Koje su opcije za postavljanje sistema vožnje za moje poslovanje?
Radna snaga kompanije postaje sve mobilnija, sa više zaposlenih koji svakodnevno voze posao.
Imate dve mogućnosti za svoj biznis : program voznog parada vozila u vlasništvu kompanije, ili program nadoknađivanja za zaposlene koji voze svoje automobile.
Program flote (automobili u vlasništvu kompanije) je privlačna opcija za poslodavce koji treba da obezbede prevoz za određene funkcije, kao što su servisni kamioni, kombi, dostavna vozila ili one sa drugim zahtevima opreme. Program flote daje vašu poslovnu kontrolu i nadgledanje stvari kao što su osiguranje i održavanje vozila i mogućnost odabira karakteristika vozila koje kompanija smatra važnim. Ovo uključuje funkcije kao što su korporativno brendiranje, sigurnosni elementi i telematika kako bi se stekli 24-časovni uvid u to gde se njihova vozila nalaze i voze.
Koristi program refundacije za zaposlene koji voze sopstvene automobile kompanije koje ne zahtijevaju posebna vozila ili kamione za svoje zaposlene, kao što su prodaja i usluge.
Nadoknada pruža fleksibilnost i izbor za radnike, zahtijeva manju unutrašnju administraciju i ne zahtijeva unaprijed troškove ili odliv kapitala.
Šta je važno u odlučivanju koji sistem treba koristiti?
Bez obzira na model - flotu ili nadoknadu - morate ispravno nadoknaditi zaposlene za poslovnu upotrebu povezane sa svojim vozilima, ili se suočiti sa posljedicama, kao što su skupe revizije IRS-a, ili još gore, tužbe za postupanje po klasama .
Za program flote postavite sebi osnovnu svrhu za program - kao zaposleni perk (benefit) ili da obezbedite potrebe prevoza vašeg preduzeća. Ako je vaš primarni cilj pružanje poslovnog alata, on će vam omogućiti da smanjite troškove voznog parka tako što ćete povratiti troškove vezane za ličnu upotrebu vozila.
Pomoću programa za nadoknađivanje, možete odabrati ili dozvolu za ravno vozilo, program centa po milju ili standardnu kilometražu IRS za nadoknađivanje svojih radnika. Međutim, sve tri od ovih opcija mogu prouzrokovati gubitke na hiljade dolara po zaposlenom svake godine, jer ne precizno obračunavaju troškove svakog pojedinačnog vozača, kao što su različite cijene gasa i broj kilometara koji se vode.
Šta je FAVR i zašto je to najbolja alternativa za nadoknadu kilometraže?
FAVR je procedura prihoda IRS koja nadoknađuje zaposlenima bez poreza za fiksne i varijabilne troškove povezane sa vožnjom za posao. Fiksni troškovi mogu uključivati naknade za osiguranje, licence i registracije, dok varijabilni troškovi uključuju gorivo i održavanje.
FAVR je najtačnije rješenje za nadoknadu jer pruža prilagođenu nadoknadu svakom zaposlenom u mobilnoj službi na osnovu lokalnih troškova i poslovne kilometraže osobe, koje se mogu razlikovati od mjesec dana do mjeseca.
Međutim, precizno evidentiranje svih fiksnih i varijabilnih troškova može biti kompleksno za administriranje - zbog čega većina poslodavaca to ne koristi.
Mnogi poslodavci se umjesto toga odlučuju za jednostavnije naknade za ravno vozilo kao pristup "jedna veličina za sve" (500 dolara mesečno po zaposlenom, na primjer). Ali ova metoda ne uzima u obzir činjenicu da nijedna dva poslovna putovanja nisu ista, tako da ne bi trebalo da se dva zaposlenima nadoknadi isti iznos. Nadoknada programa od centi po milju je pravednija, ali i dalje tačna.
Zašto standardna brzina IRS nije najbolja alternativa?
Većina kompanija koristi stopu poslovnih kilometara IRS-a da bi izračunala šta treba vratiti svakom pojedinačnom zaposlenom. Međutim stopa IRS nije potrebna stopa naknade, jer se zasniva na nacionalnim prosečnim troškovima rada vozila tokom prethodne godine.
Stopa IRS je prosek troškova u vremenu korišćenjem podataka prethodnih godina, a ne stvarne stope refundiranja. Zaposleni bi mogli trošiti više na putovanje nego što im se nadoknađuje, ili bi se mogli nadoknaditi ako bi cijene gasa pale - i ne bi se vršila prilagođavanja u onome što se plaća jer je zasnovana na prošlogodišnjim brojevima.
Šta se većina kompanija pogrešila kada je reč o naknadama za ravno vozilo u poređenju sa nadoknadom?
Naknade za stanove jednostavno nisu poštene kada se radi o nadoknadama zaposlenih koji žive na različitim lokacijama. Na primjer, jedan zaposleni može živjeti u oblasti gdje su cene gasa 12 centi jeftinije od cijena u sljedećem gradu nad kojim drugi živi radnik. Takođe, fiksni troškovi poslovnog putovanja , kao što su cena premije za osiguranje automobila i poreza, značajno se razlikuju po lokaciji.
Ostali troškovi vožnje takođe variraju. Na primjer, premije za osiguranje automobila u velikoj meri se razlikuju od države, od 825 dolara u Charlotte, u Sjevernoj Karolini do 3,150 dolara u Detroitu, Michigan. Porezi za iste $ 21,000 limuzine koštaju 249 dolara u Nevadi, ipak mogu koštati oko 1,689 dolara na Rhode Islandu. Godišnji troškovi popravki nisu isti u svakoj državi, ili u proseku 393 dolara u New Jersey-u, ali samo 270 dolara u Vermontu. Plaćanje istog fiksnog kursa zaposlenim koji žive na različitim lokacijama u potpunosti ignorišu ove varijante.
Pošto se naknade za automobile tretiraju kao nadoknada, one su takođe oporezive i za poslodavca koji plaća FICA porez (socijalno osiguranje i porez na zarade), kao i za zaposlene koji plaća FICA i porez na dohodak. To znači da kompanija plaća iznos naknade za vozilo plus srodni doprinos za FICA, dok zaposlenik vraća iznos naknade za vozila, umanjen za porez na dohodak i njihov doprinos FICA. U režimu refundiranja bez poreza, volim FAVR, zaposlenik "odvodi kući" tačno iznos koji poslodavac nadoknađuje.
Koje greške preduzimaju kompanije u naplati za ličnu upotrebu voznog parka?
Neki poslodavci dozvoljavaju svojim zaposlenicima da koriste vozna sredstva koja su u vlasništvu kompanije, kao ličnost za ličnu vožnju. Ali, bili biste iznenađeni koliko kompanija ne shvata da je ova lična upotreba oporezivana zaposlenom. Kompanije takođe nemaju dobar način za izračunavanje iznosa koji bi svaki vozač trebalo naplatiti za ovu oporezivu korist.
Često se organizacije jednostavno naplaćuju ravnopravno da pokriju ličnu upotrebu u svim svojim vozačima, bez obzira na to koliko kilometara voze. Ovo može postati velika novčana prednost za zaposlene koji koriste vozila voznih parkova puno za ličnu upotrebu. Međutim, zaposleni koji voze flotu strogo za poslovnu upotrebu i zadržavaju vlastite automobile za ličnu upotrebu izvan radnih uslova, mogu biti nepravedno preplaćeni.
Šta se dešava ako preduzeće tačno ne nadoknađuje svoje zaposlene?
Netačno nadoknada radnika za troškove vezane za poslovanje košta mnoge kompanije na hiljade dolara svake godine (oko 3.000 dolara po zaposlenom svake godine, kako je izračunao Motus). Međutim, to nije ništa u poređenju sa troškovima sudskih postupaka u klasi. Posljednjih godina, radnici su uspješno tužili svoje poslodavce za čak 7 miliona dolara za nadoknadu nepravednih praksi refundiranja. U državi Kaliforniji, ove tužbe brzo postaju pravilo, a ne izuzetak, jer je Kalifornijski zakon o radu broj 2802 posebno strog.
Kodeks u Kaliforniji osigurava da "poslodavac će svojim zaposlenim štetiti [bez štetnosti] za sve neophodne troškove ili gubitke koje je zaposlenom učinio u neposrednoj posljedici ispunjenja njegovih ili njenih zadataka." To su obično tumačili poslodavci kao ograničeni na troškove opreme ili alata koji se koriste na poslu, ali se sada sve više i više koriste u slučajevima refundiranja kilometraže (primjer Radio Shack i Toys "R" Nas).
Programi flote takođe dolaze sa sopstvenim skupom izazova kada je reč o preciznom naplati zaposlenih za ličnu upotrebu ovih vozila. Lična upotreba vozila kompanije mora biti odgovarajuće dokumentovana i zaposleni se naplaćuju za ličnu upotrebu. Lična kilometraža koja nije prijavljena dovodi kompanije pod rizike od skupih revizija IRS-a i može koštati kompaniju u propuštenim otkazima.
Koji su izvori koji mogu pomoći mom poslu?
Vaše preduzeće može koristiti istu tehnologiju koja osnažuje novo digitalno radno mesto kako bi pratila troškove svojih poslovnih kilometara. Evo nekoliko primera:
- Pametni uređaji omogućeni GPS-om prikupljaju i čuvaju informacije o poslovnim putovanjima zaposlenih
- Mobilne aplikacije za automatizaciju praćenja broja zaposlenih i precizno prikazivanje tačnih poslovnih, putničkih i personalnih kilometara svakog zaposlenog.
Sa pravim mobilnim aplikacijama i softverskom platformom možete eliminisati ručne zadatke za vozače da povećaju produktivnost, smanjite troškove i osigurate usklađenost sa IRS-om - sve dok dobijete uvid u vozačko ponašanje i efikasnost mobilne radne snage.