Smjernice za zatvaranje kancelarije za odmor

Priprema vaše kancelarije za privremeno zatvaranje zbog odmora ili drugog razloga je jednostavna kao što sledi ova lista. Urađeno ispravno, vaši kupci, prodavci i zaposleni će biti dobro upoznati sa vašim zakazanim zatvaranjem poslova / kancelarije, a nakon vraćanja možete izbjeći ljute kupce i nezadovoljne zaposlene. Pored toga, možete uštedjeti i nešto novca. Korisnici će ceniti znanje trajanja posla koji je zatvoren, tako da oni nisu frustrirani čekanjem odgovora vašeg posla dok ste odsutni.

Zatvaranje kancelarijskog odmora: obaveštavanje zaposlenih, kupaca i dobavljača

Obavezno obavestite ključne aktere u vašoj kompaniji najmanje dve do četiri nedelje unapred. Zaposleni mogu biti obavešteni / podsjetani koristeći insert u svojoj platnoj listi. Korisnici mogu biti obavešteni na vašoj web stranici i putem vašeg automatizovanog pratioca na vašem telefonskom sistemu. Prodavci (naročito oni sa ponovljenim rokovima isporuke) mogu biti obavešteni putem e-pošte ili redovne poštanske pošte.

Obaveštavajte osoblje / službu obezbeđenja

Pošaljite memo vašem osoblju za obezbeđenje ili službi bezbednosti koji ih obaveštava o datumima zatvaranja. Proverite da li je lista hitnih kontakata u toku sa ključnim telefonskim brojevima službenika.

Promenite automatizovani pozdrav od prisutnih

Raspored svog automatizovanog prisluškivanja na vašem telefonskom sistemu kako bi odrazio da je kancelarija zatvorena. Obavezno navedite i kada će se kancelarija ponovo otvoriti. Ako pružate hitne usluge (npr. Grejanje i hlađenje, vodoinstalacije i sl.), Obavezno obavijestite svoje pozivalce kako da dođu do službe za odgovor na pozive ili vašeg mobilnog telefona tokom isključivanja.

Obavesti službu za odgovor

Ako koristite službu za odgovor na odgovor, obavezno ih obavijestite o datumima kancelarije koje će biti zatvorene i osigurati da je lista kontakata aktuelna sa telefonskim brojevima zaposlenih koji će biti na pozivu.

Promenite Pozdravne govorne pošte i kreirajte automatske e-poruke za odgovor

Ako vaš telefonski sistem dozvoljava spoljnim pozivima da zvoni direktno na radnike vaših radnika, onda morate biti sigurni da koriste privremeni ili "Out of Office" govornu poštu koja omogućava pozivalcu da znaju da nisu u kancelariji.

Vaši zaposleni takođe treba da dozvole pozivalcu kada se vrate i šta će raditi ako im treba hitna pomoć dok je kancelarija zatvorena za odmor. Osim toga, obavezno kreirajte e-poruku Out of Office autoreply .

Smanjite termostat

Uštedite neku energiju i malo novca vratite (ili reprogramirate) svoj uredski termostat tokom isključivanja.

Servers Backup

Ako imate kritične računare i servere, uverite se da ciklus rezervne kopije radi pre i nakon isključivanja. Smanjite izloženost nesreći raspoređivanjem offsite rezervne kopije za rani pickup umesto da čekate nakon što se završi praznik.

Isključite kancelarisku opremu

Isključite računare i periferije

NE isključite