Kako pružiti profesionalnu pozdravnu govornu poštu za svoj odjel

Poslovna etiketa pozdravnih pozdravnih poruka

Ako vaša kompanija koristi poštanske sanduče odeljenja za dolazne pozive, biće poželjno da snimite pozdravni pozdrav od strane službe za zvučne pozive. Ovaj tip pozdravljanja glasovne pošte je nešto drugačiji od ličnog pozdravljanja glasovne pošte koja je povezana sa pojedinačnom govornom poštom. Na primer, ako vaš telefonski sistem omogućava grupu telefonskih ekstenzija da se "sabiraju" zajedno da servisiraju sve opšte računovodstvene pozive, onda se sve proširenja iz Odeljenja za računovodstvo mogu združiti u opšte nadogradnje računovodstvenog odeljenja.

Kada automatizovani pratilac prenese poziv na tu ekstenziju, sledeći dostupni ekstenzija će primiti poziv. Ako su sve proširenja računovodstvenog odeljenja zauzete ili nedostupne, tada će se poziv prebaciti u govornu poštu odjeljenja.

Opcije pozdravne govorne pošte

U zavisnosti od telefonskog sistema koji imate u vašoj kompaniji, možda postoje različite opcije za čestitke pozdravne govorne pošte kojoj vam je dozvoljeno da sastavite. To uključuje:

• General Voicemail Pozdrav
  Pozivanje glavne govorne pošte se koristi kao podrazumevani pozdravni pozdrav, ako nije postavljen drugi tip pozdravljanja.
• Unutrašnja govorna pošta
  Koristi se da pozdravite ljude koji nazivaju vaše odeljenje iz sopstvene kompanije (tj. Iz drugog produžetka). Generalno, ovo se primjenjuje samo na vrlo velike kompanije.
• Spoljašnja govorna pošta
  Ovaj pozdrav će se igrati za ljude koji pozivaju izvan vaše kompanije. Automatski poslužitelj vašeg telefonskog sistema može igrati opšti pozdrav kompanije koji će saslušati svi spoljni pozivi. Ako se ime vaše kompanije pominje u tom pozdravu, ne morate to ponovo da govorite u pozdravnom radu odeljenja.

• Privremeni ili "Out of Office" Glasovni pozdrav
  Privremeno ili prazno govorno pošto je postavljeno kada ceo odjeljak neće biti dostupan u određenom vremenskom periodu. Na primjer, odeljenje ima samo osoblje između 8:00 i 17:00 sati ili postoji obavezni sastanak odjeljenja koji uklanja sve ljude od odgovora na telefon. Većina sistema glasovne pošte će vam omogućiti da podesite datum i vrijeme isteka, tako da ne morate da zapamtite da ga isključujete kada se vaše odeljenje vraća u normalne operacije.

• Na pozdravnom pozdravu za telefon (zauzeto)
  Ovaj pozdrav se koristi za obaveštavanje pozivaoca da je odjeljak dostupan, ali niko ne može odmah da pozove svoj poziv, jer su sve dodaci u bazenu odeljenja zauzeti drugim pozivačima.

Elementi pozdravne pozdravne govorne pošte

• Naziv odeljenja
• Izjava da ne možete odmah da se javite
• Poziv da ostavite poruku
• Kada mogu očekivati ​​povratni poziv
• Dodatne opcije koje su na raspolaganju (npr. "Pritisnite taster za funt za povratak na ...")
• Adresa veb adrese ako može pružiti značajne informacije
• Ne duže od 20 - 25 sekundi (pravilo)
• Nemojte početi sa "Vašim pozivom nam je vrlo važno ..." pozdrav. Ova fraza je prekomerno korišćena i obično je "isključena" za pozive.
• Izbegavajte davanje previše informacija i preterano dugačak pozdrav.

Uzorak dobrog odeljenja Voicemail Pozdravi

• Došli ste do Odeljenja za računovodstvo. Svi naši predstavnici su zauzeti servisiranje drugih pozivaoca. Umjesto da trošimo vaše dragocjeno vrijeme na čekanju, želimo da vratimo vaš poziv u roku od dva radna sata. Ako želite da se vratite na prethodni meni, pritisnite zvezdicu sada. Inače, ostavite nam detaljnu poruku sa vašim imenom i brojem. Nakon što snimite poruku, možete pritisnuti taster za funt za više opcija. Hvala vam što ste pozvali.

• Dostigli ste Sales Department u Operations Tech, Inc. Svi naši predstavnici prodaje su zauzeti da služe drugim kupcima, ali želimo da vratimo vaš poziv što je prije moguće. Za trenutne informacije o cenama ili za provjeru statusa vaše narudžbe, molimo posjetite nas na webu. U suprotnom, ostavite nam poruku sa vašim imenom i brojem posle tonova. Ako želite da se vratite na prethodni meni, sada pritisnite taster zvezda.
• Dostigli ste računovodstveno odeljenje u Operations Tech, Inc. Odjeljenje je trenutno zatvoreno. Naše normalno radno vreme je od 08:00 do 17:00 časova od ponedeljka do petka. Zatvoreni smo subotom i nedeljom. Možete pritisnuti taster zvezda u bilo kom trenutku da biste se vratili na prethodni meni. U suprotnom, ostavite nam poruku sa vašim imenom i brojem i mi ćemo vratiti vaš poziv kada se kancelarija ponovo otvori. Možete da prekinete vezu nakon napuštanja poruke ili pritisnite taster za funt za dodatne opcije. Hvala vam što ste pozvali.

Bad Voicemail Pozdravi

• Došli ste do Odeljenja prodaje. Ostavite nam poruku.
• Zdravo. Dostigli ste računovodstveno odeljenje na XYZ.com. Svi računovođe trenutno prisustvuju obaveznom sastanku odeljenja i niko nije na raspolaganju za vaš poziv. Vaš poziv nam je veoma važan i želimo da vratimo vaš poziv čim se vratimo. Međutim, to je kraj godine i naš zadatak je veoma dug. Ako pozovete da izvršite uplatu na računu koji je zakasnio, molimo vas da nam kažete u vašoj poruci da vas odmah pozovemo. U suprotnom, sačekajte ton i ostavite nam detaljnu povjerljivu poruku.
• Odeljenje je zatvoreno. Molim vas ostavite poruku posle tonova.