Kako pripremiti W-2 platu i poreske izjave

Šta je formular W-2?

Obrazac W-2 obuhvata podatke o zaradama zaposlenih u prethodnoj kalendarskoj godini i zadržavanju od tih zarada, kao i informacije o naknadama i drugim odbitkom od zarada.

Kada su W-2 Forms Due?

W-2 su posledica zaposlenih do kraja januara, za prethodnu kalendarsku godinu. Ako je 31. januar vikend ili praznik, izvještaji trebaju biti sljedeći radni dan. Evo ključnih poreskih podataka o porezu na zarade koje se prijavljuju na datum roka ili tekuće godine.

W-2 obrasci su usledili od strane Administracije za socijalno osiguranje do 31. januara. Nakon što ste zaposlenima dali obrazce W-2, takođe morate dostaviti ove obrasce, zajedno sa obrazacom W-3 prenosa, Upravi socijalne sigurnosti (SSA).

Krajnji rok u januaru je pokušaj suzbijanja poreske prevare, ali to znači da biste ranije u januaru trebali dati obrazce W-2 zaposlenima, tako da imaju priliku da ih pogledaju pre nego što budu podneseni. Ranija distribucija zaposlenima smanjuje greške u oblicima W-2 , tako da ne morate da podnesete ispravljeni W-2.

Prikupljanje informacija za pripremu W-2 obrazaca

Informacije za ovaj obrazac potiču iz vašeg registra platnog spiska, koji prikazuje godišnje podatke za svaki zaposleni za plate i zadržavanje, uz odbitke za zdravstvene planove, zdravstvene štedne račune i druge stavke.

Evo više detalja o informacijama koje će vam trebati kako biste pripremili ove W-2 forme.

Teškoće: Prosječno

Potrebno vreme: Zavisi od broja zaposlenih i broja odbitaka i dodatnih uplata

Evo kako pripremiti obrazac W-2

Informacije o poslodavcima
Za svaku W-2 koji ste pripremili, moraćete da uključite informacije o vašem poslu: ID-broj poslodavca (EIN) i ime i adresa poslodavca.

Kontrolni broj
Možda želite dodati broj interne kontrole na svakoj W-2, ako plaćate mnogo zaposlenih. Možete sami generisati broj, ili vaš softver za pripremu platnog spiska može generisati ovaj broj.

Primanja zaposlenih takođe će vam biti potrebna

  1. Zatim će vam biti potrebne informacije o zaposlenima i ukupnim zaradama i zadržavanju za svakog zaposlenog za prošlu godinu:

  2. Ostala plaćanja. Možda ste platili unapred plaćena EIC plaćanja (zaradjeni prihodi) (polje 9) i naknade za njegu (Box 10) koje su isplaćene zaposlenima.

  3. Informacije o učešću u penzionom planu, zakonskim zaposlenima
    Na svakoj W-2 morate provjeriti odgovarajući okvir ako zaposlenik učestvuje u planu za penziju (Box 13) ili nekvalifikovanom planu (Box 11), ako je ovaj zaposlenik zakonski zaposlen (polje 13) ili ako zaposleni primio nezaposlenu naknadu treće strane (Box 13.

  1. Box 12
    Kutija 12 je za iznos za drugu kompenzaciju ili izveštavanje, za ulazak u 1-4 kutije. Neke od najčešćih informacija za Box 12:

    • Nepotpuno socijalno osiguranje, RRTA (penzije na pruzi), ili porez na Medicare, na savjete ili grupno životno osiguranje
    • Izborni odlaganja do 401 (k), 403 (b) i drugi kvalifikovani planovi za penzionisanje
    • Neopoređiva bolna plata
    • Zlatna padobranska plaćanja
    • Izuzeci nadoknađeni troškovi kretanja
    • Doprinosi na račune zdravstvene štednje ili zdravstvene štednje
    • Ne-zakonske mogućnosti radnika zaposlenih
    • Određeni Roth doprinosi pod 401 (k) ili 403 (b) planove
    • Troškovi pokrivenosti zdravstvenom zaštitom pod pokroviteljstvom poslodavaca, koristeći Code DD, u skladu sa zahtevima za izveštavanje o Zakonu o pristupačnoj zaštiti
  2. Box 14
    Upisi u polju 14 su za druge odbitke ili kompenzacije koje moraju biti obelodanjene zaposlenima za njihove poreske prijave. Na primjer

    • Penzija posle poreza
    • Auto nadoknade
    • Posebne takse za Kalifornije, New York, New Jersey i Washington
    • Dobrotvorni doprinosi oduzeti od plate zaposlenog
    • Zdravstveno osiguranje i odbitne naknade štete
    • Jedinstveni odbitci ( za troškove uniforme )
    • Smanjenje poreza na uniju
    • Nesortalni prihod
    • Troškovi vozila uključeni u plate (100% od vrednosti zakupa vozila dodijeljene zaposlenom i uključene u platu 1)
    • Postoji i kutija za stavke "Ostalo - nije na listi" koje ste odbili od zaposlenih
  1. Državne i lokalne informacije
    U ovom odeljku unosite informacije o državnim i lokalnim platama i zadržavanju. Unesite:

    Imajte na umu da postoji prostor za dve države i dva lokaliteta na obrascu. Ako je neko radio u više od dve države ili lokacijama tokom godine, koristite drugi W-2 da uključite dodatne informacije.

    • Vaš državni kod sa dva slova i državni porezni identifikacioni broj vašeg preduzeća (pogledajte odeljenje prihoda vaše države) (okvir 15)
    • Državne zarade (Okvir 16)
    • Državni porez na dohodak zadržan (Boks 17)
    • Lokalne zarade, ako ih ima (Box 18)
    • Lokalni porez na dohodak zadržan (Okvir 19)
    • Naziv lokacije (okvir 20)
  2. Provjerite tačnost
    Provedite vreme kako biste bili sigurni da su informacije koje pružate zaposlenima (i na kraju Upravi za socijalno osiguranje i IRS) tačne. Provjerite svoj registar platnih spota ukupno za godinu i pokrenite W-3 kako biste osigurali tačnost svih podataka koje podnosite.

  3. Pred-štampani oblici
    Ako štampate sopstvene W-2 forme, možete ih dobiti iz nekoliko izvora:

    W-2 je višeslojni oblik. Evo stranica ove forme:

    • Veb sajt poretka IRS Forms (traje 7-15 dana)
    • Online formira prodavac dobavljača ili kancelarije.
    • Kopija A ide u Upravu za socijalno osiguranje. Kopija A se obično štampa u crvenoj formi.
    • Kopija 1 je za grad, državu ili lokalitet
    • Kopija B je za podnošenje sa saveznom poreskom prijavom zaposlenog
    • Kopija C je za evidenciju zaposlenog
    • Kopija 2 je još jedna kopija za drugi grad, državu ili lokalitet
    • Kopija D je za zapise poslodavca.
  4. Štampaj W-2s
    Odštampajte obrasce, proverite da li se oni poravnavaju sa prethodno štampanim formatom ako ga imate.

  5. Distribuirajte W-2s

    • Za zaposlene: kopije B, C, 1 i 2
    • Upravi za socijalno osiguranje - Kopiraj A. SSA zahteva da pošaljete Kopiju A sa W-2 svakog zaposlenog, zajedno sa Obrascem W-3, do kraja februara.
    • Držite Kopiju D za svoje podatke.
  6. Jeste li zbunjeni o Obrascu W-2? Odgovori na vaša pitanja o W-2 formularu za 2011. godinu

Saveti o pripremi obrazca W-2

  1. Identifikacioni broj poreza na državu vašeg preduzeća nije vaš ID poreza na promet poreza na promet. Mnoge države koriste broj federalnog poreznog broja (EIN) i dodaju cifre na kraju. Provjerite kod svog državnog odjeljenja o prihodima za informacije.
  2. Tip prihoda. Prihodi tipovi zaposlenih su podložni porezima na socijalnom osiguranju i porezima na Medicare, uključujući dodatni porez na Medicare.
  3. Okvir 12 - Više od 4 stavke
    Ako imate više od 4 stavke za Box 12, morate staviti dodatne stavke na drugi W-2. Ali nemojte uključivati ​​platu zaposlenog i zadržavanje na ovom dodatnom W-2.
  4. Obrazac W-3 , zajedno sa Kopijom A iz svih obrazaca W-2, dolazi do Administracije socijalnog osiguranja do 31. januara. Kada završite W-3 i imate sve W-2 forme, pošaljite ih zaposlenima što je prije moguće, tako da imaju priliku da pregledaju obrasce. Ako nađu greške, možete ih popraviti pre nego što pošaljete konsolidovani izvještaj SSA do 31. januara.
  5. Odricanje od odgovornosti
    Informacije date u ovom "Kako" je u opštoj svrsi, kako bi vam pomogli da prikupite informacije koje su vam potrebne za pripremu i štampanje W-2 obrasca. Nije namijenjeno da bude poreski savet i ni na koji način ne pokušava da se ove informacije budu sveobuhvatne ili da vam kažu sve informacije koje moraju biti uključene u vaše W-2 forme . Razgovarajte sa svojim poreskim savjetnikom o informacijama o vašoj specifičnoj situaciji.
  6. Nazad na godinu završetka završetka plata i poreskih izveštaja