Kako funkcioniše Kupovni modul u SAP-u?
Preduzeća bilo koje veličine koriste svoju funkciju lanca snabdevanja za kupovinu predmeta ili za proizvodnju gotovih proizvoda ili za pružanje usluga. Pre nego što odeljenje nabavke može kupiti materijal u SAP-u, jedinstvena infrastruktura odjeljenja mora biti konfigurisana.
Da biste dizajnirali strukturu koja najbolje odgovara potrebama preduzeća, morate razumjeti organizacionu strukturu SAP-a i odluke koje kupovni odjel treba napraviti.
Organizaciona struktura kupovine SAP-a
Svako odeljenje nabavke je jedinstveno, ali organizaciona struktura definisana unutar SAP-a će omogućiti kompaniji da usvoji najbolje prakse kako bi maksimizirala prednosti sistema.
- Organizacija kupovine - Ovo je najviši nivo kupovne infrastrukture. Organizacija za kupovinu se definiše kao grupa aktivnosti nabavke koja je povezana sa svim ili određenim dijelom preduzeća.
Ako kompanija ima veliki broj lokacija koje su geografski nezavisne onda svaka oblast može imati sopstvenu organizaciju kupovine. Međutim, mala preduzeća sa jednim ili dve lokacije mogu koristiti samo jednu organizaciju nabavke.
- Grupa za kupovinu - Kupovna grupa može se definisati kao osoba ili grupa ljudi koji se bave određenim proizvodima ili grupom proizvoda koji su kupljeni preko organizacije za kupovinu.
U većim organizacijama često se nalaze stručnjaci za kupovinu u odeljenju nabavki koji rade sa određenim dobavljačima ili vrstama dobavljača.
Kupovina dokumenata
Postoji niz nabavnih dokumenata koje koriste kupovne odeljenja u SAP-u.
- Zahtjev za kupovinu - Ako je proizvod potreban kroz proces planiranja proizvodnje, može se generirati kupovni zahtev. Proizvodi i usluge koje nisu deo procesa planiranja mogu se zahtevati ručno pomoću zahteva za kupovinu.
Ovlašteni korisnici mogu kreirati zahtev i oni će ili zatražiti stavke iz web kataloga ili upisivanjem zahtjeva direktno u SAP sistem. Ako se podigne zahtev za predmet koji nije kupljen pre, može se stvoriti zahtjev za kotaciju i poslati postojećim ili novim proizvođačima.
- Zahtev za ponudu - Ako se proizvod ne može kupiti od ugovorenog dobavljača ili cena i kvalitet nisu prihvatljivi, odjel za nabavke može poslati nove ili postojeće dobavljače Zahtjev za ponudu (RFQ).
Dobavljač može pregledati ponudu za ponudu i poslati nazad najbolje cijene i uslove za stavke.
- Ponuda - Kada dobavljač pošalje svoje ponude, oni se mogu uneti u SAP, a onda odeljenje za kupovinu može pregledati i uporediti.
Može biti određenih pregovora sa dobavljačima za najbolju ponudu, gde će odjela za kupovinu pokušati dobiti povoljnije vrijeme isporuke, popuste ili teretne troškove.
- Nalog za kupovinu - Ovo je komercijalni dokument koji izdaje odeljenje za kupovinu prodavcu, koji identifikuje potrebni proizvod ili uslugu, količinu i cenu po dogovoru koju su saglasili snabdevač i nabavka.
Moguće je postaviti sistem tako da dobavljač mora da prizna da su dobili nalog za kupovinu.
Takođe, moguće je tražiti od proizvođača da pošalju napredno obaveštenje o isporuci, tako da je moguće znati kada će se predmeti isporučivati .
- Ugovori - Umesto jedinstvenog naloga za kupovinu sa prodavcem, moguće je stvoriti kontakt gdje se prodavac slaže da pošalje određenu količinu predmeta u određenom vremenskom periodu.
Takođe, ugovor može biti ugovor o vrijednosti gdje umjesto količine; kontakt je za ukupnu količinu kupljene robe tokom određenog perioda.
- Ugovor o rasporedu - Ovaj ugovor sa prodavcem znači da će u određenom vremenskom periodu biti ugovora o isporuci predmeta u dogovorenim intervalima.
SAP-ova funkcija kupovine je dizajnirana tako da korisnici mogu pomoći svojim organizacijama da pruzaju svojim klijentima naređenja koja ti kupci žele, kada ti kupci žele te naloge - i to postižu tako što će potrošiti što manje inventara.
Ovaj članak SAP nabavke je ažurirao Gary Marion, stručnjak za logistiku i snabdevanje.