Biti upozoren je prednjačio. Pre nego što pošaljete obrazce W-2 zaposlenima i podnesite ove forme sa Upravom za socijalno osiguranje (zajedno sa W-3 transmisijom), pregledajte ove uobičajene greške kako biste izbjegli probleme.
Podnošenje W-2 obrazaca kasni
Počevši od poreske godine 2016, rok za podnošenje prijava za W-2 obrasce (i 1099 obrasca) premešten je do 31. januara. Dakle, obrazac W-2 za zaposlene 2017. godine mora biti upućen Upravi socijalnog osiguranja najkasnije do 31. januara , 2018.
Postoje kazne za kasno podnošenje. Pročitajte više o novim rokovima za W-2 i 1099 forme.
Koristeći Wrong W-2 formu
Koristite obrazac W-2 za godinu kada je prihod bio oporezivan, a ne godinu u kojoj se prijavljuje. Na primjer, za zarade zaposlenih u 2015, koristite obrazac 2016 W-2 ; ovaj obrazac će biti dat zaposlenima i podnet u Upravi socijalnog osiguranja u 2017.
Nedostaju rokovi za podnošenje prijava. Na zaposlene morate dostaviti W-2 najkasnije do kraja januara, a ove obrasce morate dostaviti Upravi za socijalno osiguranje najkasnije do kraja februara. Rokovi se menjaju svake godine u zavisnosti od datuma kada datum pada na kalendar. Ako je krajnji rok za vikend ili praznik, datum će biti prebačen na sledeći radni dan. Evo tačnih rokova za porez na zarade na godišnjem nivou za tekuću godinu.
Ne koristi odobrenu W-2 formu
Ne možete preuzeti obrazac W-2, kopirati i koristiti ga.
Crveno na A je specijalno mastilo. Morate da dobijete odobrene forme, od kancelarijske kompanije za snabdevanje, od strane IRS-a ili od softverske kompanije. Pročitajte više o tome gdje možete dobiti odobrene W-2 forme.
Neuspešno zaustavljanje socijalnog osiguranja
Zadržavanje socijalne sigurnosti mora biti zaustavljeno na maksimalnom oporezivom platu za socijalno osiguranje za svaku godinu.
(Ovu maksimalnu promjenu u većini godina odražavaju troškove života.) Iako ovo nije posebno pogrešna W-2, to je uobičajeno i izazivaće vam prekomerno prijavljivanje plata za socijalno osiguranje za zaposlenog. Morate vratiti višak zaposlenom i ispraviti W-2 i Obrazac 941 , kvartalni izveštaj o platama i porezu za bilo koje četvrtine koji odražavaju višak. Na primjer, ako je zaposlenik u septembru dostigao maksimum za oduzimanje socijalne sigurnosti u septembru, morate promijeniti Obrazac 941 za treći kvartal.
Slanje W-2 obrazaca u IRS
Obrasci socijalnog osiguranja moraju biti dati zaposlenima do kraja januara i podnijeti Administraciji socijalnog osiguranja do kraja februara, zajedno sa transmisijskom formom W-3, koji akumulira sve informacije iz svih W-2.
Ne dobijam IRS odbitku za ne E-fling
Poslodavci koji podnesu 250 ili više W-2 obrazaca moraju dobiti odricanje ako ne žele da e-datoteke. Pročitajte više o tome kako dobiti odricanje od podnošenja W-2 obrazaca elektronskim putem (PDF).
Izrada ovih oštećenih oblika na obliku W-2
Najčešće greške u formi W-2 uključuju:
- Ne uključuje decimalne podatke i cente na iznose
- Ako ne koristite crno mastilo (čime je unos premala)
- Unošenje stavki su prevelike ili suviše male. IRS predlaže da koristite 12 pt. Kurirski font za štampanje W-2s.
- Naziv radnika koji pogrešno formatira. Ime i srednje početno osoblje se nalaze u prvom polju, prezime zaposlenog ide u drugu kutiju, a bilo koji sufiks (poput "Jr.") ide u treću kutiju.
Korišćenje finansijskog softvera može vam pomoći da izbegnete mnoge od ovih grešaka na W-2 formulama, pogotovu u formi grešaka, a vaš softver vas može upozoriti kada dosegnete maksimalnu visinu plata za socijalno osiguranje. Pogledajte članak o računovodstvenim programima za 2012. godinu od strane Rosemary Peavler, Vodič za poslovne finansije, fokusirajući se na programe koji uključuju funkcije platnog spiska.
Kako ispraviti W-2 formu
Svakom zaposleniku morate dostaviti W-2 obrazac do kraja januara svake godine (za prethodnu kalendarsku godinu), ali ne morate dostaviti ove obrasce Upravi za socijalno osiguranje (SSA) do kraja februara. Ovo kašnjenje pruža vreme za ispravljanje grešaka.
Ako možete ispraviti grešku pre podnošenja s SSA, samo napravite ispravku i pošaljite ispravljeni obrazac.
Ako nađete grešku nakon što ste podneli SSA, morate podneti ispravljenu W-2 zajedno sa ispravljenim prenosnim obrascem W-3c).
Pročitajte više detalja o tome kako napraviti ispravke u obliku W-2, nakon što ste je poslali Upravi za socijalno osiguranje.