Šta vam treba za maloprodajni softver?
Računarski softver je neophodan za bilo koji mali biznis da prati prihode, troškove, informacije o kupcima i sve druge finansijske podatke. To je takođe odličan alat za donošenje odluka, pošto pravovremeni izvještaji i alatke za analizu budžeta koji dolaze sa većinom računovodstvenih softverskih programa daju vlasnicima kompanija šansu da se povuku i da imaju sveobuhvatno razumijevanje finansija kompanije. Ali u moru programa i brandova softvera, kako birate pravi softver za računovodstvo za vaš mali biznis?
Šta treba uzeti u obzir pre nego što kupite računarski softver
Pošto je računovodstveni softver od vitalnog značaja za vaš mali biznis, važno je osigurati da istražite pre kupovine bilo kakvog posebnog tipa finansijskog upravljanja ili softvera za računovodstvo. Uzimajući u obzir potrebe vaše kompanije, možete da izmerite dnevne potrebe za funkcionalnošću koje su vam potrebne. Ispod su samo neke od stvari koje treba učiniti i imajte na umu prije nego što se obavezujete da kupujete računarski softver.
Uradite analizu potreba
Pre nego što odlučite o određenom računovodstvenom programu, trebate izvršiti analizu potreba kako biste procijenili funkcije, funkcije i izvještaje koji će vam trebati program. Odmjerite vrijeme da razmislite o tome koje računovodstvene transakcije su značajne za vaše poslovanje, tako da možete odabrati program koji ih može efikasno rukovati. Treba navesti sve izveštaje koje ćete morati da generišete kontrole koje vam trebaju ili integracija koju želite sa aplikacijama nezavisnih proizvođača.
Ova analiza potreba će biti osnova za koju počinjete proces selekcije.
Pročitajte Recenzije računarskih programa
Čitanje drugih pregleda kupaca proizvoda će vam dati bolju ideju o tome šta kupujete. Mnoge potrošačke web stranice poput Amazon-a imaju bezbrojne recenzije koje govore o jednostavnosti korištenja, izvještavanju, podršci, kompatibilnosti operativnog sistema i cijene.
Pronađite ono što odgovara vašim potrebama
Većina malih preduzeća može da koristi softver za računovodstvo malih preduzeća kao što je QuickBooks direktno iz kutije. Većina proizvođača postavljaju funkcije za prijavljivanje i šablone tako da lako možete kreirati gotovo svaki izveštaj koji vam je potreban. Međutim, možda ćete utvrditi da vam je potreban softver specifičan za industriju, kao što je neprofitni računovodstveni softver , softver za računovodstvo u građevinarstvu ili softver za računovodstvo na mjestu prodaje kako biste zadovoljili jedinstvene potrebe računovodstva i izvještavanja vaše industrije.
Razmotrite jednostavnost korišćenja
Vi ili vaše osoblje ćete morati naučiti da koristite računarski softver koji ste kupili. Verovatno je da ćete imati godišnji promet. Stoga bi trebalo razmisliti o izboru računovodstvenog softverskog paketa koji ne samo da odgovara vašim potrebama, već je lak za učenje s obzirom na vrijeme i resurse koje možete obavezati da obučite zaposlene o tome kako koristiti softver. Ako imate malo sredstava da biste zaposlene pokrenuli i pokrenuli na svom programu kada postoji promet, onda biranje jednostavnog, jednostavnog za korišćenje računovodstvenog softvera kao što su QuickBooks ili Peachtree može biti način da se ide za vaš mali biznis. Iako možda postoje bolje računovodstveni softverski programi na tržištu, vaš mali biznis neće videti prednosti ovih programa ako vaše osoblje ne zna kako ih pravilno koristiti.
Razmislite o podršci
Moraćete da odlučite koja vrsta podrške želite da vam pomogne da koristite proizvod. Većina proizvođača nudi kompletan paket opcija pomoći - e-poštu, telefon i online podršku. Neki proizvođači će nuditi besplatnu podršku ako kupite program, a većina će ponuditi planove tehničke podrške koju možete nabaviti pored računovodstvenog softvera. Trebali biste pročitati bilo koji forum o iskustvima drugih korisnika sa podrškom za korisnike od proizvođača softvera koji ste odabrali jer nisu svi kreirani jednaki. Određeni proizvođači računovodstvenog softvera pružaju adekvatnu podršku, dok drugi ne.
Uzmite u obzir skalabilnost
Koliko rasta očekujete da vaše preduzeće raste u kratkoročnom medijskom terminu? Nakon što napravite svoje projekcije o rastu vašeg biznisa, tada ćete želeti da vidite koliko je skalabilno potrebno da vaš program računovodstvenog softvera mora biti u skladu sa ovim rastom.
Da li vam je potreban računovodstveni softver za rad na prenosnim računarima, desktop računarima ili mobilnim uređajima? Da li vam je potreban računovodstveni softver koji može da radi na mreži? Koliko je skupo da dodate dodatne korisnike u svoj računarski softver? Želite razmotriti ova pitanja, a ako vaš mali biznis pokreće mrežu, dobra je ideja da se obratite IT stručnjaku kako biste bili sigurni da je računarski softver koji ste odabrali kompatibilni sa vašim hardverom. IT stručnjak treba da bude u stanju da obezbedi da ispunjavate specifikacije hardvera / softvera, a takođe da pravite druge predloge za umrežavanje koje će poboljšati poslovanje vašeg poslovanja.
Da li vam je potrebno upravljanje dokumentima?
Neki mali biznisi žele da rade u bezviznijem okruženju, dok su drugi komforniji da budu malo staromodni. Bez obzira koji proces odlučujete, trebalo bi da budete sigurni da je softver dizajniran tako da odgovara vašim potrebama. Na primjer, ako želite kancelariju bez papira, onda morate provjeriti funkcije upravljanja dokumentima svog računovodstvenog softvera. Alternativno, možete kupiti alatku za upravljanje stranom stranom, a možete pogledati da li postoje računovodstveni programi koji se integrišu sa vašim sistemom za upravljanje dokumentima kako bi se olakšale procesi toka posla vašeg poslovanja.
Da li možete da koristite upravljanje tokovima?
Ako odlučite da radite u poslovnom okruženju bez papira, onda ćete morati da izaberete računarski softver koji ima ugrađene procese toka posla ili vam dozvoljava da ih izgrađujete da bi se zadovoljili vaši poslovni procesi. Budući da nećete imati kopije fizičkih papira koje plutaju oko vaše kancelarije za pregled i odobrenje, moraćete imati mogućnost da dizajnirate procese odobravanja za jednostavne i složene zadatke kao što su vremenski list, prodavač ili provjerite odobrenje.
Uzmite u obzir potrebe za sigurnošću podataka
Sigurnost računovodstvenih podataka je uvijek važna, jer ćete želeti da budete sigurni da su vaše lične informacije, lični podaci vašeg zaposlenog i informacije vašeg klijenta zaštićene. Međutim, možete raditi u industrijama, kao što je zdravstvena zaštita, gdje imate dodatne uslove za usklađivanje, kao što je HIPPA. Kazne za ove prekršaje mogu omalovažavati vaše poslovanje, u nekim slučajevima dostići čak 500.000 dolara. Bez obzira koliko je nivo sigurnosti potreban, želite se uveriti da su dizajni ugrađeni u vaš računarski programski program ili da možete uvesti neophodne sigurnosne funkcije u IT plan kako biste zadovoljili ove potrebe.