Kako učiniti svoje odlazne telefonske pozive produktivnijim i uzeti manje vremena
Ali šta ako bismo mogli da pozovemo i razgovaramo sa ljudima sa kojim želimo da razgovaramo, kažemo šta smo želeli da kažemo i nastavimo dalje?
Zamislite koliko bi bilo produktivnije biti i koliko ćemo morati da radimo druge stvari.
Pa, možemo - a sve što je potrebno je malo pripremiti unapred.
Upravljanje vremenom Telefonski saveti za odlazne pozive
- Bilo da su oni dobavljači , redovni klijenti ili izvođači radova , mnogi od nas pozivaju iste ljude više puta. Čuvajte svoje kontakt informacije ažurirane sa detaljima o uštedu vremena, tako da ne gubite vreme pokušavajući doći do ljudi koji nisu dostupni.
Na primjer, ako znate da određena osoba kojoj želite da dođete, ručam od 1 do 14 sati svakog dana, zašto gubite vrijeme pokušavajući da je nazovem za to vrijeme? - Programirajte brojeve za one koji redovno pozivate u svoj telefon. Iznenađen sam od ljudi koji to ne rade, pošto vreme koje spasavate kada ne gledate brojeve i udarate ih je jednako neverovatno.
- Planirajte svoje odlazne pozive. Pre nego što pozovete, smanjite glavni cilj poziva i ključne tačke koje želite pokriti. Ovo će vam pomoći da se pridržavate tačke kada ste na telefonu i osigurajte da pokrijete sve što želite pokriti, štede vrijeme tokom poziva i izbjegavate da morate ponovo pozvati jer ste zaboravili nešto.
- Ako pozovete nekoga ko je upisan u vašu bazu kontakata, imate sve informacije o osobi koju zovete ispred vas kada pozivate. Bilo da koristite desktop računar, mobilni uređaj ili Rolodex, ovo je odlična pomoć za memoriju tokom poziva. Pored toga, ako ne morate da tražite nešto kao što je muž klijenta, imate mogućnost beleženja tokom poziva, čime ćete uštedjeti još više vremena.
- Naravno, ako želite da napravite beleške tokom poziva (ili učinite bilo šta drugo dok govorite putem telefona), dobar zvučnik ili slušalice su od suštinskog značaja. Oslobađanje ruku može se osloboditi puno vremena.
- Ako dođete do nečijeg telefonskog sekretarica ili glasovne pošte, ostavite kompletnu poruku koja vam dva puta daje broj telefona i navodi razlog zbog kojeg pozovete . Na primjer: "Ovo je Susan Ward na (telefonski broj). Zovem da raspravljam o procjeni za vaš projekat. Do današnjeg popodneva možete doći do mene (broj telefona)."
Navodeći vaš broj dva puta dobitnik poruke dobija mnogo bolju šansu da to ispravno postavi i zapisuje ga bez ponovnog prikazivanja poruke. - Ne upuštajte se na telefonsku prisiljavinu . Kada pokušavate da dođete do nekoga i niste, iskušava se da se pozovete - možda svakih pola sata! Ali ako ste pustili pravu poruku, nema potrebe da trošite vreme ostavljanja ponovljenih poruka (i popunjavanje telefonske sekretarice ili govorne pošte). Dajte osobi koju zovete u razumnom roku da pozovete, na primer do sledećeg radnog dana.
- Rasporedite svoje telefonske pozive i napravite ih zajedno u jednom vremenskom intervalu, ako je moguće. Većina nas nije toliko dobra u multitaskanju i izgubiti veliku produktivnost kada prelazimo iz jednog zadatka u drugi. Dakle, ako imate desetak poziva u određenom danu, efikasnije je napraviti ih za jedan sat nego da napravite jednu ili dve, a zatim napravite još tri poziva sat vremena kasnije, a još dve 45 minuta nakon toga.
- Rezervirajte svoje odlazne telefonske pozive, ako je moguće. Ako to nije hitan poziv, kada prvi put pozovete nekoga, predstavite se, recite joj zašto zovete, a zatim je pitajte da li je prikladno vrijeme za razgovor ili ako bi volela da rezerviše vrijeme za raspravu o tome . Onda dogovorite da ćete je nazvati tada. Ovo ne samo da vam može uštedjeti vrijeme na licu mesta, već uštedjeti vrijeme kada pozovete osobu jer ćete biti spremni da razgovarate o problemu koji ste prvobitno nazvali.
- Ako je uopće moguće, učinite svoje odlazne telefonske pozive u "glavnom vremenu". Istraživanje je pokazalo da se u ranim jutarnjim časovima više ljudi nalazi u njihovim kancelarijama i može se stići između 8 i 11 sati