Pored osnovne funkcije kancelarije, administrativni asistent i izvršni sekretar su takođe odgovorni za pisanje ili pripremanje izveštaja, organizovanje i zakazivanje sastanaka, pregledanje dolaznih poruka kako bi utvrdili njihov značaj, pripremu dnevnih reda za sastanke odbora, kreiranje putnih aranžmana, sastavljanje zapisnika sastanka, istraživanje, priprema korespondencije i nadzor i obučavanje službenika nižih nivoa.
Ove uloge mogu zahtevati različite nivoe iskustva i imati neku od ovih sličnih poslova:
- Administrativni asistent na nivou entiteta
- Administrativni asistent
- Viši administrativni asistent
- Izvršni sekretar
- Viši izvršni sekretar
- Office Manager
- Viši menadžer kancelarije
Napomena: Položaj pravnih i medicinskih pomoćnika je sasvim drugačiji i zahtijeva posebnu obuku koja se traži u profesiji u kojoj rade.
Razlike između administrativnih asistenata i izvršnih sekretara
Uloge izvršnih sekretara i administrativnih saradnika znatno se preklapaju, a razlike u ulogama mogu varirati u organizaciji. U nekim slučajevima, izvršni sekretar se fokusira na više administrativnih dužnosti za menadžera ili rukovodioce, kao što su zakazivanje sastanaka, planiranje putovanja, rukovanje pisanim komunikacijama i čak knjigovodstvo. Administrativni asistent može se usredsrediti na više poslova poslova i preuzeti više vodeće uloge u nekim kapacitetima, kreirati planove za sastanke ili konferencije, upravljati budžete i obrađivati fakturisanje prodavaca.
Administrativni asistenti mogu biti obavezni da imaju više specijalizovanog obrazovanja u nekim slučajevima kada je upravljanje poslovanjem kritično.
Osnovne veštine rada
I izvršni sekretari i administrativni asistenti imaju osnovni skup radnih veština koji su ključni u bilo kojoj ulozi. Ovo uključuje izuzetne organizacione vještine, odlične pisane i usmene komunikacijske sposobnosti, kao i snažnu pažnju detalja i profesionalizma.
Oni moraju posedovati tehničko znanje sa alatima za automatizaciju poslova, uključujući softverske osnove kao što su Microsoft Word, Excel i PowerPoint, kao i knjigovodstveni alati kao što su QuickBooks .
Administrativni asistent ili izvršni sekretar u maloj kancelariji
U maloj kancelariji, odgovornosti administrativnog pomoćnika ili izvršnog sekretara obično vrše razne kancelarije. Neki radovi mogu zapravo izvršiti rukovodioci samog preduzeća, a uloga administrativnog pomoćnika ili izvršnog sekretara može obuhvatiti veću raznolikost odgovornosti koliko je potrebno u manjoj organizaciji.
Administrativni asistent ili izvršni sekretar u srednjoj službi
S obzirom na povećanje veličine preduzeća, povećava se potreba za osobom koja je visoko organizovana i može obavljati širok spektar zadataka. Ovo je naročito tačno za rukovodioce koji vode kompanije koje zahtevaju visok stepen poverljivosti i integriteta za posao koji se sprovodi.
Administrativni asistent ili izvršni sekretar u velikoj kancelariji
Uobičajeno je da velika kancelarija ima nekoliko administrativnih pomoćnika i / ili izvršnih sekretara. Kod ove veličine preduzeća obično je neophodno imati kancelarijskog menadžera koji koordinira osoblje koje pruža usluge rukovodiocima kompanije.
U nekim slučajevima, administrativni asistent će pratiti izvršnu vlast na dugim poslovnim putovanjima kako bi pomogla u dogovoru o aranžmanima, rasporedu i drugim važnim organizacijskim zadacima.