Prilagodite predloge da reflektuju jedinstvene usluge i veštine
Poznavanje načina pisanja prijedloga usluge planiranja događaja važan je dio uspješnog poslovanja. Svako preduzeće koje prodaje uslugu mora pripremiti neku vrstu poslovnog prijedloga u predstavljanju svoje kompanije i usluga potencijalnom klijentu. Ali usluge planiranja događaja su jedinstvene i predlog koji kreirate treba da odražava prilagođene usluge koje ćete pružiti.
Evo nekih jednostavnih saveta za pisanje predloga za planiranje efikasnih događaja .
Predlog ponude za planiranje događaja
Predlog ponude za planiranje događaja je sveobuhvatan predlog koji opisuje događaj i usluge koje ćete pružiti. Ovaj prijedlog je vaša prilika da potencijalnom klijentu proda svoje poslovanje, vještine, ideje i viziju događaja. Takođe je dizajniran da vam predstavi najbolju osobu koja će izvršiti događaj, od kojih klijent može verovati. Prijedlozi trebaju biti dobro napisani, detaljno istraženi i dati potrebne podatke kako bi klijent mogao predvidjeti ono što imate na umu.
Ne uzmite prečicu
Šabloni obiluju različitim poslovnim dokumentima, od predloga usluga i faktura do knjigovodstvenih evidencija i izvještaja o troškovima. Korištenje ovih šablona sigurno vam može pomoći brzo i efikasno izraditi predlog. Ali oduprite se iskušenju da preuzmete generički obrazac, popunite prazne prostore i pošaljete ga kao predstavljanje vaših poslovnih usluga i usluga planiranja događaja.
Prijedlog vašeg događaja predstavlja odraz vas, vašeg planiranja događaja i usluga koje pružate. Zato što planiranje događaja zahteva prilagođavanje tog događaja prema potrebama i budžetu vašeg klijenta, vaš prijedlog treba da odražava događaj koji je lični i jedinstven. Šablon možete koristiti kao opšti vodič za početak pisanja prijedloga događaja, ali ga zatim prilagoditi i uključiti pojedine usluge koje se pružaju za svaki klijent.
Prvi korak: Sastanak
Prvi korak je upoznavanje sa potencijalnim klijentom kako bi razgovarali o tome šta imaju na umu za ovaj događaj, koja je svrha, broj gostiju i šta oni nadaju da će postići. Pored datuma, vremena i željene lokacije, uzmite u obzir bilo koje ideje koje se tiču teme, ugostiteljstva, ukupne estetike, boja ili ambijenta o kojem se razgovaralo tokom ovog sastanka.
Početak na prijedlogu događaja
Dakle, imali ste početni sastanak sa svojim klijentom i imali ste ideju o tome šta imaju na umu za njihov događaj. I preuzeli ste nekoliko opštih šablona da biste započeli pisanje predloga. Sada možete da gledate na prazan ekran računara pitajući se šta će se uključiti u prijedlog za planiranje događaja.
Svaki prijedlog treba biti napisan kod klijenta na umu. Ali nemojte jednostavno ponoviti sve ideje koje su dijelili sa vama tokom vašeg sastanka i jednostavno obrišite na cenu za svoje usluge da isporuite tačno ono što su upravo opisali. Planiranje događaja je usluga usluge i to je usluga, lični dodir i kreativan pristup koji čini događaj ne samo uspešnim već i nezaboravnim. Događaji koji su nezaboravni mogu proći dug put u stvaranju novih kupaca za vaše poslovanje.
Zato pripremite svoj prijedlog u tonu i stilu koji odražava vas i vaš posao.
Predstavite svoju ideju događaja na takav način da je vašem klijentu jasno da uključite svoje misli, nade i probleme u svoj pristup ovom događaju. Razumevanje potreba vašeg klijenta je veoma važno i prenošenje ovoga u vašem predlogu može napraviti razliku između vas zaposliti vas ili nekog drugog. Evo šta ćete uključiti u predlog za planiranje događaja:
Uvod
Počnite sa kratkim uvodom na Vas i Vašu planiranje događaja. Uključite specifičnosti kao što su koliko dugo ste u poslu i vašoj profesionalnoj pozadini.
Opis događaja
Sledeći odeljak predstavlja rezime stvarnog događaja. Ovo bi trebalo da uključuje detalje koji se pružaju tokom vaših sastanaka kao što su cilj događaja, opšti vremenski okvir, broj gostiju i moguća mesta.
Obezbeđene usluge
Ovaj odeljak je posebno važan.
Klijent će morati znati - konkretno - koje usluge ćete obezbediti za ovaj događaj. Kontrolna lista sa oznakama je odličan način prikazivanja različitih usluga koje su uključene. Ovo dobro funkcioniše za manje funkcije kao što su svadbeni tuševi ili slavne večere, a klijentu je lako videti šta ćete raditi i bilo koji prodavac koji ćete koristiti. Za veće događaje koji imaju više funkcija, kao što su koktel sat ili ručak, možda ćete želeti da napravite odeljke za svaki aspekt događaja, a zatim navedete usluge koje se pružaju pod svakim odeljkom.
Pokažite svoj rad
Ako ste u prošlosti planirali slične događaje, uključite fotografije ovih događaja kako biste prikazali svoj rad. Ovi vizuelni sadržaji mogu bukvalno pomoći klijentu da vidi šta možete učiniti.
Novac, novac, novac
Iako klijent može čitati vaš predlog uzimajući sve detalje i slike događaja koji zamišljate, ovaj način razmišljanja obično pomera brzine kada je reč o delu koji govori o novcu. Često, to je naglo zaustavljanje. Da biste pokušali da to izbegnete, ne iznenada promenite jezik ili ton vašeg predloga na sve poslove i činjenice.
Nazovite ovaj odeljak "Predloženi troškovi" i nastavite da vodite klijenta kroz aspekte ovog događaja pažljivim artikulisanjem troškova. Pomozite klijentu da prikaže vaš predlog kao niz koraka, svaka sa različitim uslugama i srodnim troškovima.
Navedite detaljan sažetak koji navodi cenu za svaku stavku i svrhu. Na primjer, ako iznajmljujete stolno postolje, navedite to kao poseban trošak. Ako zapošljate servere, navedite broj servera, cenu na sat i ukupni trošak tokom trajanja događaja. Koristite ovu metodu za svaku stavku porudžbine, opisujući svaki od njih tako da klijent može nastaviti da zamišlja događaj i razume srodni trošak.
Tek nakon što su ove sekcije podeljene sa njihovim troškovima, na kraju vašeg prijedloga navedite ukupne troškove događaja. Ako ponudite popuste za rezervaciju ranije, navedite ih ispod ovog konačnog broja.
Zatvaranje
Poslednji deo vašeg predloga je zahvalnica za razmatranje. Pružite informacije o kontaktima, uključujući veb lokaciju, adresu e-pošte i telefonski broj, kako bi potencijalni klijenti mogli da stupe u kontakt sa vama sa bilo kojim pitanjima ili - još bolje - da vas angažuju za posao.