Odlučite: Zahtjev za predlog ili zahtjev za ponudu
Zahtjev za predlog (RFP)
RFP se koristi za usluge ili složene proizvode u kojima će kvalitet, usluga ili koncipirani proizvod biti drugačiji od svakog proizvođača koji odgovara.
Zahtjev za ponudu (RFQ)
RFQ se koristi za proizvode, jednostavne usluge ili jednostavne / nekomplicirane delove sa malo ili nimalo prostora za diferencijaciju proizvoda ili usluga između odgovornih proizvođača. Pregovaračke tačke mogu uključivati rasporede isporuke, opcije pakovanja itd.
Ciljevi RFP ili RFQ
- Pribavite detaljne prijedloge kako biste procijenili odgovor svakog proizvođača tako da su najbolji interesi vaše kompanije ispunjeni na svim poljima
- Koristite konkurentnu prirodu procesa izbora dobavljača kako biste pregovarali o najboljim mogućim ugovorima
- Osigurajte da će se zadovoljiti interesi svih zainteresovanih strana u vašoj kompaniji i postići konsenzus
- Postavlja vašu kompaniju u kontrolu nad celokupnim procesom selekcije proizvođača i postavlja prioritetna pravila izbora
- Počinje izgradnju partnerstva između vas i prodavca od samog početka
Odjeljak Zahtjeva za predlog ili Zahtev za ponudu
RFP ili RFQ treba da sadrže sledeće odeljke. Imajte na umu da će svaki dokument biti različit u zavisnosti od vrste preduzeća i proizvoda koji tražite.
Prilagodite svaki odeljak za vaše individualne potrebe.
- Detalji za podnošenje
Rokovi, poštanska adresa vaše kompanije, kontakt osoba za pitanja i pojašnjenja - Uvod i Izvršni rezime
Napišite ovo poglavlje nakon što je čitav dokument završen. Ovo se koristi da bi potencijalnim proizvođačima pružio kratak pregled vaše kompanije i zahteve za vaš proizvod ili uslugu. - Pregled poslovanja i pozadina
Dajte kratak pregled vašeg poslovanja, proizvoda i tržišnog sektora na koji posećujete. Ovo će pomoći vašim potencijalnim proizvođačima da razumeju koje poslovne potrebe pokušavate da popunite sa procesom selekcije dobavljača. Takođe, pružite važne osnovne informacije koje će imati koristi od proizvođača prilikom odgovora. - Detaljne specifikacije
Ovo bi trebalo da bude najduži deo dokumenta. Za RFP, on će sadržati kvalitativne mjere i zahtjeve koji će voditi odluku o izboru dobavljača. Za RFQ ovaj odeljak treba da obezbedi kvantitativne mere koje ćete tražiti u odgovoru dobavljača. Primer kriterijuma uključuje:- Crteži proizvoda
- Inženjerske tolerancije
- Nivoi usluge
- Prelomnici
- Isporuke i vremenski rokovi
- Tehnički ili poslovni zahtevi
- Softverska funkcionalnost
- Hardverski zahtevi
- Pretpostavke i ograničenja
Ovde treba navesti sve pretpostavke i / ili ograničenja koja potencijalnim proizvođačima treba upoznati. Neuspeh da budete iskreni i unapred sa prodavcem otvaraće vrata za pregovore o sporazumu kasnije i može se iskoristiti mogućnost da se strahuje odnos koji imate sa vašim prodavcem. Moguće teme uključuju putne troškove, troškove nadogradnje / modifikacije, prava licenciranja itd. - Uslovi i uslovi
Svi uslovi ugovora moraju biti navedeni kako bi prodavac mogao da pravi pošten i iskren odgovor. One mogu uključivati opcije finansiranja, dužinu ugovora, opcije za obnovu, garancije, kazne isporuke, nivo usluge itd. - Kriterij izbora
Poslednji deo treba da bude pregled kriterijuma za izbor koji ćete koristiti da biste doneli odluku. Neke kompanije preferiraju da ove informacije budu potpuno poverljive; dok druge kompanije vjeruju da će ovo pomoći budućim prodavcima fokusirati se na ono što je važno za vašu kompaniju.
Raspodijelite RFP / RFQ odabranim dobavljačima
Na kraju, napravite propratno pismo i pošaljite dvije kopije RFP-a ili RFQ-a na svakog proizvođača koji ste odabrali iz procesa traženja. Uverite se da su uključene odgovarajuće informacije o kontaktu kako bi se pružila pomoć bilo kojem proizvođaču koji mu je potreban.