Do sada ste verovatno razmotrili da li zaista trebate angažovati i platiti još jednog člana osoblja kako biste pomogli u svom radu. Prije nego što napišete opis posla i započnete intervjuisanje, uzmite vremena da razmislite da li možete ostvariti neke ili većinu funkcija koje administrativni pomoćnik ili izvršni sekretar mogu koristiti pomoću tehnologije.
Ono što odvaja ovaj posao u kancelariji od ostalih poslova klerike i rutinske kancelarije je stepen odgovornosti i poverljivosti povezanih sa ovom pozicijom. Pored osnovne kancelarijske funkcije, administrativni asistent ili izvršni sekretar takođe je odgovoran za pisanje / pripremanje izveštaja, organizovanje / zakazivanje sastanaka, pregledanje dolazne korespondencije radi utvrđivanja njenog značaja, pripremu agendi za važne sastanke, kreiranje putovanja i popunjavanje praznina da uradite sve što je potrebno, kao što je podnošenje koje vam pomaže da održite organizaciju i fokusirate se na svoje poslove.
Naziv i plaća za ovu osobu određuju kako će njihova uloga biti viša:
- Administrativni asistent na nivou entiteta
- Administrativni asistent
- Viši administrativni asistent
- Izvršni sekretar
- Viši izvršni sekretar
- Office Manager
- Viši menadžer kancelarije
S obzirom na povećanje veličine preduzeća, povećava se potreba za osobom koja je visoko organizovana i može obavljati širok spektar zadataka.
Ovo je posebno neophodno za rukovodioce koji vode kompaniju kako bi održali visok nivo povjerljivosti i integriteta za posao koji se vodi. Stoga, ovo je kritičan položaj u kompaniji i onaj koji bi trebao zahtijevati pažljiv opis posla i zapošljavanje.
Prvi zadatak je priprema opisa posla za novi zaposleni na osnovu područja rada koje ste vi, menadžer za zapošljavanje vjerovali, najbolje rješiti od strane nekog drugog kako biste nastavili sa rastom i upravljanjem kompanije . Postoje različite verzije opisa poslova kao što je ovaj, ali na kraju samo znate šta će vam biti potrebno i stoga će vam biti potreban određeni nivo prilagođavanja kako biste kreirali opis posla koji vam je ugodan i koji odgovara vašim ličnim preferencama.
Nakon kreiranja opisa posla, pronađite mesto za oglašavanje posla kao što je Indeed.com ili Monster. Bilo je moje iskustvo da će kandidati odmah početi da se prijave za poziciju ako ste to pravilno naveli i opisali vrstu radnog okruženja u kojem će raditi. Zato budite sigurni da opis posla koji je kreiran ne čini posao neinteresantnim.
Mora biti dobro napisana i privlačna kako bi se privukli pravi kandidati.
Kada imate svoje najbolje kandidate, sledeći korak je da ih intervjuišete i idealno je to intervju licem u lice jer će ovaj kandidat, ako je zaposlen, imati visok stepen ličnog vremena sa vama i najbolje je znati da li postoji što je pre moguće. Koristite ova pitanja za intervju kako biste vodili proces.
Pronalaženje pravog administrativnog pomoćnika ili izvršnog sekretara može učiniti svu razliku u vašem radnom danu i u velikoj mjeri koliko će biti uspješno kada imate vremena da se usredsredite na svoje poslovanje i upravljate njima.
Ostali opis posla:
Recepcionar :
Medicinski sekretar ili izvršni pomoćnik:
Blagajna :