Kako smanjiti nepotrebne troškove
Međutim, mnoga preduzeća nisu svesni najboljih načina na koji se razvijaju primenjene politike kreditnih kartica. Mnogi vlasnici preduzeća uvek imaju želju da kreiraju ove politike, ali im nedostaje pravilo kako to učiniti. Zbog ovoga, ovde je jasan opis kako kompanije mogu efikasno kreirati politike kreditnih kartica zaposlenih.
Odgovornosti vlasnika kartice
Ako kompanija izdaje kreditne kartice svojim zaposlenicima, moraju se postaviti pravila koja regulišu upotrebu kartice. Zaposleni trebaju biti odgovorni za sigurnost kartice, kao i za privatnost bilo koje informacije povezane sa kompanijom. Zaposleni treba da obezbede da se kartica čuva na sigurnoj lokaciji, kartica ne sadrži lažne aktivnosti, a identifikacijski broj kartice zaštićen je. Kompanija takođe treba navesti da poslovna kreditna kartica je ograničena samo za korišćenje od strane zaposlenog, a ne bilo koje druge osobe.
Ispitivanje granica troškova
Kompanija bi trebalo da bude u mogućnosti da izađe sa pravilima koja uređuju aktivnosti ili transakcije u kojima se treba koristiti kreditna kartica.
U stvari, potrošnja bi trebala biti ograničena na potrebe određenih zaposlenih. Svako odeljenje treba da ima svoje limite za potrošnju. Kao kompanija, dobro je obavijestiti svakog zaposlenog o ograničenjima potrošnje u vrijeme izdavanja . Osim toga, svaki zaposlenik ne bi trebao prekoračiti tu granicu, a ako ga čini, troškovi su ograničeni.
Na kraju, kreditne kartice kompanije nikada ne bi trebalo koristiti za gotovinske avanse.
Redovni izveštaj o korišćenju
Svaka kompanija bi trebalo da drži zaposlene odgovorne za korišćenje bilo koje kompanije kreditne kartice. Recimo da na kraju svakog mjeseca svaki zaposleni treba da podnese detaljno objašnjenje svih troškova, primanja i ispravnih računovodstvenih kodova. Svaki zaposleni treba da obezbedi da oni prikupe prihode od troškova mesečnom izjavu pre podnošenja kompaniji radi verifikacije. Sve ovo treba učiniti na vrijeme kako bi se izbeglo kasnjenje. Na taj način će se osigurati da kompanija lakše prati mesečne troškove i da će revizija postati jednostavna.
Bez korišćenja kartica po individualnim troškovima
Kompanija treba da bude veoma stroga u pogledu korišćenja kreditne kartice zaposlenog, jer niko nije dozvoljen da ga koristi za lične troškove. Ukratko, korišćenje kartice treba ograničiti na poslovne aktivnosti. Definicija lične upotrebe, u ovom slučaju, predstavlja trošak koji nije vezan za poslovanje preduzeća. Kompanija bi trebala biti veoma teška za svakog zaposlenog koji koristi karticu na vlastitim plaćanjima.
Pregled upotrebe
Ako kompanija izdaje kreditne kartice zaposlenih, preporučuje se da se nakon određenog vremenskog perioda provede pregled kartice.
Pregled kartice treba izvršiti neposredni supervizor zaposlenih, zajedno sa članom računovodstvenog odeljenja kompanije. Nadzornik zaposlenog treba da obezbedi da je korišćenje kartice ograničeno na ono za šta je namenjeno. Sa druge strane, računovodstveno odeljenje treba da potvrdi da li su svi prijemi i ostali dokumenti o izdacima koji su podneseni od strane zaposlenog autentični.
Zbog toga svaka kompanija treba da ima efikasnu i pouzdanu politiku kreditne kartice zaposlenih kako bi sprečila zloupotrebu kartice od strane pojedinaca. Kompanija će staviti u dobro finansijsko stanje pošto nijedan radnik neće zloupotrebiti karticu za lične troškove. Takođe, kompanija treba da obezbedi da i nadzornik i računovodstveno odeljenje razumiju sve aspekte politike.