Račun, koji se ponekad naziva faktura prodaje, je dokument koji je dobavljač proizvoda ili usluge poslao kupcu. Račun utvrđuje obavezu kupca da plati, stvarajući potraživanje na računu . Drugim rečima, faktura je pismena verifikacija ugovora između kupca i prodavca robe ili usluga.
Računi su važan deo knjigovodstva i knjigovodstvenog sistema Vašeg poslovanja, jer evidentiraju transakcije prodaje.
Šta uključuje fakturu?
Uobičajeni odeljci u fakturi uključuju:
- Datum kada je faktura kreirana. Ne zaboravite ovo! Datum fakture počinje da kretanje sata na klijentu. Ako imate uslove (rok za plaćanje), želite da uključite datum tako da svi znaju kada je dužina isplate.
- Imena i adrese kupca i dobavljača. Ako kreirate fakturu u računovodstvenom softveru, možda vam je potrebna samo adresa e-pošte kupca, ali je i dalje dobra ideja da sakupljate i uključite fizičku adresu, u slučaju da vam je potrebno poslati pravi pismo ili dokument.
- Kontaktirati imena pojedinaca u dva preduzeća (ili poslovnog i pojedinačnog). To je dobro pravilo odnosa sa kupcima da biste se uverili da pravilno unosite imena.
- Opis predmeta kupljenih , bilo proizvoda ili usluga, uključujući cijene i količine. Često ćete imati standardne opise stavki i brojeve inventara. Ali budite što specifičniji i detaljniji kada kreirate fakturu. Ovo izbjegava konfuziju i probleme "nisam znao".
- Uvjeti plaćanja. Na primjer, provajder može odrediti "net 30 dana", što znači da cijeli iznos dospijeva u roku od 30 dana.
Kako fakturisati kupca
Možda koristite softver za online računovodstvo za poslovanje , ili možda koristite unaprijed ispisanu fakturu koju ćete popuniti. Proces funkcionira na isti način za oba procesa fakturisanja.
Pripremićete račun samo nakon što ste isporučili proizvod ili uslugu kupcu.
- Počnite tako što ćete identifikovati kupca . U nekim slučajevima, možda ćete želeti da identifikujete pod-kupca ili posao unutar datoteke tog klijenta.
- Uključite prethodne brojeve dokumenata koji se odnose na ovu prodaju, uključujući bilo koju narudžbenicu ili ugovor o prodaji ili procjenu.
- Identifikujte predmete koji se prodaju i isporučuju . Obično biste uključili ime proizvoda ili usluge, količinu (ili vrijeme, za usluge) i stopu (po stavki ili satu). Ako koristite online softver, izračunava se ukupna vrijednost za svaku stavku. Ovo je mesto gde ćete možda morati klasifikovati stavku kao " rezervisana za povratak ".
- Svaka stavka dobiva svoju liniju, a ukupno se dodaju sve linije.
- Zatim ćete uključiti informacije o svim depozitima koje je već izvršio kupac ili bilo koji popust koji se primjenjuje na ovu fakturu.
- Možda želite da ponudite korisnicima različite načine plaćanja, eventualno daju popust za plaćanje u gotovini.
- Uključite uslove isporuke za isporučene proizvode. Postoje dva tipa: FOB transportna tačka ili FOB destinacija. (F OB označava "slobodan na brodu". ) Ako su termini FOB brodsko mjesto, pošiljalac (to je prodavac) plaća isporuku. Ako su termini FOB odredište, kupac plaća isporuku. Takođe je dobra ideja da se primetite ako kupac pokupi stavku ili stavke u slučaju da ima bilo kakvih pitanja o prijemu predmeta.
- Uključite uslove prodaje. To jest, kada želite kupac da plati i da li ćete dati bilo kakav popust za prevremenu isplatu? Izrazi su izraženi kao ovaj 2/10 Net / 30. To znači da ćete dati 2% popusta ukoliko je uplata primljena u roku od 10 dana, a cijeli iznos se plaća u roku od 30 dana.
Fakture mogu biti poslate e-poštom ili poslati faksom do korisnika.
Kada kupac plaća, broj fakture treba da se prikaže na potvrđivanju prodaje i odgovara na potvrdu prodaje u vašem računovodstvenom softveru, pa je jasno da je faktura plaćena. Plaćanje uzima neplaćeni iznos van vašeg računa potraživanja.
Računi i narudžbenice
Računi se ponekad zbunjuju sa nalogom za kupovinu . Nalogi za kupovinu (PO) su pre transakcije, a računi su nakon transakcije. Nalogi za kupovinu zabeležuju porudžbinu od strane kupca prodavcu ili dobavljaču.
Račun, s druge strane, evidentira prijem proizvoda ili usluge i, kao što je gore navedeno, uslove plaćanja. Nalozi za kupovinu koriste mnoge kompanije kao deo procesa odobravanja. Neke kompanije zahtevaju narudžbenice za proizvode ili usluge u određenom iznosu.
Računovi nasuprot računa
Razlika između fakture i računa je fokus i stav. Račun stvara snabdevač, a to je izjava o uslugama ili proizvodima proizvedenim i isporučenim klijentu, uključujući iznos koji se duguje. Račun se može stvoriti pre ili nakon prijema proizvoda ili usluge. Uobičajeno je da se faktura uključi sa proizvodima koji se isporučuju, tako da primalac može proveriti predmete kako bi bili sigurni da su svi tamo.
Račun je zahtev za plaćanje. Obračun se obično smatra iz stanovišta kupca. Obično je primiti račun bez fakture, kao u restoranu ili maloprodaji. Obračun se obično daje uz očekivanje trenutnog plaćanja.
Neki primjeri faktura
Ova uzorka faktura uključuje kanadske informacije, ali će vam dati ideju o tome šta faktura uključuje .
Evo nekih korak po korak uputstava za kreiranje fakture.