Poslovna etiketa pozdravnih poruka
Čestitke govorne pošte su jednostavne stvari, a u poslu mogu izgledati nevažno. Međutim, pozdrav iz govorne pošte dobija puno predstave sa kupcima i saradnicima - razmislite o tome koliko često ne možete da telefonirate jer ste na drugoj liniji, daleko od vašeg stola ili van kancelarije. Razmislite o tome koliko često ste čuli glas pozdravne pošte prilikom poziva kolege, kolege i druge poslovne kontakte.
Pozdravne glasovne pošte postavljaju ton kako će vas i vaša kompanija videti osobe koje vas zovu i koje su suptilne i jednostavne načine za negovanje pozitivnih poslovnih odnosa. Najbolje poruke koje su kratke i do kraja su najbolje. I nemojte žuriti kroz vašu poruku. Budite efikasni, ali opustite se i odnesite svoje vreme.
01 - Kratki, uzvišeni pozdrav
02 - Vaše ime
Jasno navedite svoje prezime i izgovarajte svaki slog, tako da pozivalac zna da su došli do osobe kojoj su očekivali, pa tako žele da napišu vaše ime ako žele. Ako imate dugo ime, usporite se, tako da vaš sagovornik to može čuti.
03 - Ime Vaše kompanije i / ili naziv odeljenja
Navođenje imena vaše kompanije i vašeg odeljenja omogućit će klijentima da dođu do pravog mesta - naročito ako su prošli niz automatizovanih uputstava ili telefonskog sistemskog direktorija zaposlenih ili odjeljenja. Ovo je naročito važno za vošnje pozdravne govorne pošte . Možda se preskoči za interne pozive.
04 - Izjava o tome da ne možete preuzeti poziv
Kratka izjava (neki ljudi vole izvinjenje u izjavi) da ne možete da preuzmete poziv je standardan i brzo premeštaju pozivaoca na informacije o tome kada se možete vratiti na njih i sve važne poruke.
05 - Poziv za ostavljanje poruke
Pozovite pozivalca da vam ostavi detaljnu poruku.
06 - Kada ćete vratiti svoj poziv
Ako je vaša politika da povratite pozive do kraja dana, obavestite svog pozivaoca. Ako ne postoji politika, ponudite pozivaocu procjenu kada ćete vratiti poziv. Ako ste nedeljno odsutni iz kancelarije, neka vam to znaju.
07 - Obezbediti kontakt za hitnu pomoć
Niko ne voli da bude zarobljen u "govornom poštanskom zatvoru", čekajući odgovor bez drugih opcija. Ako postoji neko ko pozivalac može kontaktirati za hitnu pomoć, dajte uputstva o tome kako kontaktirati tu osobu.
08 - Držite kratku pozdravnu dužinu
Držite ga kratko: maksimalno 20 do 25 sekundi. Ljudi su zauzeti i ne vole da troše vreme.
09 - Izbjegavajte davanje previše informacija
Pružite vašim pozivalcima samo informacije koje su vam potrebne da ostavite poruku ili da stupite u kontakt sa vama.