Na primer, šta ako dobrovoljac ima nesreću dok služi s vama? Šta ako volonter prekrši zakon ili povredi nekog drugog? Vaša organizacija može biti odgovorna.
Evo pet načina da se smanji vjerovatnoća da ćete imati problema sa svojim volonterima.
Neke od ovih mogu izgledati opterećujuće, ali odvojite vrijeme da ih učinite ispravnim i zaštitite svoju organizaciju i vaše volontere.
Razviti volonterske politike i procedure
Konsultujte se sa advokatom ili specijalistom volontera kako biste bili sigurni da su to adekvatne. Politike bi trebale navesti volonterske dužnosti i baviti se pitanjima kao što su diskriminacija, uznemiravanje i drugo eventualno nezakonito ponašanje.
Ako eksplicitno zabranite loše ponašanje, vaša organizacija može biti zaštićena od odgovornosti. Obavezno uključite i zaštitu volontera od zlostavljanja od strane organizacije i njenog osoblja.
Napišite opis radnih mesta za sve volonterske pozicije
Budite eksplicitni o očekivanjima za volontera i šta on ili ona može i ne može učiniti. Navedite bilo koji mogući rizik za volontera i zatražite potpisano oslobađanje od odgovornosti. Temeljan i koncizan opis posla može pomoći u zaštiti organizacije od odgovornosti ukoliko dobrovoljac ide preko onoga što mu je dozvoljeno.
Evo nekih stvari koje treba uključiti u opis poslova:
- svrha vaše neprofitne organizacije
- potrebna obuka za ovu poziciju
- dužnosti koje se očekuju od volontera
- vreme potrebno za obavljanje zadatka
- lokaciju na kojoj će volonter obaviti posao
Zahtevajte od svakog volontera da popuni aplikaciju
Većinu vremena plaća se zahtev za aplikacijom .
Međutim, ponekad sa grupnim projektima koji uključuju "poziv za stoku" za volontere, možete jednostavno da dobrovoljci popune izuzeće koje oslobađa organizaciju od odgovornosti.
Složenost aplikacije zavisiće od položaja. Ako volonter radi sa ugroženim ljudima kao što su djeca ili stariji, bar bi trebao biti veći. Za poslove sa malim rizikom za bilo koga, pogodna bi bila kraća primjena. Pazite da imate različite aplikacije za različite poslove. Nema smisla obeshrabriti neke volontere sa dugim oblikom, ako to nije potrebno.
Evo nekih stvari koje treba uključiti u aplikaciju, gdje je to potrebno:
- Lične informacije kao što su adresa, telefonski broj, adresa e-pošte, osoba u kontaktu u slučaju bolesti ili nesreće, vozačka dozvola, dokaz o ličnom osiguranju itd.
- Kvalifikacije, kada je to potrebno za posao, kao što su specijalne vještine ili obrazovna postignuća.
- Reference koji mogu da potvrdjuju dobar karakter ili radnu etiku podnosioca zahteva. Reference mogu biti od člana zajednice, drugog neprofitnog sektora u kome je podnosilac prijave dobrovoljno ili poslodavac.
- Pismena dozvola za provjeru pozadine, esencijalno ako volonteri rade sa decom ili drugim rizičnim populacijama
- Odricanje od poverljivosti da biste mogli da prikupite informacije koje su vam potrebne i da ih podijelite na odgovarajući način.
Sprovesti odgovarajuće skrininge
Budi pažljiv ovde. Skrining je posebno važno za volontere koji mogu biti u kontaktu sa ugroženim osobama, ili koji moraju voziti dok rade svoj volonterski rad ili se bave drugim vrstama opasnog rada.
Međutim, 31 procenat neprofitnih organizacija ne vrši provođenje volontera prema jednoj studiji. Neprofitne organizacije često misle da mogu sami da policiju svojih volontera i zanemaruju da izvrše odgovarajuće provere u pozadini. Ali to može ostaviti organizaciji otvorenu za odgovornost. Pomislite na skrining kao deo vaših procedura sigurnosti i upravljanja rizikom.
Skrining treba uvek poštovati i zaštititi privatnost volontera što je više moguće. Pre nego što nastavite, dobijete pismenu saglasnost za skrining.
Takođe, s vremena na vreme prikažite kao predostrožnost.
Skeniranje može biti jednostavno kao lični intervju, ili može uključivati:
- kriminalne provere
- vođenje evidencije i dozvola
- potvrda o osiguranju
- skrining za zdravstvene uslove ili traženje dokaza o određenim vakcinacijama
- provjeravajući akreditive kao što su nastavni sertifikati ili posebne vještine
Obezbijediti odličnu obuku i upravljanje
Nikada ne okrevajte volontera bez adekvatnog treninga . Volonteri ceni da su obučeni, pa znaju šta da rade i kada. Voz u grupama ili jedan na jedan. Razviti pisane materijale koje volonter može da preduzme sa njima i obučava se o svojim specifičnim zadacima. Dodijelite volontera osobi osoblja za nadzor.
Obuka može uključivati:
- kodeks ponašanja vaše organizacije
- kako postupati kada predstavljaju organizaciju
- kako identifikovati i prijaviti zloupotrebu
- kako zadržati povjerljivost organizacije i ljudi kojima služi
- ono što konkretno očekujete od volontera
- kako prijaviti bilo kakve probleme
- ko je zadužen i kako doći do njih
Na kraju, budite spremni da odbacite volontera ukoliko krše bilo koji od pravila, teško se slažu, nepouzdani ili na bilo koji način zlostavljaju. Razviti pisanu proceduru za osoblje ako moraju pustiti volontera.
Uvek obavijestite volontera zašto ih puštate, a zatim dokumentirati smjenu, baš kao i kod plaćenog člana osoblja. Postupak, prateći ga i snimanje akcije će vam pomoći da dobrovoljac odluči da podnese žalbu svom najvišem rukovodstvu ili na drugi način pokuša da se vrati na vas.
Ne zaboravite da imate politike za svoje osoblje koje pokrivaju kako se liječe sa volonterima. Opišite šta je uznemiravanje i kako to izbjeći. Uspostavite proceduru žalbe koju volonteri mogu koristiti za prijavljivanje bilo kakvog zlostavljanja.
Volonteri žele da rade dobro i poštuju se kada je organizacija spremna da sarađuje sa njima. Oni žele dobre politike i imati odgovarajuću obuku i upravljanje. Održavanje volontera zahteva ne samo zahvalnost s vaše strane, već i organizovan pristup koji štiti i volontere i vaše neprofitne organizacije.
Preporučeni izvori:
Volonteri: Balansiranje rizika i nagrada (grupa za osiguranje neprofitnih osiguranja)
Projekat dobrovoljaca - od Energizea, centra volonterske ekspertize.