Prednosti i slabosti smanjivanja plaćenih kadrova
Koristeći volontere za obavljanje zadataka ili poslova koje bi inače moglo vršiti plaćeno osoblje (često nazivano zamjenom posla), trebalo bi da bude dio sveobuhvatne strategije za smanjenje troškova u teškim vremenima. Evo nekoliko saveta za to:
Nemojte nikoga ostavljati sa namerom da zamenite volontera za plaćeno osoblje. Takva radnja će dovesti do toga da drugi plaćeni kadar plaši svojih položaja i da se odupire i odupire radu sa volonterima, strahujući od toga da bi mogli da zauzmu svoje poslove. Međutim, kada postoji prirodno opadanje ili opšta reorganizacija, iskoristite tu priliku da ponovo razmislite o tome kako je vaša organizacija postavljena, i kako biste mogli da konfigurišete poslove tako da neke dužnosti mogu obaviti volonteri .
Na primer, upravo ste unapredili svog recepcionera na poziciju administrativne asistenta koja radi sa direktorom razvoja. Ovo ostavlja otvoreni posao za recepcioniste. Može li ta pozicija popuniti volonteri ? Jedna organizacija koju sam posetio nedavno ograničava broj sati otvorenih za javnost na pet dana dnevno (10-3.m.) i koristi volontere za recepciju. Svaki dan postoji drugačiji volonter. Taj dobrovoljac odgovara na telefon, pozdravi posjetitelje i obavlja niz dobro definisanih i dokumentovanih službenih dužnosti.
Na kraju dana, volonter koristi oblik da sumira važne stvari koje su se dešavale tog dana i bilo koji problemi koji bi možda trebali biti riješeni od strane dobrovoljaca sljedećeg dana.
Ova organizacija ima najveći deo buba, a volonteri su srećni i odani. Sada ima dovoljno obučenih dobrovoljaca da imaju još nekoliko dobrovoljaca u kancelariji koji se bave drugim kancelarijskim poslovima, što pomaže organizaciji još više.
Nemojte samo koristiti volontere za najčešće zadatke
Mnogi volonteri su sretni da rade klerički rad ili dobijaju poštu van vrata ili pokreću poslove, ali kad god postoji zadatak koji osoblje želi učiniti ali nema vremena, razmislite o korištenju volontera. Volonter može biti volonterski koordinator, pomoći u pisanju grantova ili sredstava za grantove za istraživanje, biti odgovoran za bilten, obučavati druge volontere ili čak osoblje, planirati i sprovesti posebne događaje ili niz drugih stvari. Kreativno razmislite i potražite volontere koji imaju posebne talente ili iskustva.
Razmislite o pronalaženju i korišćenju "kvalifikovanih" volontera
Kvalifikovani volonteri su obično specijalisti u onim oblastima koje neprofitne organizacije ne rade, kao što su finansije, ljudski resursi ili marketing. Često su zaposleni u korporacijama, deo njihovog programa korporativne društvene odgovornosti poslodavca. Njihove kompanije daju vremena da provode vrijeme rada sa neprofitnim organizacijama. Tokom ove recesije postoje i kvalifikovani dobrovoljci između radnih mjesta koji bi mogli biti veoma zainteresovani da održe svoje vještine oštre i dodaju u svoje rezimee.
Kvalifikovani volonteri ne mogu zamijeniti osoblje, ali mogu zamijeniti skupe outsourcing i spoljne konsultante.
Oni vam mogu pomoći da se reorganizujete, sprovedete organizacionu reviziju, razvijete podatke koji su potrebni da bi odbor pomogao u donošenju odluka o organizaciji, pronalaze načine da uštede novac na osnovnim uslugama ili pomognu osoblju da se fokusira na ono što je najvažnije u njihovom poslu.
Istraživanja su pokazala da neprofitne organizacije ne koriste kvalifikovane volontere (takođe nazvane pro bono rad) koliko često trebaju. Pitajte lokalne korporativne fondacije ako imaju kvalifikovan volonterski program ili se prijavite za pro bono grant preko fondacije Taproot.
Korporacija za nacionalnu i društvenu službu ima alatku za pomoć neprofitnim organizacijama koje se spremaju da koriste volontere zasnovane na vještinama. Možete takođe objaviti svoje otvore za volontere sa profesionalnim vještinama u Catchafire-u, online uslugama za usklađivanje.
Nemojte tolerisati sistem kasti u svojoj kancelariji
Vidio sam kancelarije u kojima su plaćeni menadžeri otišli na ručak svakodnevno, obično zajedno, dok su službenici i dobrovoljci pojeli sendviče salate od jaja u sali za odmor, u međuvremenu držeći tvrđavu dok se menadžeri ne vrate.
Kakav način da se osoblje i volonteri osećaju kao građani drugog reda. Nađite načine da budete inkluzivni i učinite da svi osećaju da su vitalni za nešto veoma važno.
Ponašajte se brzo kada volonteri pokažu interesovanje
Volonteri imaju puno mogućnosti u mnogim organizacijama. Ponašajte se brzo kada pokazuju zanimanje za vas, ili će ići negde drugde. Za potencijalne volontere je uobičajeno da dobiju slabu proveru od strane neprofitnih organizacija. Ili je menadžer volontera gluhon na ono što volonter kaže o njegovoj ili njenoj količini raspoloživog vremena (osećaj preopterećen je čest razlog razloga za volonterski let kao osećaj nedostatka); ili volonter prima površinski intervju koji ne otkriva sposobnosti i iskustva koja mogu biti tragovi u rešavanju volontera u nagrađivanju situacije.
Držite otvoren um o tome kakve vrste radnika volonteri mogu ispuniti
Da, možda ćete imati listu osnovnih uloga za koje uvek kupujete, ali kada vaš razgovor otkrije druge mogućnosti, nemojte biti vezani za presedan i pravila. Ne oklevajte da kreirate volonterski posao koji odgovara određenoj osobi, njegovim talentima i interesima. Možda ćete moći da razrešite plaćenog osoblja nekog zadatka i prebacite ga na volontera. To bi trebalo da omogući vašem osoblju koje plaća vreme da provede vreme na drugim hitnim dužnostima. Međutim, nikada ne bi trebalo da izloži osobu plaćenog osoblja na eventualni gubitak posla.
Najvažnije je to što niko ne može da smanji troškove namerno smanjivanjem osoblja i zamenom ih sa volonterima, ali mogu biti kreativni načini da se volonterima omogući da popune neke uloge ako to učinite mudro.