja

Kada imate viziju događaja i procenu koliko novca sarađujete, konačno je vrijeme da strukturirate budžet.

Važan korak ovdje govori vašim klijentima da su budžeti događaja "radni nacrti" koji će se vjerovatno promijeniti kako se uđu u više detalja. Zapamtite, vrlo mali broj klijenata ima iskustvo s troškovima i naknadama povezanim sa fluktuacijama prisustva, tako da je najbolje izgraditi u zaštitnoj zoni od 10% da bi se izbjeglo isticanje sredstava.

Kliknite ovde za više savjeta o izgradnji osnovnog budžeta.

Naknade za planiranje događaja

Naravno, potrebno je uračunati svoje troškove planiranja u budžet, i to može biti osjetljiv predmet za neke. Planeri događaja imaju nekoliko načina naplate svojih usluga, od direktnih naknada do procentnih provizija . Na kraju, sve je u pronalaženju medija na koje se obe strane mogu složiti. Budite sigurni da je vaša struktura naknade dokumentovana u ugovoru i uključite ga kao trošak u sve nacrte budžeta. Kliknite ovde da biste pregledali standardne strukture naknada za planere događaja.

Isušivanje troškova događaja

Retko ćete raditi na događaju koji ima neograničen budžet. Više nego verovatno ćete doći do tačke u procesu planiranja gdje se moraju donijeti odluke o smanjenju troškova. Ovo je mesto gde iskusni planer događaja može stvarno sjajati u pružanju pomoći svojim klijentima. Cilj je identificirati koje opcije imaju najveći utisak na goste. Na primjer, da li biste potrošili manje na centralnim dijelovima kako biste očuvali gurmanski dezert? U nekim slučajevima, planer može proći kroz troškove i ponovo pregovarati ili se smanjiti u područjima gdje gosti neće nikad primetiti. Kliknite ovde za šest područja kako biste ciljali na uštedu troškova.

Kontrola audio / vizuelnih troškova

Oprema za osvetljenje i zvuk ima veliki uticaj na prezentaciju vašeg događaja, ali takođe ima veliki uticaj na budžet.

Kada uključite druge A / V troškove kao što su projektori, internet pristup i video usluge, ne traje dugo da ova kategorija postane jedan od najvećih brojeva u vašem budžetu. Kliknite ovde kako biste sprečili prekomjerno trošenje vaših A / V potreba.

Pronalaženje niskih troškova marketinga na mreži

Marketing je još jedan trošak koji eksponencijalno raste ako nemate rezultate odmah. Ulov je, naravno, da ukoliko ne efikasno na tržište neće biti dovoljno prisutnih da podrže troškove događaja. Zbog toga je logično iskoristiti što više besplatnih ili jeftinih opcija za širenje početne riječi o predstojećoj prilici. Na sreću, internet ima mnogo mogućnosti koje možete razmotriti. Kliknite ovde za šest jeftinih ideja.

Planirate veliko vjenčanje u malom budžetu

Vjenčanja su odličan primer događaja u kojima se budžeti mogu osporavati troškovima.

Iza svakog vjenčanja je porodica pravih ljudi koji imaju druge finansijske obaveze da razmotre pre nego što raširiju svoj veliki dan. Većina venčanih koordinatora to razume, ali najbolje one znaju kako maksimizirati svaki dolar budžeta za vjenčanje. Iako planeri korporativnih događaja rade u drugom okruženju od planera za vjenčanje, ima mnogo toga da se sazna kako stručnjaci za vjenčanje upravljaju svojim budžetima. Pogledajte ove savete za pretvaranje malog budžeta u veliko venčanje.