Slanje profesionalnog poslovnog e-pošte svodi se na stvaranje navika koje se fokusiraju na jasnu, sržnu i odgovarajuću komunikaciju.
1. Koristite poslovnu e-adresu
Kada ste vlasnik preduzeća, obavljate poslovanje u ime vaše kompanije, provjerite da li koristite poslovnu e-adresu. Idealno, to znači da imate poslovnu adresu (tj. Yourname@yourbusiness.com) koju koristite za svu poslovnu komunikaciju.
Ako to nije moguće, možete kreirati besplatnu adresu e-pošte koja uključuje vaše poslovno ime (npr. Yourbusinessname@gmail.com). Upotreba lične e-adrese koja je očigledno nepovezana sa vašim poslom može, u najgorem slučaju, povrediti vašu profesionalnost i u mnogim slučajevima nećete biti ozbiljno shvaćeni.
2. Zadržite poruke kratke i slatke
Ništa nije u redu sa detaljnim objašnjavanjem stvari; to može pružiti jasnoću i smanjiti nesporazume. Ali kada poruka e-pošte počne da izgleda kao roman, možete brzo da izgubite pažnju primaoca i zbunite problem sa nebitnim informacijama. Da biste to izbegli, držite se sa jednim predmetom po e-pošti, a kada vam je potrebno uključiti više informacija, koristite boldirani podboji tako da su najvažniji detalji jasni.
3. Koristite opisne linije predmeta
Da li ste ikada otvorili e-mail poruku baziranu na predmetu i završili su potpuno zbunjeni i malo uznemireni kad je reč o nečemu drugačijem? Budući da već držite svaki e-mail koji ste ograničili na jedan predmet po gorenavedenom vrhu, takođe morate osigurati da vaša linija predmeta odražava tu temu i ništa drugo.
Ovo ne samo da će pomoći primaocu, već će vam takođe pomoći da vam olakšate upravljanje vlastitim vlastitim poštanskim sandučetom .
4. Tone It Down
Lako je pustiti stvari letjeti kada šaljete e-poštu, jer se možda osećate kao da ste zaštićeni ekranom vašeg računara, ali neki razgovori mogu lako biti pogrešno shvaćeni u e-pošti. Zapravo, bez verbalne komunikacije da poručite poruku koju šaljete, svaka e-pošta se može uzeti na pogrešan način. Ako šaljete poruku koja može biti dovedena u pitanje, pročitajte je pre slanja i ako još uvek niste sigurni, verovatno je bolje da pokupite telefon.
5. Potvrdite svoj e-mail potpis korisnim
Prijavljivanje, promocije i bilteni u potpisu e-pošte mogu biti efikasni u nekim situacijama, ali ti predmeti nikada ne bi trebali da koriste svoj e-mail potpis za ono što je namenjen za korištenje - pružajući svoje kontakt informacije. Vaš početni e-mail ili odgovor treba da uključi potpis e-pošte sa svojim punim nazivom, kompanijom i URL-om najmanje. Niti boli ni telefonski broj, naslov i prepravka e-mail adrese.
6. Provjerite svoj pravopis i ispravite
Provera pravopisa je jednostavna. Postaviće vam podrazumevano podešavanje u klijentu e-pošte da biste proverili sve poruke pre nego što ih pošaljete.
E-pošta je neformalna i postoji malo popustljivija sa pravopisnim i gramatičkim greškama, ali izgleda da je grozno poslati poruku ošišana greškama. Poslednja stvar koju želite jeste da napravite loš utisak jer ste brinuli da pošaljete e-poštu i preskočite proveru pravopisa i gramatike.
E-mail je važan način komunikacije u poslu, čak i ako to nije vaša prva želja. Prateći ove poslovne e-pošte, najbolje prakse će vam pomoći da održite komunikaciju putem e-pošte profesionalnim i produktivnim i možete biti sigurni da je utisak koji ste napravili dobar.