Kako voditi efektivne sastanke

7 Savjeta za održavanje sastanka

Da li se plašiš pohađanja sedmičnog sastanka osoblja? Da li se ikada nalazite kako sedite tamo, okrećete olovku i uporite na iskušenje kako biste sišli na svoj pametni telefon, pitajući se zašto ste na zemlji tamo gde imate toliko drugih stvari? Ili još gore, da li ste na čelu stolice na čelu sastanka dok posmatrate drugog nezainteresovanosti? Nisi sam. Slabo upravljani sastanci su ubojica produktivnosti i sigurno ne pomažu moralima zaposlenih.

Recite zbogom na dosadnim sastancima i naučite kako da vodite efektivne sastanke koji ostavljaju zaposlene da budu angažovani i motivisani.

7 Savjeta za efektivne sastanke

Uspostavite cilj sastanka

Pre nego što pošaljete upozorenje na sastanak i stavite je na svoj kalendar, pitajte se zašto želite održati sastanak i odrediti cilj. Da li je to sastanak kako bi se zaposleni ubrzali zbog promjene u upravljanju? Da li donosite odluku o projektu? Da li je to sjednica za razmjenu ideja za novu poslovnu strategiju? Budite sigurni da je okupljanje zaposlenih u prostoriji za direktnu diskusiju i interakciju neophodan za vaš cilj; ako je svrha sastanka ažuriranje statusa, možda je slanje grupne e-pošte bolje korišćenje svačijeg vremena.

Komunicirajte sa svrhom sastanka

Kada pozovete druge na sastanak, budite jasni o svrsi sastanka. Ovo ne samo da će vas držati fokusiranim, već ćete omogućiti zaposlenima da prisustvuju sastanku koji je pripremljen ili sa dokumentima ili sa razmišljanjima o tom pitanju.

Komunikacija je od suštinskog značaja za efikasan sastanak.

Budite selektivni o prisutnim osobama

Niko ne ceni prisustvovanje sastanku koji nema veze sa njima ili njihovim radom. Odredite ko zaista treba da bude tamo i zašto. Čije unošenje vam je potrebno? Koje kolege moraju učestvovati i vjerojatno će imati pitanja u vezi s tim?

Ako je neko na vašoj listi koji jednostavno treba informisati o onome o čemu se razgovaralo, onda ih učinite uslugom i skinite ih sa liste. Oni se lako ažuriraju uz pomoć e-pošte. Vreme je dragoceno i nijedan poslodavac ne želi negativno uticati na produktivnost time što zaposlenici sednu na sastancima koji su nepotrebni.

Morate napraviti agendu za sastanke

Održavanje sastanka bez postavljenog dnevnog reda je slično penjanju na jedrilicu i nadajući se da će vas vetar voditi tamo gde želite. Ti ćeš - bukvalno - biti izgubljen na moru. Vaš sastanak će vas voditi do vaše konačne destinacije. Uključite teme o kojima će se diskutovati i ko će se baviti svakom stavkom ukoliko učestvuju drugi. Pođite na dnevni red posjetiocima unaprijed, tako da svi znaju šta očekivati ​​i koji će biti pripremljeni.

Drži se svog plana

Čak i najbolje planirani sastanak će se odvratiti ako se diskusija izlomi i pali na tangencijalnim temama. Zbog toga većina sastanaka ne uspeva da ostvari svoj cilj - oni ne ostanu na dobrom putu. Na početku vašeg sastanka uspostavite osnovna pravila i određeno raspodelu vremena za svaku stavku na dnevnom redu, kao i ukupan sastanak. Na primer, "Hvala što ste došli danas. Svako vrijeme je vrijedno i moj cilj je održati ovaj sastanak na manje od sat vremena.

Držimo se predmeta koji su na raspolaganju i zadržavamo diskusiju o drugim temama kasnije. "Počnite svima koji monopolizuju diskusiju ili uvode teme, a ne na dnevni red.

Zadrži ih

Vizuelna pomoć ide daleko u tome da se svi usredsređuju na sastanak, a ne na njihove telefone ili sat. Objavite dnevni red na Smart Board-u ispred sobe. Projekt vizuelizuje na veliki ekran pomoću računara; bilo šta da drži oči napred.

Sumirajte sastanak

Da li ste ikada napustili sastanak i imali potpuno drugačiji odev od vašeg kolege? Uverite se da se ovo ne dogodi s vašim sastankom tako što ćete poslati e-poštu u roku od 24 sata. Uključite rezime, naglasite ključne teme koje se adresiraju, zadati zadatke i navedite rokove. Slanje ovoga blagovremeno će osigurati da prisutni ne idu u pogrešnom pravcu.