Svake godine od poslodavaca se zahteva da pošalju izveštaj zaposlenima koji pokazuju svoje ukupne zarade i odbitke, tako da zaposleni mogu uključiti informacije o njihovim prihodima od poreza na dohodak. Izveštaji se takođe moraju dostaviti Upravi socijalnog osiguranja. Ovaj izveštaj je W-2 obrazac.
Pre nego što pripremite i pošaljete obrazce W-2 zaposlenima i Upravi za socijalno osiguranje, pratite ove korake kako biste bili sigurni da sve ide glatko.
01 - Pobrinite se da imate ispravno klasifikovane radnike kao zaposlene
Zaposleni je radnik koji obavlja posao u pravcu poslodavca. Generalno, svako ko obavlja usluge za organizaciju je zaposleni ako organizacija može da kontroliše šta će biti učinjeno i kako će to biti učinjeno.
S druge strane, nezavisni izvođač radova je pojedinac ili preduzeće koje pruža usluge drugom pojedincu ili poslu. Nezavisni izvođač je poseban poslovni subjekt i ne smatra se zaposlenim. Neki primjeri nezavisnih izvođača radova su konsultanti, agenti ili brokeri. Rad nezavisnih ugovarača je često slučajan ili nije bitan za poslovanje; na primer, uslugu čišćenja, platnog procesora ili IT usluge.
Pročitajte više o klasifikaciji radnika kao zaposlenih ili nezavisnih izvođača radova i konsultujte advokata za zapošljavanje za pomoć.
02 - Provjerite raspodjelu i podnošenje podataka za tekuću godinu
U procesu W-2 uključeni su dva koraka. Prvi korak je distribucija obrazaca W-2 zaposlenima. Drugi korak je podnošenje ovih obrazaca Uprave za socijalno osiguranje. (SSA)
Rok za distribuciju zaposlenima i podnošenje prijave SSA-u je 31. januara naredne godine. Ovo je novi raniji rok za formiranje SSA prijave kako bi se izbjegla poreska prevara. Pročitajte više o W-2 i 1099 rokovima.
Pobrinite se da svoje zaposlene date početkom januara, tako da imaju vremena da ih pregledaju kako bi sprečili greške.
03 - Provjerite W-4 formulare za zaposlene
Od poslodavaca je obavezno imati sveobuhvatni W-4 obrazac za sve zaposlene u svako doba. Obrazac W-4 sadrži informacije neophodne za utvrđivanje iznosa federalnog poreza na primanja poreza, korišćenja bračnog statusa, broja zavisnih lica i dodatnih iznosa koji se zadržavaju.
Obrazac W-4 mora biti popunjen na angažmanu iu bilo kom trenutku zaposleni želi da izvrši promenu. Zaposleni treba promijeniti obrazac W-4 ako se lične informacije zaposlenog (uključujući bračni status i broj zavisnih osoba) mijenjaju ili ako se adresa zaposlenog mijenja. Zaposleni takođe može promijeniti oblik W-4 u bilo koje vrijeme kako bi promijenio iznos zadržavanja.
Svake godine prije kraja godine, poslodavci treba da zatraže od svih zaposlenih da pregledaju obrazac W-4 kako bi se osiguralo da su lični podaci tačni.
Obezbedite da zaposleni imaju tačne i aktuelne informacije na Obrascu W-4 će vam pomoći da pripremite i distribuirate W-2 forme.
04 - Prikupite informacije o platama za W-2 obrazce
Prvo, bit će vam potrebne osnovne informacije o vašoj kompaniji za sve W-2 oblike:
- Identifikacijski broj poslodavca vaše kompanije
- Ime, adresa i poštanski broj poslovanja
- I državni porezni broj vaše kompanije
Zatim ćete morati prikupiti informacije o svakom zaposlenom, kako ličnim informacijama tako i informacijama o platnom spisku:
- Ime i adresa zaposlenog i broj socijalnog osiguranja ili drugi poreski identifikacioni broj
- Iznos koji je zaposlenom isplaćen: ukupne zarade, saveti i druga nadoknada
- Iznos federalnog poreza na dohodak zadržan
- Plate za socijalno osiguranje (do maksimalnog iznosa socijalne zaštite za godinu)
- Medicare plate i savjeti i porez na Medicare zadržani, uključujući i dodatni porez na Medicare za zaposlene sa visokim prihodima.
- Dodijeljeni savjeti za zaposlene plaćeni
- Isplaćene naknade za negu i druge pogodnosti koje se oporezuju zaposlenom
- Za svaku državu u kojoj je zaposleni radila, platili su plate i savjete države i zadržali porez na državni prihod
- Plaćene lokalne plate i saveti i zadržani porez na domaći dohodak.
05 - Pregled W-2 obrade - kako će biti W-2?
Ako je vaša kompanija nova za obradu platnog spiska ili ako se vaša situacija u platnom spisku nedavno promjenila, dobra ideja je da pregledate proces pronalaženja, popunjavanja i distribucije izvještaja o završetku godine zaposlenima. Možete dobiti W-2 forme iz kancelarijskog skladišta, vašeg CPA, iz poreskog ili računovodstvenog softvera ili iz IRS-a.
Napomena: W-2 obrazac ne možete preuzeti sa IRS-a ili bilo kog drugog na Internetu. Kopija A formulara W-2 je u određenoj boji crvenog mastila i ne može se duplirati. Morate podneti specifični IRS obrazac Kopije A sa Administracijom socijalne sigurnosti (ovo je kopija koju držite i prijavite sa Socijalnim osiguranjem krajem februara).
Evo nekoliko opcija za pripremu W-2 oblika:
- Korišćenje računovodstvenog softvera . Ako imate samo nekoliko zaposlenih i koristite računovodstveni softver, možda ćete moći da kupite dodatak za pripremu W-2 obrazaca pomoću ovog softvera.
- Korišćenje softvera za pripremu poreza. Ako koristite jedan od zajedničkih softverskih programa za pripremu poreza, bilo na mreži ili u verziji za desktop, a kupili ste poslovnu verziju ovog softvera, proverite da li je uključena obrada W-2. Shirley Elmblad, Vodič za finansijski softver, ima članak o pregledima poreskih programa
- Korištene kupljene W-2 forme . Glavne firme za snabdevanje u preduzeću imaju prethodno odštampane W-2 forme sa softverom na CD-u koji vam omogućava da ručno unosite informacije za ove forme i da ih štampate na štampaču.
Bilo koji metod koji koristite za popunjavanje i štampanje W-2 formulara takođe treba da ima W-3 formu prenosa .
06 - Odlučiti kako distribuirati W-2 obrasce zaposlenima
Kada napravite W-2 forme, vaša sledeća odluka je kako ih distribuirati zaposlenima. Zapamtite da je rok za raspodjelu W-2 obrazaca zaposlenima 31. januara godine nakon poreske godine. Na primjer, poslodavci koji su trebali distribuirati 2016 godinu porezne godine W-2 imaju do 31. januara 2017. godine da ih distribuiraju.
Imate dve mogućnosti za distribuciju štampanih W-2 obrazaca za zaposlene: bilo da ih pošaljete ili ih distribuirate zaposlenim licno. Ako zaposlenik lično prikupi svoj W-2 obrazac, možda ćete želeti da upoznate sa zaposlenom da je obrazac podignut, kako biste izbjegli pitanja o tome da li je to učinjeno.
07 - Proverite greške pre nego što pošaljete W-2 obrazac zaposlenima
Da biste umanjili probleme i ponovo pošli W-2 obrasce, provjerite W-2 forme za greške, koristeći ovu kontrolnu listu. Zajedničke W-2 greške uključuju korištenje pogrešnog godišnjeg formulara, neuspješno uključivanje informacija, stavljanje informacija u pogrešno polje i neuspešno zatvaranje socijalnog osiguranja do maksimuma.
08 - Rukovanje zahtjevima zaposlenih za duplikate W-2 obrazaca
Zaposleni često zamenjuju ili izgube W-2 obrasce i oni mogu doći do vašeg odeljenja za platni promet koji zahtijeva dupliranu kopiju W-2 obrazaca. Pre nego što distribuirate W-2 obrasce, razmislite kako ćete se baviti ovim zahtjevima:
- Ako ste interno odštampali obrasce, možete jednostavno ponoviti formu W-2 i dati ili poslati zaposlenom.
- Ako je ovaj obrazac pripremio spoljašnja služba platnog spiska, mogu vam naplatiti troškove ponovnog štampanja i slanja formulara. Možda želite da naplaćujete zaposlene za prvi duplikat ili drugi duplikat u godini (to se dešava!).
Šta god da odlučite, dobra je ideja da se zaposlenima komuniciraju vaša pravila u vezi sa duplikatima. Uzimanje optužnice za duplirane forme može izgledati ekstremno, ali bi moglo smanjiti broj izgubljenih oblika s kojima morate da se bavite.
09 - Podnošenje obrazaca W-2 i W-3 sa Upravom za socijalno osiguranje
Nakon što ste odlučili kako pripremiti W-2 obrasce i distribuirati ove obrasce zaposlenima (do 31. januara godine koja sledi poresku godinu), vaša sljedeća odluka je da odredite kako podneti ove forme sa Upravom za socijalno osiguranje (SSA) .
Sve W-2 forme moraju se podneti sa Administracijom socijalnog osiguranja, zajedno sa W-3 transmisijom. Dve opcije za podnošenje ovih obrazaca:
- Možete se prijaviti na mreži na stranici Poslovne usluge na veb lokaciji socijalnog osiguranja. Prvo ćete morati da se registrujete, a zatim popunite odgovarajuće forme online. Ako šaljete putem interneta u BSO, ne morate da unosite W-3 obrasce.
- Takođe možete poslati popunjene W-2 obrasce uz obrazac W-3 Upravi socijalnog osiguranja.
Evo više informacija o tome kako pripremiti formu W-3 .
10 - Provjerite državni propisi za distribuciju W-2 obrazaca
Kada popunite obrazac W-2 za zaposlenog, jedan dio tog obrasca (kopija 1) je određen da se dostavi državi u kojoj radnik radi. Ako radnik radi u više država, moraćete dostaviti kopiju W-2 obrazca svakoj državi.
Svaka država ima različite uslove za podnošenje W-2 obrazaca i bilo koji prenosni obrazac. Proverite kod državnog poreskog organa ili odeljenja za državni prihod da biste saznali o zahtevima države.
UPOZORENJE: Mnoge države su u skladu sa novim ranijim rokom od 31. januara za podnošenje W-2 sa SSA.
Pročitajte više o državnim porezima za plate.