Ako vaše preduzeće ima odgovoran plan, nadoknada određenih poslovnih troškova se ne oporezuje zaposlenom. Ako vaš plan za nadoknadu poslova nije u skladu sa zahtevima IRS za odgovorni plan, ova nadoknada se oporezuje zaposlenom, a za ove uplate mora se izvršiti zadržavanje federalnih poreza na dohodak i poreza na zarade.
Pored toga, vi kao poslodavac morate prijaviti ova plaćanja na W -2 obrazcu zaposlenog.
Odgovorni planovi mogu uključiti nadoknadu za različite troškove zaposlenih, uključujući:
- Putni troškovi zaposlenih, uključujući obroke i zabavu,
- Kupovina alata i opreme, i
- Troškovi kućnih ureda zaposlenih.
Odgovorni plan takođe mora uključiti proceduru koja zahteva od zaposlenih da vraćaju višak nadoknada (onih koji su iznad dozvoljenih iznosa) poslodavcu. Ako poslodavac uspostavlja i održava odgovorni plan, troškovi putovanja zaposlenima ne moraju se tretirati kao oporezivi prihod.
Dozvoljeni zahtevi plana
Kako bi se od strane IRS smatrala "odgovornim planom", vaš aranžman mora uključiti SVE od sledećeg:
- Troškovi moraju imati poslovnu vezu ; odnosno moraju biti plaćeni ili nastali prilikom obavljanja usluga kao zaposlenog.
- Zaposleni mora adekvatno računati poslodavcu za ove troškove u razumnom roku. Morate tražiti od zaposlenih da vam pruže detaljne informacije o ovim troškovima, uključujući datum, vrijeme, mjesto, iznos i poslovnu svrhu troškova.
- Morate tražiti od zaposlenog da vrati višak nadoknada u razumnom i određenom vremenskom periodu, u zavisnosti od okolnosti
Ukoliko sva tri od ovih uslova nisu ispunjena, plan utvrđuje IRS da nije odgovoran, a svi troškovi koje vaše preduzeće nadoknađuje zaposlenom se oporezuje zaposlenom.
Prekomjerna nadoknada
Prekomjerna nadoknada je nadoknada veća od dozvoljenih iznosa. Ako zaposlenik ne vrati višak nadoknada u razumnom vremenskom roku, ti višak iznosa se oporezuje zaposlenom. Najčešća okolnost bila bi slučaj u kome ste zaposlenom dali unapred prije nego što ode na put, a njeni troškovi tokom putovanja su manji od iznosa koji je napredovao.
Odgovarajući vremenski period za vraćanje viška nadoknada određuje IRS kao, na primer:
- Akontacija je primljena u roku od 30 dana od troškova
- Zaposleni dostavljaju odgovarajući račun troškova u roku od 60 dana od dana kada su plaćeni ili nastali.
- Zaposleni vraća višak nadoknade u roku od 120 dana od dana kada je plaćen ili nastao.
- Zaposlenom se daje izjava (najmanje kvartalno) koja zahteva povrat ili adekvatno obračunavanje neizmirenih avansa, a zaposlenik se pridržava u roku od 120 dana od prijema izjave.
Podnošenje Odgovarajućeg plana za IRS
Ne, ne postoji uslov da podnesete pisani plan Poreskoj upravi. Ali morate biti u mogućnosti da dokažete da ste definisali svoje zahtjeve za nadoknadu zaposlenih za troškove. Potrebno vam je nešto u pisanoj formi da pokažete IRS-u da shvatate koji je odgovorni plan i da poslujete svojim poslovima prema zahtevima.
Prvo, morate postaviti ove zahteve u pisanoj formi, kao deo vašeg uputstva za radnike i procedure.
Drugo, trebali bi dokumentovati sve transakcije sa zaposlenima za njihovu nadoknadu troškova, voditi evidenciju kako bi se pokazalo da su ispunjeni svi zahtjevi za odgovorni plan.
Odgovorni plan utiče i poslovni porezi
Da li su ti troškovi izvršeni u okviru odgovornog plana ne utiču direktno na vašu sposobnost da odbijete ove troškove na vašu poresku prijavu. Ali i dalje morate osigurati adekvatnu dokumentaciju koja dokazuje da su ti troškovi vezani za poslovanje.
Na primer, za putna nadoknada, možete odbiti trošak na odgovarajućoj liniji na poreskoj prijavi. Na primjer, za obroke i troškove zabave, koristite liniju 24b Rasporeda C (za poduzetnike ili jednodelne LLC kompanije).