Dosad i ne koristite e-poštu u poslu
E-pošta je postala toliko popularna da u nekim slučajevima ljudi to koriste češće od telefona. Pošto se pisana reč lako može pogrešno shvatiti, razumevanje pravilnog e-pošte za e-poštu je bitno u poslovnom okruženju.
Nažalost, mnogi ljudi ne razumeju kako koristiti e-poštu u njihovu korist, a koristi koje mogu prenijeti poslovanju često su propustile. Sledeća pravila poslovnog e-pošte mogu pomoći zaposlenima da sastave e-poštu koja su efikasna i efikasna.
01 - Pošaljite samo jasne i skraćene e-poruke
02 - Uvek koristite liniju značaja
Nikada ne ostavljajte praznu email adresu. Prazna linija teme može da postavi vašu e-poštu kao neželjenu poštu i nikada neće doći do odredišta. E-pošta sa praznim linijama predmeta često se zanemaruje, pogotovo ako nameravan primaoc obično prima mnogo e-poruka na bilo koji dan. Uvek koristite liniju predmeta koja adekvatno odražava sadržaj vašeg e-pošte. To će pomoći vašim primaocima efikasnije razvrstati e-poštu i podstaknuti brži odgovor na vašu e-poštu.
03 - Izbegavajte ekstravagantno formatirane emails
Pošaljite e-poštu u profesionalne formate. Izbegavajte višebojne fontove i slike za pozadine. Ove opterećenja mogu ometati čitaoca ili otežati čitanje poruke. Sve pozadinske slike koje dodate mogu da nadmašuju veličina datoteke svoje e-pošte. To može primorati primaoce sa sporim vezama da čekaju agonizirajuće dugo vremena za preuzimanje vaše poruke. Neke slike u pozadini koje dodate mogu smetati veličinu datoteke e-pošte. To može primorati primaoce sa sporim vezama da čekaju agonizirajuće dugo vremena za preuzimanje poruke.
Ako vaša kompanija insistira da koristite određeni članak za elektronsku poštu kako biste projektovali dosledan izgled i osećaj, iskoristite to. Logotip kompanije i linija potpisa mogu projektovati profesionalnu sliku na svoje e-pošte.
04 - Pošaljite prave odgovore
Nemojte navesti ljude da čekaju pravovremene odgovore na njihov e-mail. Odmah odgovorite jasnom, konciznom porukom. Ako vam treba više vremena da istražite odgovor ili sakupite više informacija, obavestite pošiljaoca e-pošte kada mogu očekivati odgovor.
05 - Koristite Out-of-Office alatke za odgovor
Ako ćete biti daleko od kancelarije i ne možete da pročitate svoju e-poštu, koristite e-mail out-of-office alatku za e-poštu kako biste automatski odgovorili svima koji pokušavaju da vas kontaktiraju. Proverite da li vaš auto-odgovor omogućava pošiljaocima da znaju kada mogu očekivati da dobiju odgovor.
06 - Ne vrišti vuk sa visokim prioritetnim zastavama
Većina email sistema vam omogućavaju da označite e-poštu kao "High Priority" ili "Rush." Ne postavljajte ovo kao podrazumevanu zastavu e-pošte. Koristite je umereno, ili vaši primatelji će ignorisati zastavicu prioriteta. Kada konačno pošaljete istinito važnu e-poštu, ona neće dobiti pažnju koju zaslužuje.
07 - Razmislite da li je "odgovoriti sve" neophodno
Nemojte instinktivno kliknuti na dugme "Odgovori sve" za svaku e-poštu koja ima više slanja ili primaoca. Razmotrite predmet i odlučite ko treba da pročita vaš odgovor. Kontinuirano reagovanje na sve nepotrebno brzo će vam dati reputaciju kao "poslovni spammer", a ljudi mogu započeti da ignorišu svoje e-pošte u potpunosti.
08 - Odvojeni poslovni i osobni e-mail nalogi
Osim ako to nije slučaj, nikada ne koristite svoju poslovnu e-poštu za ličnu korespondenciju. Čak i ako posedujete sopstveni biznis, dobra je ideja da imate dva posebna e-poštna računa. To će vam omogućiti da prioritetite svoje e-pošte i držite nepovezane lične poruke iz poslovne mreže.
09 - Koristite nazive profesionalnih email adresa
Koristite svoje ime kao deo bilo koje poslovne adrese e-pošte. Na primjer, james.bucki@example.com ili jbucki@example.com. Izbegavajte nadimke, ručke, monikere ili nejasne reference. Na primer, nemojte koristiti soccer.mom@example.com ili baseball.nut@example.com.
10 - Da li je email najbolji za ovaj odgovor?
Nemojte koristiti e-poštu kao vaš jedini komunikacijski alat. Nisu sve poruke odgovarajuće e-pošte, a biće vremena kada kratak telefonski poziv ili kratka poseta može biti efikasniji način prenošenja poruke. Sastanak ili razgovor preko telefona može predstaviti ljudski element u interakcije, a to može učiniti sve razlike kada pokušavate da nešto objasnite, ili želite ubediti nekoga da preduzme akciju.
11 - Budite osetljivi i pristupačni
Nikada ne koristite e-poštu kako biste prekinuli vezu ili ugovor. U profesionalnoj poslovnoj korespondenciji, uvek uključite liniju potpisa koja pruža alternativne načine za kontakt sa vama. Na primjer, možete uključiti svoje kancelarije, faks i brojeve mobilnih telefona, kao i adresu pošte u kancelariji.
12 - Izbjegavajte pošiljanje masivnih priloga
Nikada ne znate kako i gdje će vaš primalac pristupiti njihovoj e-pošti. Mobilni uređaji možda počnu preuzimati datoteku pre nego što od korisnika zatraže da potvrdi preuzimanje. Može potrajati i potrošiti propusni opseg koju primalac mora platiti. Držite kombinovanu veličinu priloga ispod 50MB.
Ako morate poslati veliku datoteku, prvo kontaktirajte primaoca i pitajte kako bi želeli da primaju datoteku. Takođe koristite uslugu prenosa datoteka za slanje datoteke.
13 - Razmislite prije nego što pošaljete tu e-poštu
Napokon, uzmite trenutak i razmotrite ono što ste napisali pre nego što pritisnete dugme "pošalji". Da li je to nešto što ne treba poslati putem e-pošte? Da li je lična prirode i nije prikladno koristiti sistem e-pošte kompanije? Jeste li napisali e-poštu dok ste bili ljuti i uključili pasuse za koje biste možda kasnije žalili? Ako je tako, pritisnite dugme "delete".