Korak po korak kako planirati postavljanje efektivnih sastanaka

Ako ste kao i većina ljudi koje znam, misao da provodim dan na zadnjim sastancima donosi osećanja straha. Sastanci su možda dosadni, često su nepotrebni i definitivno zauzmu malo vremena od drugog posla. Međutim, sastanci mogu biti vrlo efikasni i produktivni ako su planirani u pravu. Evo nekoliko jednostavnih koraka za planiranje efikasnih sastanaka

Odlučite ako vam zaista treba sastanak

Prvo, odlučite da li je planiranje sastanka zaista neophodno.

Često se razmišljamo o zvaničnom sastanku kao najboljem načinu razmjene informacija ili diskusiji o temi. Međutim, ako se vaše vesti mogu dostaviti putem e-pošte ili konferencijskog poziva, ili jednostavno sakupljanjem nekoliko ljudi u vašoj kancelariji 15 minuta, onda preskočite formalni sastanak.

Samo pozovite ljude koji stvarno trebaju biti tamo

Da li ste ikada bili pozvani na sastanak i pitali se - na pola puta - zašto ste tamo? Nemojte trošiti vrijeme ljudi tako što ćete ih pozvati na sastanak na kojem ne moraju prisustvovati. To neće biti efektivan sastanak. Da li neko treba da bude prisutan na sastanku da bi odgovorio na budžetska pitanja? Zatim pozovite jednog pojedinca iz računovodstva koji odgovara tom zadatku.

Ako kolega ili nadzornik treba informisati o onome o čemu se raspravljalo na sastanku, ne morate ih pozivati ​​na sastanak. Jednostavno pripremite rezime sastanka i pošaljite ga naknadno. Oni će ceniti čuvar vremena i imate uverenje da - pošto stavite informacije u pisanoj formi - da su potpuno informisani o diskusijama.

Pošaljite opomene za sastanak

Život je zauzet i kalendar brzo postaje rezervisan sa planiranim aktivnostima. Pošaljite opomenu za sastanak sledećeg sastanka dva dana pre vašeg sastanka. Ovo će potvrditi one koji su odgovorili da će biti prisutni, a takođe će vam unapred znati ako se rasporedi promijene, a ključni učesnici ne mogu napraviti zakazano vrijeme sastanka.

Imajte dnevni red

Za planiranje efikasnih sastanaka, prvo morate planirati šta će se raspravljati. Koji je cilj sastanka? Šta tražite da postignete? Razviti sastanak pred vremenom i distribuirati ga prisutnima. Navedite vreme početka i uključite kratku listu tema koje treba adresirati. Nemojte srušiti svoj sastanak sa dugim detaljnim programom. Navesti po imenu bilo koje pojedince koje će biti odgovorne za izvještavanje o određenoj oblasti.

Budite jasni u pogledu očekivanja

Kada prvo pošaljete obaveštenje o sastanku, budite jasni o svojoj nameni i očekivanjima. Da li će se sastanak okrenuti oko prezentacije, a prisutni bi trebali biti spremni da uzimaju beleške? Ili je ovo sjednica za razmišljanje, gdje se očekuje da se prisutnima pokažu idejama i sugestijama?

U nekim korporativnim kulturama, zaposleni su okupili samo da slušaju, a potom se vraćaju u svoje radne prostore. U drugim kompanijama slobodno učestvuju zaposleni. Na današnjim kolaborativnim radnim mjestima, interakcije i razmjena ideja nisu dobrodošli samo na sastancima; često je svrha samog sastanka.

Početak vremena

Ako ste osoba koja se obično pojavljuje na sastancima na vreme, onda shvatate koliko je to frustrirajuće kada se stvarni sastanak ne kreće 15 minuta dok se ljudi okreću u sobu.

Ono što se neizbežno dešava je da idemo napred, svi znaju da ovi sastanci nikada ne počinju na vreme, tako da svi počinju da se kasnije pojavljuju. Vodite računa o vašem sastanku. Počnite odmah u datom početnom roku. Zatvori vrata i započni. Oni koji su se borili brzo će dobiti poruku da će kasnije stići i samo jednom bi trebalo da napravi tu grešku.

Držite kratke i jednostavne

Većina sastanaka se zakazuje za sat vremena kada će - u mnogim slučajevima - biti dovoljno 30 minuta ili čak 45 minuta. Kada se izdvoji previše vremena, uobičajeni ishod je da se vrijeme gubi. Ljudi se zadržavaju nakon što je sastanak završen ili se predugo provodi na određenoj tački dnevnog reda. Nastavite sastanke kratkim i tačnim.

Ostanite na temi

Sama agenda samo neće efikasno održavati vaš sastanak. Pridržavajte se dnevnog reda i održavajte diskusije od lutanja na tangente.

Obraćanje bilo kakvih ne-tema tema, navodeći da je to tema za drugi sastanak, biće adresirana privatno ili slično. Niko ne voli pobednički sastanak u kojem je svrha sastanka bila pozadina za drugi razgovor.

Uzmite manje sastanke van konferencije

Sjedeći u istoj poznatoj konferencijskoj sali okupljene oko istog poznatog stola je upravo to - poznato. Da biste podstakli zaposlene da interakciju, kreativno razmišljaju i imaju živu diskusiju, razmislite o tome da održite sastanak van standardne konferencijske sale.

Razmotrite sastanak za stolom napolju ako prostor i vremenski uslovi dozvoljavaju. Pokušajte da se okupite u zajedničkom prostoru koji ima sofas i male stolove umesto velikog konferencijskog stola i okretnih stolica.

Ne bojte se drugačijeg pristupa

Ako pristup sastanku ne radi, nemojte se plašiti promene kursa. Na primjer, ako sjednica za razmišljanje o idejama donese mirnu sobu s vrlo malo dijalogom, promenite pravac. Budite fleksibilni i obratite pažnju na to kako se celokupni sastanak napreduje.

Koristite tehnologiju

Planirajte da koristite tehnologiju kako biste zadržali prisutne. U današnjem digitalnom svetu, većina ljudi se navikava da vidi grafiku ili video zapise da podrži reči koje čuju. Žalite se na taj način razmišljanja i uključite audio-vizuelne sadržaje prilikom planiranja vašeg sastanka.

Računari projektovani na velikim ekranima i Smart Board prezentacije koje podstiču interakciju su dobrodošla promjena od standardnih dugih PowerPoint prezentacija.

Pošaljite izvješće o sastanku

U roku od jednog dana nakon sastanka pošaljite kratak pregled onoga o čemu smo razgovarali. Raspitajte ovo putem e-pošte svima koji su prisutni, onima koji nisu bili u mogućnosti da prisustvuju sastanku i onima kojima je potrebno informisati. Takođe uključite sve stavke akcije, navodeći ko je odgovoran za svaku stavku, kao i datum dospijeća.