Dokumenti o poslovnim zahtevima za poslovne projekte
Uzmimo primer: Kompanija (mi ćemo ih nazvati ZXYW LLC) odlučila je da svoje računovodstvene funkcije prenese u zajednički servisni centar u SAD. Oni počinju proces pronalaženja lokacije, postavljanja usluga, zapošljavanja i upravljanja zaposleni.
To je komplikovano preduzimanje i trajaće mnogo mjeseci da se postigne. Oni počinju timom koji priprema dokument o poslovnim zahtevima.
Koji je dokument za poslovne zahtjeve?
Svrha dokumenta o poslovnim zahtevima je dati potpunu sliku projekta ili novog biznis plana , tako da je svima jasno o tome šta se mora učiniti i kada.
Dokument o poslovnim zahtevima (BRD) može se razmotriti u dvije faze. U prvoj fazi projekta to je dokument koji postavlja sve zahteve za projekat, uključujući troškove, detalje o implementaciji, projektovane koristi, prekretnice i vremenski okvir za implementaciju.
U drugoj fazi, BRD zapravo može postati ugovor između dvije stranke, formalno postavljajući zahtjeve kompanije za zapošljavanje (ZXYW LLC u ovom slučaju) i izvođača radova. U nastavku ćete videti više o jeziku ugovora.
Kako se poslovni dokument razlikuje od poslovnog plana?
Dok oba dokumenta mogu sadržati istu vrstu sekcija (na primjer, izvršni rezime), namjera je drugačija.
Stvoren je poslovni plan koji će voditi novi ili postojeći biznis, ali često je njegova svrha prezentirati zajmodavcu za finansiranje pokretanja ili ekspanzije.
Poslovni plan sadrži opšte informacije o preduzeću io svojim planovima i strategijama za mogućnost generisanja prihoda za vraćanje kredita.
Finansijski izveštaji su ključni deo poslovnog plana, dok finansijski dokumenti u BRD mogu biti sasvim različiti, usredsređeni na određeni projekat.
Kako se dokument za poslovne zahtjeve razlikuje od zahtjeva za prijedlog?
Razlika između dva dokumenta je blago, ali važna. Tipično, kreiran je zahtev za prijedlog (RFP) u cilju traženja ponuda od različitih proizvođača. u primjeru ZYXW-a, RFP se šalje potencijalnim kompanijama koje pružaju usluge outsourcing-a, da traže ponude.
BRD, s druge strane, priprema se za određenog partnera ili partnera u zajedničkom ulaganju koji je već odabrao kompanija za zapošljavanje. BRD sadrži više detalja i više specifikacija i rokovi koji se trebaju ispuniti na putu i na kraju projekta.
Kada se kreira RFP, dolazi sa rokom i zahtevima za podnošenje ponuda. Ponude se procjenjuju nakon roka.
Šta treba uključiti u dokument za poslovne zahtjeve?
Na neki način, dokument o poslovnim zahtevima je sličan drugim vrstama poslovnih predloga. BRD treba da sadrži:
1 . Izvod sažetka , ponekad se zove izvršni rezime , koji generalno opisuje zahteve projekta.
Izvod sažetka je obično napisan nakon što je BRD završen.
2. Ciljevi projekta. Ovi ciljevi trebaju biti u SMART formatu ; specifični, merljivi, dostupni, realni i vremenski ograničeni.
3 . Pozadina i izjava o potrebama ili obrazloženje za projekat. Ovo je važan deo dokumenta, zato ga ne ostavljajte. Objašnjavanje zašto je projekat potreban je primarni pokretač projekta, a njegov uspjeh zavisiće od toga koliko dobro ispunjava potrebu.
4. Obim projekta - šta treba uključiti i šta ne treba uključiti. Na primjeru kompanije ZXYW, kompanija je jasno stavila do znanja da obim nije uključivao zapošljavanje najvišeg rukovodstva - te osobe pružale bi kompaniju.
5. Finansijski izveštaji. Finansijski izveštaji su od suštinskog značaja za cjelokupni pregled uticaja projekta na bilans stanja kompanije i prihoda u određenom vremenskom periodu.
Naravno, kako će kompanija finansirati projekat je važno i ovdje.
6. Funkcionalni zahtevi i karakteristike. Ovo je mesto za pružanje detalja, uključujući dijagrame, organizacione karte i vremenske rokove.
7. Osobne potrebe. Ko treba angažovati i kada. Koje kategorije zaposlenih će biti potrebne i kako će biti plaćeni. Ko ih plati i kada. S obzirom da ZXYW uspostavlja objekat baziran na ljudima, ovo je ključni dio njihovog BRD-a.
8. Raspored, vremenski rok i rokovi. Faze projekta treba detaljno opisati u ovom odeljku, kako bi se osiguralo da sve strane razumiju šta je potrebno i kada. u projektu ZXYW, prva faza je bila izbor lokacije, uključujući istraživanje nekoliko potencijalnih gradova.
9. Pretpostavke. Ovaj deo dokumenta često se zanemaruje. Izricanje pretpostavki pomaže kasnije da izbegne probleme. Na primjer, u gore navedenom ugovoru, kompanija je želela da zakupi, a ne kupi , poslovni prostor.
10. Troškovi i koristi. Analiza troškova i koristi predstavlja detaljnu listu svih troškova projekta i treba uračunati uštede iz projekta.
Zašto dokumenti o poslovnim dokumentima ugovaraju?
Kao što je gore navedeno, u početnoj fazi BRD je predlog. Možda ste primetili da nešto nije bilo na listi gore navedenih sekcija - plaćanje za pružene usluge. Bez izjave o isplatama ugovaraču i vremenu tih isplata, nema ugovora.
Pre nego što se dve strane potpisu na dokument, mora se dodati standardni jezik ugovora , uz pomoć advokata, uključujući
- Obećava da će platiti i obećava pružanje usluga
- Restriktivni sporazumi , sprečavajući izvođača da preuzme poslovne tajne kompanije ili ih deli sa drugima.
- Šta se događa ako jedna strana ne ispunjava svoje obaveze (tj. Krši ugovor)
- Osiguranje i obeštećenje (držati bezopasne) klauzule
- Odredbe za parnicu i arbitražu
- I, naravno, potpise od strane odgovarajućih zvaničnika kompanije i izvođača radova.