Obrazac I-9 je takođe osnova za dalju verifikaciju od strane poslodavca, koristeći sistem E-Verify .
Pre nego što počnete sa popunjavanjem obrasca I-9
Imajte na raspolaganju kopije Obrazca I-9 pre nego što započnete zapošljavanje svog prvog zaposlenog. Uverite se da imate najnoviju verziju Obrasca I-9. Sadašnji obrazac, sa istekom roka od 31.3.2013., Mora koristiti poslodavci da verifikuju zaposlenje nakon 7. maja 2013. godine.
Kopije obrasca I-9 (PDF format) dostupne su na web stranici US Customs i imigracionih službi (USCIS). Ovaj obrazac se može popuniti na mreži, a zatim ispisan za potpis.
Obrazac I-9 mora biti popunjen u trenutku angažovanja, a vi (poslodavac) mora da zadrži sve Obrazac I-9 za sve zaposlene. Ako je obrazac popunjen u potpunosti i prihvatili ste dokumente koje je poslao zaposlenik, možete otpustiti zaposlenog ako saznate da je zaposlenik pogrešno prezentirao svoj radni status ili da su obrasci koje je predstavio zaposlenik nisu valjani .
Dovršenje Odseka 1 - Informisanje i potvrđivanje zaposlenih
Odjeljak 1 popunjava radnik. Zaposleni mora da sadrži ime, devojačko ime, adresu i datum rođenja. Zaposleni treba da sadrži broj socijalnog osiguranja, ali ovaj broj je opcionalan, osim ako vaša kompanija koristi sistem E-Verify.
Zaposleni potom potvrdi svoj status - jedan od slijedećih:
državljanin Sjedinjenih Država
državljanin Sjedinjenih Država koji nije državljanin
Zakoniti stalni stanovnik (uključujući i stranca)
Vanzemaljski ovlašćeni za rad (uključujući Alien # ili Prijem) do (uključuje datum isteka, ako je primjenjivo)
Neko može pomoći zaposlenom u popunjavanju Odjeljka 1 obrasca I-9. Sekciju za pripremu i / ili prevođenje prevodilaca treba popuniti pomoćnik. Obavezno odštampajte ime i adresu pomoćnika.
Završni odjeljak 2: Pregled poslodavaca i verifikacija
Odeljak 2 popunjava poslodavac. Morate pregledati dokumente neophodne da biste potvrdili i (a) identitet i (b) radno podobnost zaposlenog. Imajte na umu da dokumenti u Listi A, kao što je pasoš SAD, potvrđuju BOTH identitet i radno podobnost. Dokumenti u Listi B potvrđuju identitet i dokumente u Listi C potvrditi radno podobnost. Morate imati jedan dokument od EACH Liste B i Liste C ako nemate dokument sa Liste A.
Prihvatljivi dokumenti
Lista prihvatljivih dokumenata je uključena u obrazac I-9. Više informacija o prihvatljivim dokumentima, uključujući i primere dokumenata, možete pronaći u USCIS Priručniku za poslodavce.
Napomena o karticama socijalne sigurnosti: Ne možete prihvatiti laminiranu karticu socijalnog osiguranja ili karticu socijalnog osiguranja koja navodi "ne važi za potrebe zapošljavanja". Ispisi iz Uprave za socijalno osiguranje koji pokazuju informacije o socijalnom osiguranju zaposlenog nisu prihvatljive zamene za karticu socijalnog osiguranja.
Dokumenti koji su vam predstavljeni za verifikaciju moraju se podudarati sa statusom kvalifikovanosti koji potvrđuje zaposlenik. Ako dokumenti koji su vam predstavljeni nisu u skladu sa statusom koji je potvrđen od strane zaposlenog, ne možete ih prihvatiti. Na primjer, ako zaposleni potvrdi da je on ili ona državljanin SAD, ali vam pokazuje "zelenu karticu", ne možete prihvatiti dokument.
Datumi isteka roka važenja dokumenata
Neki dokumenti, poput pasoša ili autorizacije rada, imaju datume isteka. Dokumenti koji su istekli nisu prihvatljivi za verifikaciju. Ako dokument ističe u budućnosti, morate je prihvatiti, ali upišite datum isteka u sistemu evidencije zaposlenih. Ako dokument istekne i zaposlenik ne dostavi novi dokument koji pokazuje datum isteka roka važnosti, taj zaposlenik više nije u mogućnosti da radi u SAD-u. Ako se vaša kompanija pregleda, možete biti kažnjeni novčanim kaznama i kaznama za nastavak zapošljavanja ove osobe .
Samo originalni dokumenti
Svi predstavljeni dokumenti moraju biti originali. Fotokopije nisu prihvatljive. Ako imate pitanje o tome da li je dokument kopija, potražite pečat ili pečat od američke vladine agencije ili od države, županije ili opštinske vlasti.
Ako dokument ima drugačije ime od naziva zaposlenog na I-9, postavite pitanja. Manje varijacije slova imena su prihvatljive sve dok se dokument čini istinitim i odnosi se na osobu.
Nakon što pregledate dokumente i donesete razumnu odluku da su obojica (a) istiniti (a ne kopije ili na drugi način sumnjive) i (b) da se odnose na zaposlenog koji ste imenovali, morate se potvrditi pod kaznom krivičnog djela da, po vašem saznanju , zaposlenik je ovlašćen da radi u SAD. Uključite datum kada je zaposlenik počeo da radi za vašu kompaniju. Potpisi, datum, odštampajte svoje ime i naslov i uključite adresu kompanije.
Odeljak 3 Ažuriranje i ponovna verifikacija
Odeljak 3 se koristi za ažuriranje informacija o dokumentima koji su istekao i omogućuje dodavanje novog datuma isteka dokumenta na obrazac.
Čuvanje kopija dokumenata
Ako vaša kompanija koristi sistem E-Verify, čuvajte fotokopije svih dokumenata. Ako ne koristite E-Verify, ne morate čuvati kopije dokumenata. Ako držite kopije, uradite to za SVE zaposlene.
Nakon završenog formulara I-9 - Šta raditi
Vi kao poslodavac morate voditi kopiju popunjenog Obrazca I-9 za sve zaposlene. Ne morate podnijeti ovaj dokument nekom vladinoj agenciji SAD.
Detalji u ovom članku su predviđeni da vam pomognu kao poslodavac u razumevanju zahteva za popunjavanjem obrazca I-9. Nisu namijenjeni da budu inkluzivni. Obavezno pročitajte čitav dokument I-9 kako biste bili sigurni da ćete kompletno i pravilno izvršiti ovaj dokument.
Ispravljanje grešaka
Ispravne greške na obrazcu I-9 u istom su bile kao i drugi važni dokumenti. Nemojte koristiti bele boje ili pokušati da izbrišete grešku. Standardna procedura za ispravljanje grešaka u važnim dokumentima je:
- Linija kroz pogrešne informacije (proverite da li se informacije i dalje mogu čitati)
- Napravite promenu
- Datum i iniciranje promene.
Savjeti za popunjavanje obrazaca I-9
- Vi kao poslodavac mogu odrediti zaposlenog ili nekog drugog da popuni delove poslodavca u obliku I-9. Međutim, INS kaže: "ako neko drugi ispuni formu I-9 u vaše ime, on / ona mora nositi punu I-9 odgovornosti."
Zaposleni može da dobije pomoć za popunjavanje odeljka 1. Proverite da li pomoćnik završi blok "Pripremitelj i / ili prevodilac" i da ima znak zaposlenog. Više informacija - odgovori na pitanja o obliku I-9
Pogledajte ovaj članak sa odgovorom na uobičajena pitanja o obrascu I-9 i verifikaciji podobnosti za zapošljavanje- Od vas se traži da zaštitite privatne informacije koje pružaju zaposleni na obrascu I-9 i na pratećim dokumentima. SAMO koristite ove informacije za I-9 svrhe i skladištite dokumente na sigurnom i sigurnom mestu, kao što je zaključani kabinet za datoteke na koji ima samo nekoliko povjerljivih osoba ključ.
- Neke američke agencije za zapošljavanje mogu potvrditi kvalifikaciju za zapošljavanje i sertifikovati zaposlene koje vam šalju. Budite sigurni da u tom slučaju dobijete i zadržite kopiju sertifikacije od vaše države.