Saveti za planiranje bitnih događaja kako bi se izbjegao katastrofalni poseban događaj
Ali kada je u pitanju planiranje događaja, kompetentni menadžer događaja će uvek potražiti ublažavanje Murphyjevog zakona tako što će prepoznati potencijal da se stvari razviju i planiraju u skladu s tim.
Kao menadžer događaja, vaša je odgovornost da se pobrinite da posebni događaj vašeg klijenta bude glatko i sa samo nekoliko udaraca što je moguće ljudima.
U stvarnom svetu nije izvodljivo da se pokrije svaka mogućnost, ali u najmanju ruku treba da budete svesni grešaka u planiranju kritičnih događaja koji svaki menadžer događaja mora izbegavati.
Upozoravamo se da je prednjačena, pa hajde da proučimo pet osnovnih saveta koji vam mogu pomoći da izbegnete nepotvrđenu katastrofu na sledećem planiranom događaju.
- Loša komunikacija - ovo je verovatno najčešća greška napravljena od neiskusnih planera događaja i koja se treba izbeći po svaku cenu. Loša komunikacija (kao što je loše komunikacija ili bez komunikacije) može spelovati katastrofu. Loša komunikacija često je rezultat nedostatka pažnje na detalje, posebno kada se radi o kontrolnoj listi vašeg događaja. Apsolutno je presudno da komunicirate efikasno sa vašim internim timom za događaje i vašim dobavljačima. Dok ne želite mikromanirati sve, morate da znate ko radi šta i kada da osigura da svi uključeni znaju šta se od njih očekuje i zadržava njihov raspored.
- Slabo ili nedostajuće planiranje za nepredviđene situacije - postoje dobre šanse da će neke stvari ići loše u danima i satima koji vode do vašeg događaja. Još gore, neke stvari će verovatno ići loše tokom vašeg posebnog događaja. To je normalno i treba očekivati. Planer profesionalnih događaja misli unaprijed, identifikuje šta bi moglo ići naopako, i ima dobar plan za nepredviđene situacije. Na primjer, šta ako vaš registracioni sistem koči na dan događaja? Šta ako vam nestane hrane jer se pojavljuju ekstra ljudi? Šta ako vaš glavni govornik ne dođe do kasno? Da li se bilo koja od ovih stvari desila, da li biste mogli da se nosite? Drugim rečima, da li biste imali plan B?
- Neadekvatan prevoz - da li ste apsolutno sigurni da je prevoz koji ste organizovali kako biste dobili delegate i prezentere do i od vašeg događaja adekvatni? Prijavite se tokom nedelja koji vode do vašeg događaja, a na dan događaja da su svi uslovi prevoza adekvatno ispunjeni. Morate razmisliti u kontingentnosti. Šta se dešava ako se vozilo razbije ujutro vašeg događaja? Imate li alternativni prevoz na raspolaganju?
- Nedostatak jasne signalizacije - Ništa nije frustrirajuće za one koji pohađaju poseban događaj nego što su zbunjeni oko toga gde se održava sledeća prezentacija. Izbegavajte ovo tako što ćete osigurati da prikažete odgovarajuću oznaku koja je lako čitljiva i razumljiva. Bolje je ići preko puta i imati previše znakova nego što su rizikovani posetioci izgubljeni i stalno traže uputstva.
- Neadekvatno osoblje na ruci - na dan vašeg posebnog događaja verovatno ćete se baviti velikim brojem prisutnih. Nemojte pogrešiti da se oslonite na samo jednu ili dve osobe kako bi se bavili pitanjima ili problemima delegata. Pobrinite se da imate dobar broj posetilaca i, pre svega, obezbedite da između vašeg tima za planiranje događaja i osoblja koje pružaju prodavači, adekvatno upišite svoj događaj.
Pored razmišljanja i planiranja o tome šta bi moglo pogrešiti, kako bi se obezbedio nesmetan i uspešan događaj, najbolja politika je uvek provjeriti i dvostruko provjeriti.