Napravite profesionalnu govornu poruku iz kancelarije

Leto je! Vrijeme je provesti kvalitetno vrijeme sa porodicom i prijateljima i otići na odmor. To znači da se glasovne poruke i e-pošte moraju mijenjati kako bi se odrazio status van kancelarije. Od ključne je važnosti da se kreira profesionalna glasovna poruka i Out of Office email auto odgovor kako bi se upoznali kupci i kolege da se odmorimo od posla.

Što je još važnije, neophodno je pružiti informacije o tome kako kontaktirati nekoga u poslu dok je odsutan.

Bilo bi vrlo frustrirajuće da se klijent odbaci i ne zna kako da vas kontaktira. Nije bitno da li je vaš položaj u prodaji, servisu ili čak razvoju proizvoda. Svi pozivi kupaca su važni i na njih je potrebno profesionalno slušati.

Sadržaj e-pošte koji upozorava kupce i kolege koji pokušavaju da komuniciraju s vama putem e-pošte treba da budu u skladu sa sadržajem govorne poruke koja će pozdraviti pozivalce. Ako koristite Outlook 2010 i povezujete preko Microsoft Exchange servera, prvo kliknite na karticu Datoteka, a zatim kliknite na ikonu Automatski odgovori.

Time će se započeti proces stvaranja privremene e-pošte koja se šalje svim onima koji su poslali e-poštu dok ste van kancelarije. Automatski odgovor se šalje jer ste omogućili ovu privremenu poruku. Listu uputstava za kreiranje ove e-pošte možete pronaći ovdje: Out of Office e-pošta za Outlook Exchange

Ako niste povezani preko Microsoft Exchange servera, proces je malo drugačiji jer na ovim tipovima e-mail naloga nema ikone "Automatic Replies". Vodič po korak za kreiranje ove iste vrste e-pošte za korisnike koji nisu članovi Exchange-a mogu se pogledati ovde: Out of Office za sve ostale

Sledeći korak je kreiranje sadržaja e-pošte koji će biti poslat svim onima koji vam šalju e-poštu dok ste odsutni iz kancelarije. Ova e-pošta bi trebalo da prenese koliko dugo ćete biti van kancelarije, kako se možete postići tokom vašeg odsustva (ako je potrebno) i ko će u poslu kontaktirati umesto vas ako ne želite da se dođe tokom vašeg vremena daleko od ured.

Primjer:

Zdravo,

Hvala za vašu e-poštu. Ja sam trenutno van kancelarije i vratit ću se u ponedeljak, 1. decembra. U ovom periodu ću imati ograničen pristup e-pošti, tako da je moj odgovor možda malo odložen. Ako vam je potrebna hitna pomoć, molim vas pošaljite e-poštu svom pomoćniku, Barbari Colson. Njena adresa e-pošte je bcolson@xyz.com.

Sretni praznici!

Shahira

Microsoft nudi predloške i druge primere koji se mogu naći ovdje: Out of Office šabloni i primjeri. Ne zaboravite isključiti ovu privremenu poruku kada se vratite u kancelariju, u suprotnom, svako ko će poslati e-poštu nakon povratka u kancelariju nastaviće da primi tu istu poruku.

Sada kada ste kreirali odlaznu e-poštu, kreiranje slične, dosledne izlazne govorne poruke koja pozdravi sve vaše pozivalce je jednostavno. Koristite iste reči iz e-pošte, upućivanje na koga treba kontaktirati u vašem odsustvu i navesti kada ćete se vratiti.

Za glasovnu poruku potrebno je obezbediti telefonski broj osobe, umesto njihove e-adrese.

Primjer:

Zdravo,

Došli ste do stola Šahira Rainera. Slušajte ovu celu poruku. Ja ću biti van kancelarije do ponedjeljka, 5. januara. Ako vam je potrebna hitna pomoć, pozovite moj pomoćnik, Barb Colson. Njen broj telefona je 212-555-xxxx.

Ja se radujem razgovoru s vama kada se vratim. Hvala.