Koje planere za javni događaj mogu se naučiti iz grada Čikaga
Susedne organizacije u gradovima širom nacije domaćinju posebnim događajima u javnosti i zajednicama kao što su otvoreni festivali, ulični sajmovi i karnevali. Mnogi od ovih javnih događaja - posebno uspešnih - postaju očekivani proslave, a ponekad i ponos ponuđača za domaćinstvo. Iako postoje aspekti planiranja i izvršenja događaja koji se dele za sve vrste događaja od vjenčanja do korporativnih konferencija , javni događaji imaju svoje sopstvene potrebe i izazove. Jedan od ovih jedinstvenih faktora planiranja javnih događaja radi i dobija dozvolu od vladinih agencija.
Ponekad je najbolji način za učenje samo da skočite uskoro. U drugim trenucima vredi učiti od lekcija i iskustava drugih. U ovom slučaju ćemo naučiti iz grada Čikaga. Iskusan u organizaciji oko 350 specijalnih događaja širom Čikaga, Kancelarija za posebne događaje Gradonačelnika Specijalnih Događaja kreirala je svoj vodič za posebne događaje i paket posebnih dozvola , koji uključuje praktične ideje koje drugi gradovi možda žele uključiti u svoje događaje u zajednici. Evo najboljih savjeta za planiranje uspešnih događaja u zajednici od samih majstora.
01 - Postoji formalni proces prijave
U Čikagu, opštinski kod zahtijeva organizacije koje žele organizirati zajednički događaj da podnesu zvaničnu aplikaciju koja se slaže sa određenim smernicama događaja, kao što su:
- Za prijem ne može se naplaćivati naknada (podesite iznos donacije)
- Dobavljači hrane moraju biti licencirani i posedovati sertifikat
- Dobavljači alkoholnih pića moraju biti licencirani (samo pivo i vino)
- Prodavci robnih marki moraju biti licencirani
- Uprava Čikaga Tranzit mora biti obaveštena
Postojanje formalnog postupka prijave za posebne javne događaje i zajednicu može smanjiti radni opseg i pojednostaviti odobravanja, što je dobitna pobjeda za sve.
02 - Zahtjevati posebnu dozvolu za događaje
Pored procesa prijave događaja, grad Čikago takođe zahtijeva da organizatori podnesu zahtjev za izdavanje posebne dozvole za dozvole, koji ima svoje zahtjeve kao što su:
- Prijava se mora dostaviti najmanje 45 dana prije događaja
- Aplikacije moraju biti notarizirane
- Organizatori moraju da izdaju potvrdu o osiguranju za milion dolara u komercijalnoj opštoj odgovornosti nazivajući Grad Čikago kao dodatni osiguranik
Iako u početku, možda se čini da Čikago jednostavno stvara nekoliko birokratskih obruča kako bi skočio kada su u pitanju događaji u zajednici, bez pretjerano teških aplikacija, grad je obezbedio da svi javni događaji ispune svoje zahtjeve - mnoge koji se odnose na sigurnost.
03 - Zahtevajte mapu događaja sa dozvolom za aplikaciju
Kao deo prijave za dozvolu za posebne događaje, organizatori treba da predaju mapu događaja koja identifikuje područja zatvaranja ulica i plan re-rute. Trebalo bi razmotriti javne garažne prostore, pristup dovozu i prostor za požarnu traku. Obilježja i barikade za obilazak moraju biti u skladu sa zahtjevima grada, a organizatori su dužni da direktno nabave ove snabdevanje. Pri izdavanju dozvole razmatraju se sledeće stavke:
- Javna sigurnost
- Blizu drugog događaja u toj oblasti u isto vrijeme
- Prethodno izdavanje dozvole za drugi događaj na istoj mapi lokacije
04 - Zahtjevajte dozvolu za šator i nadstrešnicu
U Chicagu, šatori ili nadstrešnice koje su veće od 240 kvadratnih stopa na javnim događajima zahtijevaju dozvole iz grada. Ako je veći od 600 kvadratnih metara, crteže moraju biti stampane od strane licenciranog arhitekta ili građevinskog inženjera, a moraju se podneti planovi za izlaz i vanredne situacije, uključujući znakove i osvetljenje. Ako veličina prelazi 4000 kvadratnih metara, zahtev za dozvolu mora podneti kompanija odgovorna za postavljanje objekta. Ovaj proces osigurava ozbiljne mere sigurnosti.
05 - Zahtevati partnerstva sa službenicima javne bezbednosti
Specijalni događaji u Čikagu moraju uključivati i policiju i vatrogasce. Organizatori moraju da se sastanu sa komandantom policije (i / ili njegovim ili njenim predstavnikom) radi rešavanja pitanja kao što su saobraćajna traka za hitna vozila, bezbednosne planove i određeno komandno mesto na događaju. Organizatori treba da imenuju pojedinca koji će delovati kao veza sa odjelima policije, vatrogasnim službama, ulicama i sanitarijama, kancelarijom posebnih događaja i drugima. To će pomoći da jedna vaša poznata i iskusna osoba u vašem timu služi kao tačka koordinacije za sva ova javna odjeljenja.
06 - Obezbedite Kontrolnu listu za zaštitu od požara
Festivali i organizatori događaja na otvorenom u Čikagu obezbeđeni su kontrolni spisak i zahtevani su za ispunjavanje određenih zahtjeva za zaštitu od požara, uključujući:
- Šatori se izrađuju od materijala koji štiti vatru (potrebna je sertifikacija)
- U svakoj kabini su potrebni aparati za gašenje požara
- Privremeni sedišta za sedenje biće smešteni od 5 do 14 osoba (maksimum)
- Privremeni sjedišta za sjedenje trebaju biti najmanje 36 inča
- Zapaljive tečnosti ne smeju se čuvati ni u jednom šatoru, nadstrešnici ili kabini
- Smeće se neće dozvoliti akumulirati
- Električne kablove treba da se sipaju, i preporučuju se višestruke utičnice
- Preporučuju se vatrogasna vozila za hitna vozila (vatrogasna staza od 10 stopa)
- Osnovni CPR i kursevi prve pomoći se preporučuju osoblju
Iskusni ili novi planeri za planiranje događaja svi cijenili dobru kontrolnu listu.
07 - Osigurati prakse sigurne hrane
Grad Čikago zahtijeva da vendori pohađaju odjeljenje od Ministarstva zdravlja prije podnošenja bilo koje aplikacije. Takođe, proizvođači moraju da dobiju letnji festival sanitarne obuke i sertifikacije (koje nudi Asocijacija restorana u Illinoisu). Zdravstveni službenik, koji određuje da li će prodavac primiti dozvolu za rad, održava ovlašćenje da suspenduje bilo koju dozvolu u bilo kom trenutku.
Grad opisuje detaljna pravila za hranu, kontejnere, etikete, zaštitu hrane, higijenu osobnog osoblja, opremu za hranu, otpad, izgradnju kabine i toksični materijal. Takođe zahteva od prodavaca da prisustvuju obaveznom sanitarnom seminaru.
Na odgovarajućem događaju u vezi sa beleškom, dozvola za alkohol mora biti primljena 20 dana pre događaja.
08 - Imajte plan za ugovaranje gradskih usluga
Javni ili privatni izvođači moraju biti angažovani za niz usluga, uključujući postavljanje znakova za parkiranje , obezbeđivanje barikada, vuče, odbojne bubnjeve, bubnjeve za reciklažu, obloge, čišćenje, sakupljanje smeća, električne usluge i / ili zvučnu opremu. U Čikagu je Odjeljenje za ulice i kanalizaciju na raspolaganju za pružanje takvih usluga po satnicama zakazanim na osnovu stručnosti.
Takođe, potreban je program reciklaže kao deo paketa za posebne dozvole u Čikagu. Sa porastom popularnosti zelenih događaja , ovo nije loša ideja!
09 - Zahtevajte dozvole za životinje
Ako su životinje uključene na događaj na bilo koji način, grad Čikaga zahteva da se ime lokalnog veterinara koji će biti prisutan na događaju mora dostaviti uz prijavu za događaje. Ova osoba će biti odgovorna za pružanje bolesnih ili povređenih životinja. Također, Komisija za zaštitu i kontrolu životinja može inspekciju životinja prije njihove upotrebe u javnim aktivnostima.
10 - Upravljanje signalizacijom događaja i promocijom
Organizatori javnog događaja u Čikagu imaju priliku da dobiju dodatnu izloženost događajima sa svjetlosnim stubovima. Naravno, grad upravlja ovim zahtevima koji zahtevaju da organizatori popune aplikaciju za dozvolu za banere koja sadrži kopiju predložene grafike banera, datum događaja i sve druge značajne aspekte zahteva. Odeljenje ulica i kanalizacije upravlja ovim vrstama zahteva.