Mnogi hoteli se oslanjali na online hotelske RFP (Zahtjev za ponudu) sajtova, kao što su Conventionplanit.com i sabrehotelrfp.com, kako bi promovisali svoje mogućnosti sastanka i konferencijskih usluga. Takođe su razvili svoje online obrazce RFP.
Međutim, mnogi planeri nerado šalju svoje hotelske RFP-ove putem pretraživača trećih strana. Mnogi planeri preferiraju da svoje zahteve za hotelske ponude dostave direktno u hotelske i konferencijske centre.
Koje informacije se nalaze u hotelu RFP?
Odličan alat za pomoć planerima počinje da razvijaju sopstvene forme za hotelske ponude i druge potrebe za događaj je događaje prihvaćene alate za razmenu iskustava iz Konvencije Industrijskog vijeća.
Osnovni elementi hotela RFP treba da sadrže sledeće:
- Osnovni kontakt informacije korisnika (ime, naziv, organizacija, adresa, telefon, e-mail itd.)
- Datumi događaja (pružite najmanje dvije različite opcije)
- Potrebni blokovi soba (datumi i broj soba za goste)
- Zahtjevi za sastanak (datumi, veličine soba, količine)
- Zahtevi za hranu i piće
- Zahtevi za pristupačnost
- Zahtjevi za isporuku i prijem
- Ostale relevantne informacije
Uzimanje prednosti RFP alata
Osim toga, Global Business Travel Association (GBTA) svojim članovima pruža obiman hotelski RFP alat koji planeri događaja možda žele razmotriti.
Elementi RFP hotela RFP uključuju sljedeće:
- Informacije o objektu hotela
- Informacije o RFP zahtevu za pregled informacija
- Detalji ugovora o gostinjama
- Veličina hotelskog skupnog prostora za sastanke
- Ukupan broj sala za sastanke
- Veličina najveće salone hotela ili sale za sastanke
- Visina plafona za najveću salu ili salu za sastanke
- Da li hotel ima stalnu upravnu sobu?
- Koliko će ljudi smjestiti u sali za sastanke?
- Da li hotel ima izložbeni prostor?
- Kolika je veličina izložbenog prostora?
- Koja je udaljenost od kongresnog centra?
- Koje je ime kongresnog centra?
- Koliki je procenat poreza na hranu i piće?
- Koliki je procenat provizije za banket?
- Da li su takse za banket usluge oporezovane?
- Da li hotel nudi usluge audio-vizuelnih (A / V) usluga u kući?
- Hoće li hotel ponuditi popust na usluge u kući?
- Hoće li hotel omogućiti klijentima da unesu izvan A / V prodavaca?
- Koliko soba za sastanke sadrži bežični internet sa velikim brzinama?
- Kako sobe za sastanke sadrže video konferencije?
- Da li postoji naknada za korišćenje sopstvenih A / V prodavaca?
- Da li hotel prihvata korporativne kartice za sastanke za plaćanje?
- Da li hotel nudi stope paketa za sastanke?
Pored toga, bilo bi korisno dijeliti sa hotelskom prodajom tip događaja koji hostujete. To će im omogućiti uvid u ciljeve koji vaš sastanak može imati.
Dobra vijest o radu sa hotelima je da većina treba da bude iskusna prilikom sličnih srodnih događaja, a odličan menadžer prodaje ili ugostiteljstva će moći dijeliti više detalja s vama o načinima da planeri događaja ispune svoje ciljeve.