S vremena na vreme se događaju računovodstvene greške , ali se mogu izbjeći mnoge uobičajene računovodstvene greške uz pravilno planiranje i pripremu. Svi znamo da obično treba više vremena da ispravi grešku nego da to prvi put izvede. Interesantno je da je i jeftinije identifikovati i ispraviti greške ranije u projektu, a ne čekajući da kasnije ispravi problem.
Ako tretirate svoje poslovanje kao dugoročni projekat, onda ćete želeti da budete proaktivni tako što ćete postati svjesni čestih grešaka koje neki drugi čine i ispravljaju ih ranije, što ne samo da štedi vašu kompaniju vrijeme, novac i glavobolje, već i daju vam konkurentsku prednost na tržištu sa efikasnijim operacijama i boljim zadovoljstvom kupaca. Sledeće su uobičajene greške u računovodstvu koje svaki CPA smatra malim vlasnicima.
01 - Neuspešno pratiti računovodstvene procedure
Koristan korak je razviti standardizovane forme i kontrolne liste kako bi se osigurala konzistentnost i tačnost. Na primer, želite da dokumentujete proces postavljanja novih proizvođača.
Trebaće vam ime prodavca, adresa, broj telefona i identifikacioni broj poslodavca (EIN), između ostalih dokumenata kao što su sertifikati osiguranja , preporuke ili potpisani ugovori. Onda ćete morati uneti ove informacije u svoj računarski softver tako da možete obrađivati plaćanja.
Želećete da uzmete potrebno vreme kako biste razmotrili informacije koje trebate prikupiti od svojih proizvođača, razviti standardizovanu formu ili listu za proveru kako biste bili sigurni da ćete dobiti te informacije, a zatim imati pisanu politiku koju vaši zaposleni mogu pratiti.
02 - Rad bez budžeta
Napravite budžet tako da imate osnovnu liniju da procijenite rezultate poslovanja vašeg preduzeća. Budžeti nisu korisni samo za suzbijanje prekoračenja, već se mogu koristiti za uspostavljanje realnih, pisanih finansijskih ciljeva. Budžeti treba uvek biti zasnovani na stvarnosti, ali svakako možete koristiti svoj budžet da biste postavili razumne finansijske ciljeve, bilo da se povećavaju prihodi ili smanjuju operativni troškovi.
03 - Izrada grešaka u unosu podataka
S vremena na vrijeme se pojavljuju greške u unosu podataka. Iako ne možete da sprečite sve greške u unosu podataka, možete imati politiku da izvršite razne smjernice blagovremeno kako biste osigurali da se podaci unose brzo i mogu se ispraviti.
Na primer, želećete da izvršite mesečno usklađivanje banaka, kao i potraživanja i poravnanja koja se plaćaju. Takođe možete pokrenuti varijacije između budžeta i stvarnih faktora kako biste identifikovali moguće greške u klasifikaciji prihoda ili troškova ili periodično izvršavate primanja od kupaca ili izveštaje o plaćanju prodavca kako biste bili sigurni da će svi primanja i isplate biti razumni.
Neobične transakcije treba pregledati kako bi se osiguralo da nisu napravljene greške u unosu podataka i da su transakcije tačne.
04 - Nepostojanje rezervnog računskog softvera
Morate redovno da rezervišete računovodstveni softver vašeg preduzeća i druge podatke. Mnogi poslovni programi za računovodstvo malih preduzeća imaju funkciju koja vam omogućava da podesite automatsku rezervnu kopiju vašeg računovodstvenog programa.
Koristite ga. Trebalo bi takođe da odvojite vreme da biste duplo provjerili svoje backup fajlove, čak i ako želite da koristite rezervnu datoteku da biste saznali da li možete pokrenuti svoje poslovanje kao i obično.
Ponekad su datoteke korumpirane; ponekad ne pravite rezervne kopije svih podataka koji su vam potrebni. Brza provera može da identifikuje probleme sa procesom sigurnosne kopije tako da možete osigurati da imate sve što vam je potrebno da nastavite sa radom svoje firme ako je potrebno.
05 - Dođi sami sebi
Outsourcing administrativni zadaci koji ne daju vrednost vašoj kompaniji mogu biti prednost.
Na primer, poreski knjigovođa verovatno je bolje upoznat sa poreskim zakonodavstvom od vas, tako da će outsourcing porezno planiranje i priprema vašeg računovođe dozvoliti da smanjite poreznu obavezu, povećate poresku usklađenost i ostavite vam više vremena za posvećivanje prihodima aktivnosti.
Mnogi vlasnici malih preduzeća ne žele prenijeti odgovornost na druge sposobne stručnjake, ali outsourcing računovodstvenih, pravnih, IT i drugih administrativnih funkcija može smanjiti greške i povećati profitabilnost, ako novije vrijeme koristite mudro.
06 - Neuspješno kategorizirati prihode i troškove
Šoeboks metod računovodstva verovatno nije dobar izbor za mala preduzeća sa više od samo nekoliko transakcija godišnje. Sva novca koja dolazi i izlazi iz vašeg posla mora biti dodeljena odgovarajućoj kategoriji.
Vlasnici preduzeća koji ostaju na vrhu svoje računovodstvene evidencije ne spadaju u greške. Oni će znati ko je bio naplaćen, koliko, i da li je korisnik platio ili ne.
Takođe ćete pronaći da će vam priprema za porez na godinu biti mnogo glatkija nego pokušati da sastavite rekorde koji su vam potrebni za pripremu poreske prijave vašeg posla neposredno pre nego što se vrati.