Pregovori o lancu snabdevanja mogu biti jednostavni ili složeni.
Profesionalni stručnjak za nabavke mora imati za cilj da bude uspešan u svojim pregovorima sa dobavljačima da dobiju najbolju cenu sa najboljim uslovima za svaku stavku koja je kupljena.
Manja baza dobavljača i dugoročni ugovori
Proces pregovaranja postao je važniji sektor u procesu lanca snabdevanja, jer kompanije pokušavaju smanjiti svoje troškove dok povećavaju svoju kupovnu moć. To znači da stručnjaci za kupovinu moraju da pregovaraju o boljim cijenama sa dobavljačima, dok održavaju ili povećavaju kvalitet i usluge.
U prošlosti, kompanije su imale dugačak spisak dobavljača koji bi kupili različite artikle od kojih su trebali nabaviti sredstva da provode ograničeno vrijeme na pregovore o najnižim cenama. Najbolje dostupno rješenje bilo je upoređivanje cijena liste sa katalogima i odabir dobavljača na osnovu tih informacija. Trend u protekloj deceniji je bio racionalizacija baze dobavljača i sklapanje dugoročnih ugovora sa jedinstvenim izvorima. Ovo preduzećima nudi mogućnost da pregovaraju o znatno nižim cenama za predmete koje su kupili od više odvojenih proizvođača.
Prodavci su partneri
Naglasak u pregovorima prešao je od najnižeg scenarija cena do pregovaranja sa manje proizvođača kako bi dobili najnižu cenu sa najboljim uslugama, kvalitetom i uslovima. Cilj kompanija je bio da smanji ukupne troškove pre nego da pregovara o najnižoj ceni sa velikim brojem prodavaca, što nije dalo najbolji ukupni rezultat.
Ugovoreni dugoročni ugovori sa manjom bazom dobavljača proizveli su više partnerskih odnosa između kupca i dobavljača. Odnos može postati manje protivnik koji koristi kupcu i prodavcu. U partnerskom tipu ili odnosu, kupac će ohrabriti proizvođača da poveća kvalitet i uslugu, a prodavac zna da će partnerstvom nastaviti sa obnovljenim ugovorom sa garantovanom prodajom.
Pregovaranje ili RFQ
Nevladine nabavne službe i dalje nude niz predkvalifikovanih proizvođača zahtjev za ponudu (RFQ) za predmete ili usluge koje želi kupiti. Konkurentni postupak ponude može da proizvede niz ponuda i uslova koje će odeljenje nabavke proceniti, a zatim dodeliti posao. Ovo može ili ne mora uključiti neku vrstu pregovora.
Većina pregovaračkih poslova će uključivati stavke ili usluge koje ne moraju nužno definisati od RFQ-a. Odeljenje nabavke i prodavac će pregovarati više od cene. Pregovori će obično pokrivati ono što će biti proizvedeno ili u kojoj meri se pružaju usluge, garancija, usluge prevoza, tehnička pomoć, alternativna pakovanja, planovi plaćanja itd.
Kupovina predmeta ili usluga od značajnih troškova zahtevaće produžene pregovore da bi došli do konačnog ugovora.
Profesionalci nabavke su obavezni da učestvuju u ovakvim pregovorima kako bi osigurali da njihove kompanije dobiju najbolju cenu sa najpovoljnijim uslovima, a osoblje će možda morati da se obučava metodom pregovaranja jer postaje sveobičajnije u teškom ekonomskom okruženju.
Ciljevi pregovaranja
Nabavka osoblja treba da uđe u sve pregovore sa jasno definisanim ciljevima. Bez cilja, mogućnost kupca da prizna cenu, kvalitet ili uslugu značajno se podiže. Pregovarač treba da stupi u razgovore sa dobavljačem sa preciznim ciljevima koje oni žele postići za svoju kompaniju.
Cilj ne bi trebao biti apsolutni i trebao bi omogućiti određenu fleksibilnost.
Međutim, pregovarač takođe treba da obezbedi da ne odstupaju od ciljeva i dozvole sebi da pregovaraju o oblastima koji nisu bili deo rasprave. Na primer, pregovarač je možda sarađivao sa dobavljačem o ciljevima o ceni i uslugama, ali ne i kvalitetu. Kada prodavac počne da diskutuje o kvalitetu, pregovarač treba da se uzdrži od bilo kakvog dogovora ukoliko nema određenog cilja.
Pregovaranje je važan deo uloge kupca. Veština je naučena, a obuka može pomoći u kupovini osoblja u razumevanju onoga što je potrebno pri pregovaranju s prodavcima.