Ne preuzimajte ovaj neobičan alat za uspjeh događaja
Bez obzira da li započinjete u planiranju događaja ili ste planirani događaj događaja, šanse su da ste upoznati sa kontrolnom listom za planiranje događaja ili ste bar čuli kako se to spominje tokom kursa za planiranje događaja ili okupljanja industrije. Postoji razlog za to. Kontrolna lista za planiranje događaja je najbolji prijatelj planera, neprocenjiv alat za uspešno upravljanje vašim događajima.
Napomena: kontrolna lista za planiranje događaja je poznata i kao raspored rada ili kritički put.
Planiranje događaja je sve o planiranju. Čak i ideja najkreativnijeg događaja će se pojaviti ako nije dobro planirana i izvršena. Ovde se nalazi lista za provjeru događaja. To je vaš vodič da ostanete organizovani i unapred - u rasporedu kada žongliranjem bezbroj odgovornosti i raznim detaljima u planiranju uspješnog događaja. I posebno je korisno za upravljanje višestrukim događajima. Zaboravljavanje jednog malog zadatka ili zaostajanje u jednom roku može dovesti do dominantnog efekta: drugi naizgled nepovezani aspekti vašeg događaja mogu se raspasti jedan po jedan.
Zato se ne oslanjate na svoje sećanje, lepljive note ili škripci na pločici kako biste održali svoj posao planiranja poslovanja glatko. Naučite da sastavite kontrolnu listu za efikasno planiranje događaja i uskoro će postati vaš novi najbolji prijatelj.
Prije nego što počnes
Da biste započeli, obrišite neko vreme iz rasporeda da biste se fokusirali na događaj koji planirate.
Zatim, očistite svoj um. Ozbiljno. Bez pogleda na telefon ili odgovaranje na e-poštu. Morate zamisliti ovaj događaj od početka do kraja bez prekida ili distrakcije, tako da možete efikasno planirati sve zadatke koji moraju biti završeni.
Spremiti se
Razmislite o događaju koji planirate i zapišite sve detalje koji se potvrđuju: ime klijenta i informacije o kontaktu, datum događaja, lokacija, broj učesnika itd.
Iznesite kalendar i označite datum događaja u ovom kalendaru sa slovima u bijeloj boji. Sakupite bilo koji drugi relevantni materijal - fotografije mesta održavanja, listu ugostitelja za kontakt - koji su dio ovog događaja.
Idi unazad
Način početka pisanja kontrolne liste za planiranje događaja je da radi unazad.
Gosti doživljavaju događaj kao jednodnevni ili višednevni okupljanje sa sve što se dešava odjednom. Kao živi nastup koji se pojavljuje na sceni i izvrsava se prekrasno. Planeri događaja posmatraju događaje kao niz manjih događaja koji se uklapaju zajedno kao dijelovi slagalice koji kulminiraju u završnom događaju. Dakle, kao planeri, počinjemo na početku. Koji je nekoliko nedelja ili meseci pre nego što dođe do stvarnog događaja.
Počnite na početku
Prilikom odlučivanja o tome gdje započeti pisanje vaše kontrolne liste za planiranje događaja, razmislite o postavljanju čvrste temelje za vaš događaj. Pre izbora šeme boja i naručivanja cvijeća, morate se suočiti s osnovama. Od potpisivanja ugovora do pregovaranja o blokovima soba, sve je potrebno napisati na vašoj kontrolnoj listi, bez obzira koliko velika ili mala. Ključ je prvo da se pobrinite za sve zadatke koji se mogu unaprijed završiti kako bi se omogućilo više vremena u vašem rasporedu za one predmete koji se događaju koji se događaju bliže datumu događaja.
Neki primjeri stavki koje treba uključiti na kontrolnu listu planera događaja:
- Potpisivanje ugovora (sa klijentom, mjestom, dobavljačima itd.).
- Potvrdite datum i vreme sa lokalom
- Iznajmljivanje zabave (opseg, zvučnik, itd.)
- Siguran hotelski blok
- Pozivnice za poštu
- Izaberite meni
- Zaposlite čekanje osoblja
- Potvrdite broj gostiju
- Prođite kroz lokaciju
- Potvrdite sobu
Dozvolite dodatno vrijeme
Uz svaku stavku na kontrolnoj listi vašeg događaja, dodajte dodatno vrijeme. Ako je datum za zapošljavanje pozivnica 15. marta, stavite stavku na vašu listu da biste pozvali na poštu 8. marta, nedelju dana ranije. To vam daje malo dodatnog vremena ako nešto prođe sa pozivima ili ako ste iza rezervnih razloga iz nekog drugog razloga.
Uključite podsetnike na vašu kontrolnu listu
Nije dovoljno pisati "potpisati ugovor sa ugostiteljima" na vašoj kontrolnoj listi, a zatim zatvorite kutiju kad završite.
Morate se uveriti da je ugostitelj primio kopiju ugovora i vratio vam i potpisanu kopiju. Dakle, za svaku veliku stavku koju dodate na svoju listu, uključite podsetnik. Na primjer, "Pratite sa ugostiteljstvom re: ugovor." Dodajte još jedan, kasnije podsetnik koji glasi: "Primljeni potpisani ugovor od ugostitelja". Nije neuobičajeno da se bavite zadatkom i smatrate da je to učinjeno kada je stvarno samo završeno na vašoj strani.