Kako plan za kontinuitet poslovanja može zaštititi vašu kompaniju

Poslovna poremećanja mogu se dogoditi u bilo kom trenutku i često se dešavaju bez prethodnog obaveštenja. Ovi neplanirani događaji mogu uzimati mnogo različitih oblika - prirodnih katastrofa, gubitka ključnog osoblja, kršenja podataka, ekonomskih promena, kibernetaka, IT katastrofa - ali je zajednička tema da pojava ovih nesreća ima potencijal da usporava ili čak zaustavi, vaše poslovanje.

Katastrofe mogu uticati na svaki posao.

Ako mislite da je vaš posao previše mali da biste bili u opasnosti, razmislite ponovo. Ako uzmemo u obzir samo poremećaje sajber bezbednosti, 43 odsto sajber-napada posebno se bavi malim biznisom. I to ne utiče na sve druge vrste katastrofa koje mogu zaustaviti vaše poslovanje u svojim stazama. Znajući da više od 40 posto biznisa nikada neće ponovo otvoriti nakon katastrofe, teško je raspravljati s položajem da vam treba planirati naprijed za nezamislivo. Kao vlasnik preduzeća, morate tačno znati šta treba učiniti kako bi se brzo vratio i pokrenuo posao ako se desi nešto strašno. Ovde ulazi plan kontinuiteta poslovanja.

Šta je plan kontinuiteta poslovanja?

Plan kontinuiteta poslovanja proaktivno opisuje korake koje ćete preduzeti u svom poslu da biste se oporavili od (iu nekim slučajevima sprečili) nesreće koje se mogu dogoditi. Cilj je da analizira potencijalne pretnje, identifikuje ključne oblasti poslovanja na koje treba prvo da se fokusira i jasno navede šta treba da se desi da bi se izbegli izgubljeni prihodi ili trajno oštećenje poslovanja.

Efektivni plan kontinuiteta poslovanja treba da sadrži sledeće informacije:

• Sažetak najkritičnijih poslovnih procesa i funkcija.
• Temeljna analiza potencijalnih prijetnji koje mogu ometati poslovanje.
• Spisak informacija o kontaktima za hitne slučajeve na terenu i offsite.
• Interne i eksterne komunikacione strategije.

• Identifikacija tima za oporavak i odgovornosti svake osobe
• Jasna uputstva za pristup i obnavljanje podataka izvan lokacije.
• Identifikacija privremenih poslovnih prostorija ili lokacija.
• Dnevnik promjene koji rezimira ažuriranja napravljena u planu i kada su napravljeni (za potrebe kontrole verzija).

Ko je potreban?

Svaka kompanija, velika i mala, trebala bi vremena da napravi plan kontinuiteta poslovanja. Složenost vašeg plana zavisi od veličine, vrste i lokacije vašeg poslovanja, ali ako poslujete, potrebno je imati plan koji prikazuje šta ćete raditi ako nešto ugrožava vaše poslovanje.

Dobro razvijen plan kontinuiteta poslovanja može štititi svaki aspekt vaših poslovnih podataka, fizičkog poslovanja i opreme, osoblja, inventara i intelektualnog kapitala. Ako se vaš posao suočava sa poremećajem, a vi nemate plan kontinuiteta poslovanja kako biste ublažili štetu, možda ćete izgubiti prihod, osnovno osoblje, konkurentnost u industriji, pa čak i vašu pozitivnu javnu reputaciju. Najvažnije je da je plan kontinuiteta jednako važan kao i drugi tipovi poslovnih planova , tako da biste trebali imati jedan da zaštitite svoju kompaniju ukoliko vam je to potrebno.

7 Saveti za kreiranje i korišćenje plana kontinuiteta poslovanja

Sada kada smo pokrili važnost plana kontinuiteta poslovanja, vreme je da započnete stvaranje jednog.

Saveti navedeni u nastavku će pojednostaviti proces i pomoći vam da kreirate najefikasniji plan kontinuiteta poslovanja:

1. Koristite obrazac : Svi planovi kontinuiteta poslovanja imaju slične informacije, tako da možete da uštedite mnogo vremena tako što preuzmete šablon kontinuiteta poslovanja i onda ga prilagodite za svoje poslovanje. Dajte sebi početak tako što ćete preuzeti i ažurirati ovaj predložak iz FEMA-e, ili ovaj na TechTarget-u.
2. Osećaj lako izvršiti: Ako je vaš plan kontinuiteta poslovanja neorganizovan i zbunjen, korisnost i sposobnost izvršavanja na vrijeme će biti ograničena. Omogućava lako razumevanje i izvršavanje tako što uključuje jasna uputstva ili liste provjere koji detaljno navode šta treba uraditi. Takođe možete olakšati izvršavanje pomoću vizuelnih pomoćnih sredstava kao što su tokovi grafikona, grafikoni i dijagrami za prikazivanje potrebnih akcija.

1. Pad procenjenog vremena oporavka: Plan kontinuiteta poslovanja podrazumeva izradu pretpostavki i procene o tome šta bi se moglo dogoditi, šta će biti potrebno uraditi i koliko će dugo trajati za oporavak. Jedan od načina da osigurate da imate dovoljno vremena da povratite posao na putu je dodavanje dodatnih vremena za oporavak kako biste se vratili i pokrenuli. Ovo može dati vašem poslu malo prostora za disanje tokom faze oporavka.
2. Testirajte to temeljno: izbjegavajte stvaranje plana kontinuiteta poslovanja i samo se nadajte najboljem. Trebali biste je testirati i planirati nekoliko prolazaka kako biste bili sigurni da su sve najkritičnije oblasti poslovanja inkorporirane i planirane na adekvatan način.
3. Redovno ažurirajte informacije : Nemojte dozvoliti da vaš plan sedne i sakuplja prašinu. Ako uložite vrijeme za kreiranje plana kontinuiteta poslovanja, takođe treba provesti potrebno vrijeme kako biste bili sigurni da je to tačno. Pregledajte redovne check-ine (najmanje svakih šest meseci) kako biste pregledali i ažurirali sve informacije uključene u dokument, uključujući osoblje, kontakt informacije, lokacije i strategije.
4. Podijelite je sa ključnim osobljem: Svako ko ima odgovornosti u planu kontinuiteta poslovanja treba ih upoznati i jasno razumjeti uloge koje će igrati u izvršenju plana. U mnogim slučajevima, takođe će imati smisla da se ažurira drugo osoblje na širem nivou, kako bi mogli da uđu i pomognu ako je potrebno.
5. Obezbijediti obuku za podršku plana: Odgovarano izvršenje plana kontinuiteta poslovanja može zahtijevati da neko od vaših osoblja prelazi svoje svakodnevne obaveze da završi dodatne zadatke. Uverite se da odvojite vrijeme da obučite svakog od ovih zaposlenih o tome šta treba da uradi, tako da nema praznine u znanju ako se plan mora učiniti aktivnim.

Kada se kreira plan vašeg kontinuiteta poslovanja, takođe treba da razvijete plan za oporavak od katastrofe koji možete izvršiti da biste se vratili i pokrenuli operacije u slučaju nesreće.