Zašto uzeti zapisnik o sastanku korporativnog odbora?
Zapravo postoje više razloga za vođenje i evidentiranje zapisnika vaših korporativnih sastanaka.
Prvi i najvažniji razlog za snimanje zapisnika sastanaka jeste zapisnik o tome šta ste odlučili. Sjedio sam na sastancima na kome niko nije mogao zapamtiti odluku koju je odbor donio prije nekoliko mjeseci. Imate nešto u pisanoj formi za svoj biznis,
Drugi razlog za zapisnik korporativnog odbora je u fiducijarnoj i odgovornosti. Članovi odbora su u povjerenju. Oni donose odluke o novcu koji ulože korporativni akcionari, a oni moraju biti u stanju da dokažu da su delovali mudro, u najboljem interesu korporacije, i bez sukoba interesa . Održavanje zapisničkih sastanaka pomaže odboru da dokaže da su postupali u dobroj namjeri i izbjegavaju ličnu odgovornost za svoje postupke.
Treći razlog je za poreske svrhe. Korporacija je zaseban subjekt od pojedinih akcionara. Da biste bili sigurni da održavate to razdvajanje, zapisnici sastanka odbora obezbeđuju rekord.
Bez njih, IRS ili državne agencije mogu negirati poreski status poslovanja. Korporacija koja to ne pokazuje djeluje kao entitet odvojen od vlasnika može stvoriti tešku poresku situaciju.
Postoji ravnoteža za preduzeća koja će se truditi da između članova odbora budu obavljali svoju dužnost i zaštićeni od dugih, besmislenih sastanaka odbora koji troše vrijeme članstva.
U ovom članku ćemo riješiti tu ravnotežu.
Sada kada smo razgovarali o razlozima za vođenje sastanaka sastanka odbora, evo nekih grešaka koje preduzimaju kompanije i neke misli o tome kako ih ispraviti.
Ne kreira i distribuira agendu pre sastanka
Druga velika greška koju su korporacije napravile na sastancima odbora ne postavljaju dnevni red pred sastanak, a ne raspoređuju dnevni red i relevantna dokumenta prije sastanka. Dnevni red treba da sadrži određene vremenske rokove za svaku stavku dnevnog reda. Imajući specifičan dnevni red ne samo da sastanak funkcioniše lakše, već omogućava odbor (i svi koji čitaju nekoliko minuta kasnije) znaju relativnu važnost svake stavke dnevnog reda.
To ne znači da se nešto ne može naći na dnevnom redu ako je to važno i hitno, ali stavke se mogu dodati na dnevni red glasanjem. I puno toga što je hitno treba rukovoditi rukovodioci, a ne odbor.
Nedostaju važni dijelovi zapisničkih sjednica
Obrazac za zapisnik sastanka odbora treba da sadrži:
- The datum, vreme i lokaciju sastanka
- Početak i završetak vremena, i vremena dodeljena određenim stavkama na dnevnom redu
- Kakav sastanak odbora - redovan, poseban ili godišnji (sve države zahtijevaju korporacije da imaju godišnji sastanak)
- Ko je bio prisutan, navodeći direktore, goste i članove osoblja i koji članovi odbora nisu bili prisutni. Treba navesti imena svih koji dolaze kasno ili napuštaju ranije.
- Određivanje da li je prisutan kvorum. Kvorum se obično traži od strane korporativnih podzakonskih akata za bilo koji glas koji treba uzeti. Kvorum je obično više od polovine članova. (Za odbor od devet članova, na primjer, pet članova mora biti prisutno za kvorum).
- Ako prezentacije daju odbori ili drugi, uključite imena i naslove predavača.
Sastanak zapisnika je prefinjeniji
Verovatno najveće greške daju odbori da zahtevaju detaljne informacije o diskusijama (ponekad argumentima) i procesima. Sastanci treba da odražavaju rezultate odluka, a ne ko je rekao šta je u diskusiji. Recimo da vaš odbor glasuje na predlogu prodaje nove linije proizvoda.
Zapisnici sa sastanka trebali bi reći: "Zahtjev za dodavanje nove linije začina. Predlog je usvojen i usvojen, uz takozvano i protivno." Ako je grupa imala diskusiju, trebalo bi da zabeležite dužinu diskusije i sumirate je, ali ne morate da idete u detalje o diskusiji.
Zapisnici koji nisu dovoljno specifični
Na drugom kraju spektra, nekoliko minuta nije dovoljno specifično za pružanje informacija i zadržavanje članova iz nevolje. Ako odluka nije jednoglasno, zapisnik o kojem su članovi odbora odbačeni, koji su se uzdržali (i zapaziti da li se uzdržalo zbog potencijalnog sukoba interesa).
Dok ne morate da snimate udarac za svaku diskusiju, ili ko je rekao šta. Ali u zapisniku treba biti dovoljno informacija da bi se odrazio duh diskusije.
Sastanci Odbora su dugi
Niko ne voli dugačke sastanke, ali postoje neki načini skraćivanja sastanka i zapisnika. Možda želite da sačuvate vreme sastanka odbora tako što ćete napraviti dnevni red saglasnosti. U suštini, ovaj dnevni red predstavlja spisak pitanja koja se mogu brzo riješiti bez diskusije. Lista može uključivati zapisnike sa prethodnog sastanka, finansije i izveštaje odbora ili izvršnog direktora.
Sastanak saglasnosti i izvještaji i druge informacije moraju biti raspodijeljeni prije sastanka, tako da članovi imaju priliku da ih pročitaju. Zatim, na sastanku, dnevni red saglasnosti je deo procesa sastanka. Svaki član odbora može postaviti pitanje ili zabrinutost zbog dnevnog reda saglasnosti, ali ukoliko nema pitanja, na celokupnom saglasnom dnevnom redu može se glasati istovremeno.
Pogrešan tip odluka
Korporativni odbor donosi odluke o ukupnoj politici. Svakodnevne odluke donose rukovodioci korporacije na osnovu te politike. Ponekad ploče prevladavaju i pokušavaju donositi odluke koje su najbolje prepuštene menadžmentu.
Ne odobravanje zapisnika
Zabrinjavajuće je, u vrhu sastanka odbora, zaboraviti da odobri zapisnike. Ali važno je osigurati da zapisnici pravilno odražavaju i pismo i duh sastanka. Zapisnici se smatraju "nacrtom" dok se ne odobre.
Ne vodi evidenciju zapisnika sastanka
Posle svih problema na koje ćete ići kako biste zadržali dobar minut za vašu korporaciju, ne zaboravite da zadržite svoje sastanke sa korporacijskim sastancima negde na sigurnom i pristupačnom. Postavite postupak za držanje minuta u korporativnoj knjizi podataka ili "u oblaku" u datoteki zaštićena lozinkom.
Zaboravite da potvrdite ulogu korporativnog sekretara
Većina obaveza koje se odnose na zapisnike o korporacijama nalaze se u domenu sekretara korporacije. Biti dobar korporativni sekretar je umetnost, i ove osobe često nisu dovoljno priznate. Recite "hvala" ovoj osobi redovno.
Ne uključuje advokata kao savjetnika u svoj odbor direktora
Informacije u ovom članu nisu namijenjene davanju poreskih ili pravnih savjeta, a autor nije advokat. Da li je vaša korporacija privatna ili javna (sa akcijama sa kojima se javno trguje), trebalo bi da imate advokata koji vam savetuje kako da vodite korporativne minute i da prisustvujete važnim sastancima odbora kako biste bili sigurni da ste vi i vaš odbor.