Dobavljač će ponuditi ponudu na osnovu shvatanja zahtjeva navedenih u RFP-u, a konkurentske ponude će biti ocijenjene kako bi se proizvelo bilo koji izbor dobitnog dobavljača ili kratka lista prodavaca koji će zatim dostaviti prezentacije kompaniji .
Definisanje dokumenta za traženje predloga
RFP dokument je presudan za dobijanje prodavca koji može ispuniti poslovne zahteve kupca. Ako je dokument pogrešan, bilo dvosmislenim zahtjevima, nedostajućim zahtjevima ili nerazumnim zahtevima za dobavljača , onda će proces RFP-a dovesti do nepotpunih ponuda, ili u nekim slučajevima, bez ponuda. Prodavci nisu obavezni da podnose ponude svakom RFP-u koji primaju, pa čak i ako bi mogli ispuniti zahteve RFP-a, možda neće imati kapacitet da blagovremeno dostave zahteve. Kasnije se često nalazi kada klijent šalje RFP-u manjeg prodavaca koji mogu biti lideri u svojoj oblasti, ali nemaju sredstva ili kapacitet da ispune potrebe klijenta.
Svaki RFP će biti različit na osnovu uslova koji su definisani i specifičnih potreba kupca. Čak i unutar iste kompanije, dokument RFP-a može se razlikovati u fokusu u zavisnosti od primarnih zahtjeva. Za neke RFP-ove, fokus može biti na ceni, dok se drugi mogu fokusirati na vrijeme isporuke ili zahtjeve kvaliteta za potrebne stavke.
Specifične karakteristike dokumenta RFP
Postoje neke od karakteristika RFP dokumenta koji su potrebni. Na primjer, svaki RFP treba da ima određeni datum i vrijeme na kojem kupac zahtijeva od potencijalnih dobavljača da podnesu ponudu. Ako se ponude podnesu nakon tog datuma, one bi trebalo odbaciti. Ako prodavac ne može blagovremeno podneti ponudu, onda bi to moglo ukazati na eventualno pitanje sa organizacijom, a možda i zabrinutost za isporuku.
Međutim, kupac mora dati proizvođačima dovoljno vremena za podnošenje ponude. Ako su zahtevi naročito kompleksni, dobavljači će možda morati sastaviti tim odgovornog za razbijanje zahteva u oblasti koje mogu razumjeti, a zatim sastaviti ponudu. Ako je vremenski rok definisan u RFP-u je prekratak, odgovori se mogu brzo protjerati i prodavci mogu pogoditi složenost projekta, umjesto da ga u potpunosti shvate. To će dovesti do netačnih ponuda i propuštenog procesa RFP-a.
Dokument RFP-a treba da naznači proces ako prodavci imaju dodatna pitanja o zahtevima navedenim u RFP-u. Prodavcima ne treba dozvoliti da pozovu kupca, jer to može dovesti do toga da jedan dobavljač dobije dodatne informacije koje im daje konkurentsku prednost.
Najbolje je organizovati konferencijski poziv kako bi predstavnici svakog prodavca mogli postavljati i slušati pitanja upućena klijentu. Ovo osigurava pravičnost u postupku nadmetanja.
RFP dokument mora takođe jasno odrediti format za koji je odgovoran proizvođač RFP odgovor. Ako ovo nije jasno definisano, odgovori će biti poslati u različitim formatima i bilo bi nemoguće upoređivati ponude ponuđača. Format odgovora treba da identifikuje ono što se zahteva od prodavca u svakoj od sekcija, kao što su reference, rezime potencijalnih članova tima, dokument sa razumijevanjem potrošača o zahtevima i format za određivanje cena. Ako se svaki proizvođač pridržava pravilnog formata odgovora, ovo će olakšati poređenje ponuda.