Analizirajte poslovne zahteve
Pre nego što počnete da prikupljate podatke ili obavljate intervjue, sastavite tim ljudi koji imaju interes za ovaj konkretan proces selekcije dobavljača. Prvi zadatak koji tim za odabir proizvođača treba da postigne je da definiše, u pisanju, proizvod, materijal ili uslugu za koju tražite prodavca. Zatim, definišite tehničke i poslovne zahteve. Takođe, definišite zahteve dobavljača. Konačno, objavite svoj dokument u oblastima koja su relevantna za ovaj proces izbora dobavljača i potražite njihov doprinos. Da li će tim analizirati komentare i napraviti završni dokument. Ukratko:
- Sastavite tim za ocenjivanje
- Definišite proizvod, materijal ili uslugu
- Definišite tehničke i poslovne zahtjeve
- Definišite zahteve dobavljača
- Objaviti dokument o usvajanju za odobrenje
Pretraga prodavaca
Sada kada imate saglasnost sa zahtevima poslovanja i dobavljača, tim sada mora započeti pretraživanje potencijalnih proizvođača koji će moći isporučiti materijal, proizvod ili uslugu.
Što je veći obim procesa izbora dobavljača, više prodavaca treba staviti na sto. Naravno, svi proizvođači neće ispuniti vaše minimalne zahteve, a tim će morati odlučiti od kojih će prodavaca tražiti više informacija. Zatim napišite Request for Information (RFI) i pošaljite ga odabranim proizvođačima.
Konačno, procijenite njihove odgovore i izaberite mali broj proizvođača koji će napraviti "Short List" i krenuti u sljedeći krug. Ukratko:
- Sastavi listu mogućih dobavljača
- Izaberite Vendori da zatraže više informacija od
- Napišite zahtev za informacije (RFI)
- Ocenite odgovore i napravite "kratku listu" prodavaca
Zahtjev za prijedlog (RFP) i zahtjev za ponudu (RFQ)
Poslovni zahtevi su definisani i imate kratku listu proizvođača koje želite da procenite. Sada je vrijeme da napišete Zahtjev za predlog ili Zahtev za ponudu . Koji format možete da odlučite, vaš RFP ili RFQ treba da sadrži sledeće odeljke:
- Detalji za podnošenje
- Uvod i Izvršni rezime
- Pregled poslovanja i pozadina
- Detaljne specifikacije
- Pretpostavke i ograničenja
- Uslovi i uslovi
- Kriterij izbora
Evaluacija prijedloga i odabir dobavljača
Glavni cilj ove faze je da se na najmanju moguću mjeru smanji ljudska emocija i političko pozicioniranje kako bi se došlo do odluke koja je u najboljem interesu kompanije. Budite temeljiti u svojoj istrazi, potražite informacije od svih zainteresovanih strana i koristite sljedeću metodologiju kako biste vodili tim na odluku o ujedinjenom izboru dobavljača :
- Preliminarni pregled svih prijedloga dobavljača
- Snimite poslovne uslove i zahteve prodavaca
- Dodijelite važnu vrijednost za svaki zahtjev
- Dodijelite vrijednost performanse za svaki zahtjev
- Izračunajte ukupni rezultat performansi
- Izaberite Winning Vendor
Strategije pregovaranja o ugovoru
Konačna faza u procesu selekcije dobavljača je izrada strategije pregovaranja o ugovoru . Zapamtite, želite da "partnerite" sa vašim prodavcem, a ne "odnesite ih čistačima". Pregledajte svoje ciljeve za pregovore o ugovoru i plan za pregovore pokrivajte sledeće stavke:
- Lista rangirati svoje prioritete zajedno sa alternativama
- Znajte razliku između onoga što vam je potrebno i šta želite
- Znaš svoju donju liniju. Znaš li kada treba da kreneš?
- Definišite sva ograničenja i merila
- Procijeniti potencijalne obaveze i rizike
- Poverljivost, nekonkurencija, rješavanje sporova , promjene u zahtjevima
- Uradite isto za svog prodavca (tj. Hoda milju u svojim cipelama)
Pogrešne pregovore o ugovoru
Najmanja greška može ubiti inače produktivan proces pregovaranja o ugovoru. Izbegavajte pogrešne pregovore o ugovoru i izbjegavajte ugrožavanje inače produktivnog procesa pregovaranja o ugovoru