Saveti za postavljanje prve kancelarije

Osmišljavanje i efikasnost vašeg kućnog kancelarijskog prostora

Rad iz kuće nudi mnoge prednosti - od fleksibilnosti postavljanja vlastitog rasporeda do uštede vremena i gasa tako što praktično eliminiše vašu svakodnevnu vožnju. Međutim, uspješno u kućnoj kancelariji zahtijeva stvaranje kancelarijskog prostora koji promoviše efikasnost u netradicionalnom radnom okruženju. Razmotrite sledeće savete kako biste definisali profesionalni radni prostor za svoj novi posao.

  • 01 - napravite listu svojih kritičnih potreba za kućnim uredima

    Pre nego što zatražite ugao u jednoj od vaših soba i nazovete ga kancelarijom, napravite detaljnu listu svojih osnovnih potreba za kućnu kancelariju . Ovo se zove vaša lista "kritičnih potreba". Treba uključiti stavke koje morate imati za svoju kancelariju, kao što su stol, računar, faks, telefon, i tako dalje. Ako ste grafički umjetnik, na primjer, možda će vam biti potreban i mali stol za računar i veću stolu ili radni prostor za vaše umjetničko djelo. Međutim, ako ste konsultant, možda će vam trebati dodatni prostor za nekoliko zaključanih vatrootpornih ormara, a možda i prostor za klijente da se upoznaju sa vama. Prilikom kreiranja liste kritičnih potreba, važno je razmišljati o svim načinima na koji planirate da koristite kućnu kancelariju.
  • 02 - Izaberite odredjeno područje za svoj kućni prostor

    Jednom kada ste napravili listu kritičnih potreba, imate bolju ideju koliko prostora zaista trebate za kancelariju. Imajući to u vidu, sada možete odabrati posebnu oblast vašeg doma za poslovni prostor. Idealno, kancelarija bi trebalo da bude u mirnom kraju sa određenim nivoom privatnosti. Ovo je posebno važno ako dijelite kuću sa supružnikom, decom ili čak cimerkom. Na primer, rezervna prostorija sa vratima može biti najbolja jer može pomoći u filtriranju buke iz ostatka kuće. Ili, ako se sastanete sa klijentima u vašoj kućnoj kancelariji, možda će biti efikasnije izabrati sobu blizu prednjeg ulaza u kuću.

  • 03 - Dobijte kreativan radni prostor i zahteve za skladištenjem

    Često, kućna kancelarija ima ograničen prostor i može se osećati prepuštenim čak i samo stolom i stolom u sobi. Međutim, održavanje profesionalne kancelarije zavisi od dobre organizacije. To znači planiranje prostora koji ima dovoljno prostora za oba skladišta (datoteke, potrošni materijal, itd.) I dovoljno prostora za širenje i rad. Možda ćete morati da budete kreativni. Na primer, napravite svoj vlastiti stol koji koristi ormarić za datoteke kao osnove sa drvetom ili laminatnom teglom za vrh. Možda ćete morati i da skladištite datoteke u drugoj sobi. Imajte na umu, opšte pravilo je da sve datoteke ili potrošni materijal koji koristite često treba biti lako dostupni. Opet, cilj je stvaranje organizovanog kancelarijskog prostora koji zadovoljava sve vaše osnovne potrebe.

  • 04 - Osvijetli svoj kućni ured uz pravilno osvetljenje

    Kada je moguće, izaberite prostor za svoju kancelariju koja omogućava puno prirodnog svetla. Ovo pruža dobru osnovu za sjajan radni prostor koji se onda može poboljšati direktnijim osvetljenjem. Ako vaša kancelarija dozvoljava malo ili nikakvo spoljašnje osvetljenje, pristupno osvjetljenje postaje još važnije. Počnite pružajući opšte, nadzemne svjetiljke koje popunjavaju većinu radnog područja. Zatim, razmislite o dodavanju zadatka, ili lampama i podnim lampama koje mogu dati koncentrično osvetljenje u određeno radno područje. Konačno, bez obzira na vrstu osvetljenja koja je na raspolaganju, uverite se da je ekran računara postavljen tako da sprečava pojavu odsjaja. Cilj je stvaranje izbalansiranog osvetljenja koji smanjuje naprezanje očiju.

  • 05 - Koristite poseban telefon za kućne poslove

    Jedna od mnogih prednosti rada od kuće je smanjenje nad glavom. Međutim, inicijalna ušteda od deljenja telefonske linije sa vašim kućom i poslom može na kraju da vas košta. Kućni telefon je manje profesionalan i može dozvoliti klijentima da dovedu u pitanje legitimitet poslovanja. Jedna od najčešćih zamki za korišćenje kućnog telefona je da podeli govornu poštu koja koristi poruku porodice i biznisa. To zbunjuje kupce. Isto tako, kada delite telefon, rizikujete da dete ili drugi član porodice odgovorite na telefon, ostavljajući utisak da ne pokrećete pravi posao. Najbolje je koristiti namensku telefonsku liniju za svoju kućnu kancelariju. Naravno, ovo može uključiti i mobilni telefon ili VoIP (Internet-bazirani) telefon.

  • 06 - Investirajte u pravu kućnu kancelarisku opremu

    Početak rada u matičnoj kancelariji pomoću odgovarajuće opreme je od suštinskog značaja, a telefoni nisu jedini potrebni delovi opreme. Nažalost, može biti zadivljujuće za skeniranje na ključnu opremu i razbijanje na nepotrebnim stavkama, kao što je kancelarijski dekor. Novac treba trošiti na dobar sto sa pravilnim radnim prostorom, udobnom stolom koja može pružiti podršku, računare sa efikasnom memorijom i performansama, brzu internet konekciju i bilo koju drugu specijalizovanu opremu, alate ili softver koji je ključan za rad u vaše područje ekspertize.

  • 07 - Odvojite profesionalca od ličnog

    Kada radite od kuće, važno je zadržati vaš privatni život od prelivanja u vaš poslovni život (i obrnuto). Uspostavljanje poslovnog bankovnog računa je prvi korak koji vam pomaže da izbjegnete miješanje ličnih troškova s ​​vašim poslovnim troškovima. Da biste dodatno smanjili konfuziju, pokušajte sačuvati lične provjere, evidencije i čak pošte u sobi odvojene od vaše kancelarije. Potpuno segmentiranje ovih dijela vašeg života može takođe pomoći u poreskom vremenu. Poreske olakšice koje se odnose na kućne kancelarije sve se detaljnije istražuju, a što više možete dokazati da je kancelarija potpuno odvojena i posvećena oblast, to bolje u smislu ispunjavanja definicija IRS matične kuće .

  • 08 - Koristite formalne postupke i procedure u vašem kućnom uredu

    Ne postoji potreba za pisanjem formalnog priručnika za zaposlenike ili objavljivanjem liste kancelarijskih pravila, ali je korisno odrediti formalni sistem poslovanja za vašu kancelariju. Ovo uključuje sve od standardizacije vođenja evidencije i plaćanja faktura do vremena prijavljivanja sa kupcima i kilometražom za poslovna putovanja. Održavanje nekoliko formalnih procedura za standardne poslovne funkcije će osigurati da vaša kancelarija ostaje organizovana, te da su informacije dostupne tamo gde i kada vam najviše trebaju.

  • 09 - Uspostavite radno vrijeme

    Fleksibilnost je ključna prednost rada u domu. Ipak, i dalje je potrebno da stavite dovoljno vremena. Postavljanje tipičnog rasporeda rada u vašoj kancelariji će vam pomoći da ostanete fokusirani. Možda je još važnije, zadržavanje standardnih radnih sati (u većini slučajeva) također pomaže svojim klijentima da znaju kada su vam na raspolaganju i do kojih se može doći. Na kraju krajeva, možete raditi veliki deo svog stvaralaštva sredinom noći, ali vaši klijenti više verovatno čuvaju više tradicionalnih sati i trebaju vam pristup u tom vremenskom okviru. Podešavanje radnog vremena može takođe pomoći da se minimiziraju ometanja i nenajavljeni pozivi ili posjete poseta dobronamjernih prijatelja i porodice.

  • 10 - Zadržite vreme: obesite sat u kućnom uredu

    Kada se vaše radno vreme postavlja, ne zaboravite da obesite sat na zidu ili ga postavite na svoj sto - bilo gdje je jasno vidljivo. Iako ovo izgleda kao smešno (ili očito), istina je da kada radite od kuće, lako je zaboraviti na vreme. Pre nego što znate, radili ste četverodnevni dan već treći dan zaredom. Iako je vaš posao kod kuće, još uvijek dolazi vreme kada ga imate da ga nazovete danom i zatvorite vrata u kancelariju.