Saveti za upravljanje vremenom za dolazeće telefonske pozive

Dohodni telefonski pozivi mogu pojesti puno vremena i ozbiljno smanjiti vašu produktivnost tako što ćete se izvući iz drugih zadataka. Međutim, baš kao što postoje načini rukovanja odlaznim telefonskim pozivima koji će poboljšati upravljanje vremenom , postoje načini rukovanja dolaznim telefonskim pozivima kako biste smanjili vrijeme na koji sagorete govor na telefonu - a da ne budete grubi prema osobi koja se zove ti. Ovi telefonski saveti za odgovor će pomoći.

Odgovorite svom telefonu sa odgovarajućim pozdravom poslovnog telefona.

Na primer, kada odgovorite na telefon, recite nešto poput "Cypress Technologies." Susan govori, kako mogu da vam pomognem? " Ovo ne samo da dozvoljava pozivalcu da dođe do posla, već mu stavlja na pamet da odgovori na pitanje, štedi vrijeme na istraživačkim pitanjima kao što su "Da li je ovo Cypress Technologies?" I idle chat-chat.

Razmislite i prioritujte dok govorite.

Da li je poziv najbolje rešen odmah ili kasnije? Mnogi od telefonskih poziva koji primaju preduzeća su brza pitanja koja se lako mogu odgovoriti, kao što su "Koliko kasno ste otvoreni?" Međutim, drugi uključuju složenije i dugotrajnije odgovore. Ako je to slučaj, recite pozivaču i pitajte kada bi bilo zgodno da je pozovete da biste je razgovarali o tome.

Koristite paraphrasing i sumirajući da održavate telefonske pozive.

Ako razgovarate sa nekim na telefonu koji izgleda kao da ćeli da ćuti ili da se udalji od tačke, recite nešto poput: "Dakle, ono što čujem vi kažete je ..." ili "Dakle ključne tačke su ..." ili "Da li je (ubacite rezime) dobar rezime onoga o čemu ste govorili?" Teško je biti čovek sa nekim ko odbije da ćuti.

Zatvori svaki poziv s rezimeom akcije koju ste vi i pozivao dogovorili

Iako će ovo u većini slučajeva trajati samo sekunde, može vam uštedeti mnogo vremena tako što ćete izbegavati greške i potrebu za dvostrukom proverom. Na primjer, nakon razgovora tokom kojeg ste dogovorili sastanak sa klijentom , možete reći: "Dobro.

Sretažu se s vama u vašoj kancelariji sutra u 10 sati (unesite lokaciju) i zajedno ćemo zajedno proći kroz uzorke. "

Telefon držite poruku za poruke, tako da možete uočiti detalje tokom poziva.

Ovo nije samo dobro upravljanje vremenom, pomažući da se fokusirate na poziv, već pomoć kasnije za upravljanje vremenom ako trebate pronaći i / ili pregledati detalje određenog razgovora.

Dajte svojim klijentima i klijentima opciju za e-poštu

Mnogi od njih će koristiti e-poštu da vas kontaktiraju, a ne da telefoniraju ako znaju koja je vaša adresa e-pošte. Uverite se da je adresa e-pošte vaše kompanije vidljiva na vašim vizitkartama i na vašoj veb lokaciji ako ga imate. Ako imate svoje e-adrese, pošaljite e-poštu svojim trenutnim klijentima i korisnicima, pominjući opciju e-pošte i prezentujući ga kao način za poboljšanje komunikacija.

Koristite tehnologiju za upravljanje vremenom koje trošite odgovarajući na telefon

Kao minimum, vaše preduzeće treba da ima telefonsku sekretaricu i govornu poštu. Postavite ih odgovarajućim poslovnim skriptama i koristite ih za odgovor na telefon kada ste van kancelarije ili trebate raditi na nečem neprekidnom. Zatim zakazujte vreme za odgovor na ove telefonske poruke svakog dana. Što se tiče upravljanja vremenom, dobićete dragocjeno vrijeme grupiranjem telefonskih poziva zajedno.

Ako radite na kućnom biznisu, dobite zaseban poslovni telefon ili liniju

Morate imati drugi "samo poslovni posao" sa sopstvenom "samo-poslovnom" telefonskom sekretaricom i / ili glasovnom poštom. Ne samo da je ovo profesionalnije, već će vam uštedeti vrijeme koje je potrebno za prolazak kroz poruke i određivanje koje su poslovne veze.

Uvijek je najbolje imati osobu odgovoriti na telefon

Automatsko podizanje mašine ili još gore, automatizovani sistem za interaktivni glas (IVR) je stvarno isključivanje koje će vam koštati posao kada se ljudi ne trude da ostavljaju poruke ili da ih pozovu. Ako odgovaranje na dolazeće telefonske pozive zauzima previše vremena tokom vašeg dana, razmislite o zapošljavanju recepcionera ili profesionalne službe za odgovor na pozive da biste odgovorili na telefon za vas. Troškovi postojanja nekog drugog može biti više nego kompenzovan povećanjem produktivnosti i boljom prodajom .

Vodite pisani scenario za najčešće postavljena pitanja koja vam je postavio vaš telefon.

Time štedi vas i vaše zaposlene ako ne moraju tražiti odgovore ili razmišljati kako odgovoriti na određeni zahtev prilikom odgovaranja na telefon.

Pregled saveta telefona

Zapamtite, telefon bi trebao biti poslovni alat, a ne intruzivni vremenski otpad koji reguliše radni dan. Rukovanje vašim dolaznim telefonskim pozivima u skladu sa ovim savetima za upravljanje vremenom će vam pomoći da bolje upravljate vremenom, poboljšate svoju produktivnost i vratite svoj telefon na svoje mjesto - pomažući vam da pokrenete svoj posao umesto da vas pokreću.