Poslovna etiketa automatskih slušalaca
Najbrži i najjednostavniji način za programiranje i snimanje automatizovane funkcije vašeg telefonskog sistema jeste pisanje skripte u programu za obradu teksta. Izaberite osobu za snimanje scenarija koji ima prijateljski glas, može govoriti bez mucanja ili oklevanja i može jasno izgovoriti i osuditi svaku riječ i ime.
Automatizovani pozdravni posjetitelj
Prvi deo scenarija će biti pozdrav. Vaša je prilika da svoju kompaniju prezentirate vašim pozivalcima i verbalno ih pozdravite u svoju kompaniju.
Automated Attendant Greeting Da
- Počnite sa zahvalnošću za njihov poziv ili posao
- Držite kratki pozdrav, tako da vraćanje pozivaoca nije odloženo svaki put kada pozivaju
- Koristite svoj tagline, slogan kompanije i ime veb sajta, ili oboje, ako ih imate.
Automatizovani prilozni pratilac ne dozvoljava
- Nemojte koristiti više od dvije ili tri rečenice da biste pozdravili svoje pozvane
- Nemojte promovirati svoju web stranicu ako nema nijednog od vrijednosti koje nudi vašim klijentima
- Nemojte praviti slogane ili tagline samo da popunite pozdrav.
Automatizovane opcije prilaznika
Najvažniji dio automatizovanog poslužitelja predstavlja opcije koje vaši pozivalaci moraju odabrati da dođu do osobe sa kojima trebaju razgovarati. Postoje dve vrste pozivaoca: (1) ljudi koji nisu upoznati sa vašom kompanijom i koji će vam trebati smjernice i (2) pozivalaca koji znaju tačno sa kime imaju potrebu da razgovaraju i poznaju njihovo produženje.
Automatizovane opcije pohađača Da
- Koristite opcije koje su uobičajeno prihvaćene. Na primjer, "Pritisnuti nulu za Receptionistu", "Pritisnite taster pound da se vratite na prethodni meni."
- Recite svojim pozivaocima što je pre moguće kada mogu da pozovu nadogradnju svoje stranke, ako to već znaju.
- Dopustite da vaši pozivalci znaju napred ako su se vaše opcije menija nedavno promijenile. Uklonite ovo obaveštenje nakon tri nedelje.
- Prvo stavite najčešće nazvane opcije.
- Dajte opis opcije pre nego što date broj opcije. Na primjer, "Za korisničku podršku, pritisnite '5'."
- Proverite dokumentaciju sistema za rezervirane brojeve opcija menija. (npr., svi nastavci počinju sa brojem "8" i stoga "8" se ne može koristiti kao opcija menija).
Automatizovane opcije pohađača ne rade
- Nemojte reći "Molim" pre nego što date svaku opciju (npr. "Molim pritisnite 1 za ... Molim pritisnite 2 do ... Molimo pritisnite 3 do ..." itd.).
- Ne predstavljajte više od šest opcija istovremeno. Ako imate više od šest opcija, kreirajte višeslojnu strukturu menija. Na primjer, "Za prodajne i servisne opcije, pritisnite 5."
- Nemojte pretpostaviti da svi imaju telefon sa tastaturom. Ako opcija menija nije izabrana u roku od tri sekunde od kraja pozdravnog poziva, povežite ga sa recepcionerom.
Primeri automatizovanih skripte prateća
- Hvala vam što ste pozvali kompaniju Operations Tech, gde se "Tehnologija i poslovni susreti". Ako poznajete ekstenziju vaše stranke, možete je birati u bilo kom trenutku. Inače, izaberite jednu od sledećih opcija. Za servis za korisnike, pritisnite '1'. Za tehničku podršku, pritisnite '2'. Za naše redovno radno vreme, pritisnite '3'. Za računovodstvo, pritisnite '4'. Za kupovinu, pritisnite '5'. Da biste pronašli lokaciju u blizini, pritisnite '6'. U suprotnom pritisnite "0" za recepcionera ili ostanite na liniji i neko će vam pomoći uskoro.
- Dobrodošli u kompaniju Operations Tech. Da biste proverili status svog naloga, posetite nas na webu. Ako znate ekstenziju osobe, možete je birati u bilo kom trenutku. Za direktorijum kompanije pritisnite '1'. Ako znate ekstenziju osobe, možete je birati u bilo kom trenutku. Za direktorijum kompanije pritisnite '1'. Za tehničku podršku, pritisnite '2'. Za servis za korisnike, pritisnite '3'. Za prodaju i marketing, pritisnite '4'. Ako želite da razgovarate sa recepcionerom, pritisnite '0' ili ostanite na liniji i jedan od naših prijateljskih članova osoblja će vam pomoći. Hvala vam što ste pozvali kompaniju Operations Tech, gde se "Tehnologija i poslovni susreti".
Posle sata, Automatizovani prijem prilikom vikenda i praznika
Ako se vaše preduzeće zatvara nakon određenog vremena ili vikenda i nema nikoga da odgovara ili pomaže vašim pozivalcima, kreirajte automatizovani pozdravni pozdrav nakon poseta. Obavestite svoje pozivalce napred da je posao zatvoren i zatražite od njih da se pozovu na kraju. Takođe uključite svoje normalno radno vreme.
Sample Automated Attendant After-Hours / Weekend Script
- Hvala vam što ste pozvali kompaniju Operations Tech. Trenutno smo zatvoreni. Otvoreni smo od 09:00 do 22:00, od ponedeljka do petka, i 10:00 do podne u subotu, u srednjem standardnom vremenu. Ako poznajete ekstenziju vaše stranke, možete je birati u bilo kom trenutku. U suprotnom, pozovite nas tokom normalnog radnog vremena kako bismo vam pomogli. Hvala vam što ste pozvali kompaniju Operations Tech, gde se "Tehnologija i poslovni susreti". Zbogom.
- Hvala vam što ste pozvali kompaniju Operations Tech. Trenutno smo zatvoreni. Ako je ovo hitna situacija, nazovite našu telefonsku službu na 585-555-1234. Ako poznajete ekstenziju vaše stranke, možete je birati u bilo kom trenutku. Ako imate račun kod nas, možete provjeriti svoj status 24 sata dnevno 7 dana u nedjelju na www.operationstech.about.com. Naše normalno poslovno vreme je od 9 do 17 časova od ponedeljka do petka, a od 10 do 12 časova u subotu, Centralnom standardnom vremenu. U suprotnom, pozovite nas tokom normalnog radnog vremena kako bismo vam pomogli. Hvala vam što ste pozvali kompaniju Operations Tech, gde se "Tehnologija i poslovni susreti". Da biste ponovili ovu poruku, pritisnite taster pound. {3 sekunde pauze} Zbogom.
Sezonski Automated Attendant Pozdravi
Da biste promovisali sezonske specijalitete vaše kompanije ili samo proširili poseban sezonski pozdrav svim vašim pozivalcima, možda ćete želeti da predgovor svog automatizovanog prisustva pozdravite u ograničenom vremenu. Koristite to umereno i samo ako to odražava duh vašeg preduzeća. Na primjer, sezonski praznični pozdrav koji je željama vaših pozivaoo radost i prosperitet u Novoj godini teško biti prikladan za agenciju za sakupljanje.
- Dostigli ste kompaniju Operations Tech. Od "naše porodice" do "vaše porodice", želeli bi vam ugodnu sezonu praznika i uspješnu Novu godinu. Ako znate ekstenziju vaše stranke, možete ...
- Hvala vam što ste pozvali kompaniju Operations Tech. Pitajte svog predstavnika klijenata o našim popustima od 4. jula za sve usluge zamjene. Ako znate ekstenziju vaše stranke, možete ...
Proba i testiranje
Pre nego što snimite svoj automatizovani stažistički scenario, odaberite osobu koju ste odabrali da je pročitate nekoliko puta ispred vas. Koristite ovo kako biste fino podesili izgovor i izgovor. Nakon što se novi pozdrav prikaže, odmah pozovite svoj telefonski telefon da biste proverili grešku za grešku i proverite da li sve najavljene opcije funkcionišu kako treba.