Ovaj sastanak sastanka sastanaka održava sastanak
Već ste mnogo razmišljali o tome na šta se nadate da ćete dobiti Savjetodavni odbor i radujete se na savjet i stručnost koju članovi Savjetodavnog odbora mogu pružiti u različitim aspektima vašeg poslovanja, kao što su menadžment , marketing , računovodstvo , osoblje , korisnička služba , tehnologija itd.
Dakle, želite da budete sigurni u pravu na ovom prvom sastanku koji dozvolite članovima savetodavnog odbora da doprinesu.
Planirajte sastanak oko problema ili diskusije
Dakle, vaš prvi sastanak, kao i svi sastanci Savetodavnog odbora, treba da bude planiran oko pitanja ili problema. Možda ćete najlakše navesti problem kao cilj . Na primer, "Želimo da povećamo našu prodaju za 25% u sledećem kvartalu. Kako možemo to učiniti?" Ili biste možda možda više naveli temu za diskusiju: "Kako možemo smanjiti poslovne troškove ?" ili "Kako možemo povećati produktivnost ili kako možemo poboljšati usluge klijenata ?"
Sakupite relevantne pozadinske materijale
Kada odlučite o temi diskusije, vreme je da prikupite materijale koji će vam trebati članovi Savjetodavnog odbora.
Pošto je ovo prvi sastanak Savetodavnog odbora, trebalo bi da uključite poslovni plan i sve druge dokumente koji se odnose na temu diskusije, kao što su grafikoni, grafikoni i izveštaji o stanju koji ilustruju pozadinu teme diskusije.
Ako je moguće, pošaljite kopiju ovih dokumenata svim članovima Savjetodavne komisije dvije sedmice unaprijed, zajedno s kopijom dnevnog reda.
Kreirajte agendu sastanaka
Dole je primer dnevnog reda (sa komentarima za efikasno održavanje sastanka) koje biste možda želeli da koristite za prvi sastanak Savetodavnog odbora.
Imajte na umu da je svaka stavka dnevnog reda određena; Izrada vremenskog rasporeda na vašem sastanku i pridržavanje toga osigurava da se vaš sastanak ne zaguši i stimuliše diskusija na temu.
Napravite aranžmane za snimanje zapisnika sastanka
Takođe ćete želeti da napravite neke aranžmane za beleženje zapisnika sastanka. Ne pokušavajte to sami učiniti; morate biti u mogućnosti da učestvujete u potpunosti, a slušanje i dobar doprinos je posao sa punim radnim vremenom. Ako nemate nekoga ko može prisustvovati i služiti kao sekretar, zatražite dozvolu članova Savjetodavnog odbora da zabeleže sastanak.
Napravite osveženje na raspolaganju
Dobijanje osvježenja je dobra ideja. Kafa, čaj, voda, sokovi i zdrave grickalice kao što su voće ili kolači su fini dodir i uvek dobrodošli na sastancima. Posle vašeg prvog sastanka, imat ćete osećaj želja posetilaca za pića i grickalice i možete planirati za sledeći sastanak.
Opusti se!
Pre svega, ne brižite se o vašoj prezentaciji. Vi ste tu da biste podelili svoju viziju i nadali se za svoju kompaniju i tražili savjet, a ne da impresionirate bilo koga sa multimedijalnim efektima.
Vaš dugogodišnji cilj je uspostavljanje radnog odnosa poverenja sa članovima Savjetodavnog odbora, pa se fokusirajte na umjetničko osiguranje da vaši članovi Savjetodavnog odbora izađu iz osjećaja da su čuli i da su doprinijeli upravljanju vašom kompanijom - i radujem se sledećem sastanku Odbora.
Ja sam uključio komentare u ovaj sastanak Savetodavnog odbora za sastanak koji će vas voditi kroz proces sastanka. Slobodno odštampajte ovu agendu i prilagodite je vašim potrebama - možete ga direktno kopirati u Word, Excel ili sličan poslovni dokument odabirom teksta i korištenjem kopiranja / paste (pomoću Windows-a, objasnite tekst koji ćete odabrati pomoću miša , i pritisnite CTRL-C za kopiranje i CTRL-V za lepljenje).
Vaše ime kompanije - (popunite)
Agenda
Datum - (popunite)
Lokacija - (popunite)
| Početak / završavanje vremena | Aktivnost |
| 10:00 - 10:05 | Uvod (Pod pretpostavkom da se vaši članovi Savjetodavnog odbora nisu upoznali, predstavite sebe i sve članove Odbora, dajući kratak pregled njihove ekspertize.) |
| 10:05 - 10:10 | Zašto savetodavni odbor? (Kratka izjava o tome kako funkcioniše Savjetodavni odbor i doprinosi za koje se nadate da Savjetodavni odbor može da donese vašoj kompaniji. Uključite detalje o tome koliko će se Odbor često sastajati.) |
| 10:10 - 10:20 | Pitanja (Ako ih ima, ako ih nema, pitajte članove odbora kako vide Savjetodavni odbor i kako se nadaju da će doprinijeti.) |
| Tema diskusije: (Unesite svoju postavku pitanja / problema ovde.) | |
| 10:20 - 10:25 | Prezentacija teme diskusije (Pregled istorije teme i kako to trenutno utječe na kompaniju, u ovom trenutku se uzdržite od davanja vaših pogleda / rješenja.) |
| 10:25 - 11:35 | Diskusija (Želite zadržati ideje koje teku u ovoj fazi, ne odbacujte ili odbacite ideje u ovom trenutku. Da li doprinose i vašim idejama / stavovima.) |
| 11:35 - 11:50 | Predlozi / rezolucije (Procenjivanje ideja koje je grupa čula i odabir najboljih "rešenja".) |
| 11:50 - 11:55 | Sažetak (Rezimirajte temu, diskusiju i rezultate za grupu i reci im šta želite da uradite.) |
| 11:55 sati | Prekidanje |
Datum slijedećeg sastanka - (popunite)
Ako koristite ovaj vremenski raspored, ovo je odlično vrijeme da vaši članovi savjetodavnog odbora izvadite na dobar ručak (pogotovo ako grickalice nisu bile poslužene tokom sastanka). Zapamtite da je sastanak završen, a ručak bi trebao prvenstveno biti društvena prilika!
Zadržite sastanke kratko
Nikada ne biste trebali imati sastanak Savetodavnog odbora koji traje duže od dva sata. Dva sata su dovoljno duga da većina ljudi ne obrati pažnju na taj zadatak.
Započnite buduća sastanka sa pregledom prethodnih tema diskusije
Na budućim sastancima trebalo bi da počnete sa pregledom onoga što ste uradili o temi o kojoj se razgovaralo na poslednjem sastanku i pozovite komentare članova Savetodavnog odbora o akcijama vaše kompanije.
S obzirom da se "upoznaj i pozdravi" ne radi, možda ćete želeti da imate dve teme razgovora na budućim sastancima vašeg Savetodavnog odbora. Čak imate čak i tri, ako mislite da će se udobno uklapati u dvočasovni format. Ali nikada ne biste trebali imati više od tri.