Operativni program za nabavke

Kartica nabavke ili P-kartica predstavlja oblik kreditne kartice kompanije koja se izdaje zaposlenima koji zatim mogu nabaviti robu i usluge bez potrebe za obradom transakcije kroz tradicionalnu proceduru nabavke, kao što su korištenje nabavnih zahtjeva ili naloga za kupovinu.

Postoji nekoliko različitih programa za nabavku kartica, neki uključuju samo upotrebu prodavaca koji su odobreni za kompaniju, dok drugi omogućavaju upotrebu bilo kog prodavca.

Kupovina od strane zaposlenog koji koristi kartice za kupovinu je uglavnom mala i niska vrednost. Mnogo negativnih reakcija o programima kartica za kupovinu posebno je usmereno na zloupotrebu kartice od strane zaposlenih. Međutim, prednosti programa nabavki daleko su veće od rizika i troškova uključenih u upravljanje programom.

Prednosti nabavnih kartica

Vlada Sjedinjenih Država je otkrila da nabavke ispod 2500 dolara sadrže samo 2 posto ukupne vladine potrošnje, ali da su činili 85 posto svih kupovina. Budući da su administrativni troškovi tih malih kupovina često premašili stvarno trošenje dolara, korištenje kartica nabavke povećalo se u mnogim vladinim odjeljenjima. Jedna državna agencija, Odeljenje za trgovinu, procenila je da je upotreba kartica za nabavku spasila preko 22 miliona dolara godišnje na administrativne troškove i smanjenje vremena kupovine.

Korišćenje kartica omogućilo je odeljenjima za kupovinu da se koncentrišu naporima u 15 procenata ukupnih troškova nabavke koja čini 98 posto ukupnih troškova.

Implementacija unutrašnjih kontrola

Zloupotreba kartica za nabavku su glavne vesti, ali često te zloupotrebe, posebno u vladinim odjeljenjima, obično pokazuju visoku vrijednost dolara, ali često su manje od polovine jednog procenta ukupne potrošnje.

Međutim, zloupotreba se javlja, ali se može kontrolisati primenom odgovarajućih internih kontrola kako bi se smanjio otpad i zloupotreba.

Jaka uprava upravljanja ključna je za uspešan program nabavke. Rukovodstvo treba jasno definirati koje su dozvoljene upotrebe za karticu i definišu i nametnu svoje kazne za delikventnost, prevaru i zloupotrebu. Naravno, procedura i resursi za povratak moraju biti na snazi ​​da bi se implementirale kontrole. Ako nema dovoljno sredstava za nadgledanje i prevazilaženje zloupotreba kartica nabavke, onda će zloupotreba nastaviti i povećavati, pošto nedostatak obaveze u programu vide njegovi korisnici.

Ko dobije kartu?

Još jedan negativan program kartica za nabavke jeste da kompanije misle da moraju da daju karte svim zaposlenima koji kupuju. To nije slučaj; dobija se poverenje. Kompanija mora biti u stanju da veruje korisniku kartice jer one zapravo troše novac kompanije . Trebalo bi postojati proces odobravanja, gdje zaposleni moraju biti izabrani, pregledani i odobreni. Ako zaposlenik ima lošu tačku, onda bi im trebali dobiti karticu za nabavku preduzeća?

Ograničavanje potrošnje

Kao i svaka kreditna kartica, korisnik mora imati ograničenje za kredit.

Kompanije za kreditne kartice daju vlasnicima kartica ograničenje na osnovu njihove sposobnosti plaćanja. Za vlasnike kartica za kupovinu, kompanije bi trebalo da daju vlasnicima kartica ograničenje potrošnje koje odgovara njihovoj poziciji i njihovoj vjerojatnoj potrošnji. Na primjer, osoba zaposlena kao IT analitičar može se zahtijevati samo za kupovinu mastila i malih kompjuterskih perifernih uređaja, koja mogu imati samo nekoliko stotina dolara godišnje. Ograničenje potrošnje ovog zaposlenog treba da odražava ovo i ne dobije graničnu potrošnju od 2500 $ koja se može dati svim IT osoblju. Granice trošenja treba pregledati periodično, tako da se zaposlenima daju odgovarajući nivo na osnovu njihovog stvarnog trošenja.